帳票作成とは？効率化できるツールや便利なサービスを紹介

帳票とは帳簿や伝票といった書類の総称であり、紙による帳票作成は手間とコストがかかります。しかし、帳票作成ツールを利用すれば工数を大幅に削減できるほか、履歴を残すなど安全面を確保できるというメリットがあります。

本記事では、帳票作成の悩みや帳票作成ツールを利用するメリット・デメリット、ツールの選び方、帳票作成から発送まで対応できる便利なサービスについてご紹介します。

帳票作成・発送をもっと楽にするDoculink（ドキュリンク）の導入事例ダウンロードはこちらから

帳票作成とは？

帳票とは、事業活動で作成する帳簿や伝票といった書類の総称です。帳簿は取引の結果を記録するため、伝票は取引を行ったことを証明するために作成します。
ここでは、帳票を作成する目的や種類について解説します。

帳票を作成する目的

帳票作成の目的は、情報を可視化して現在の経営状況を把握することです。

帳票は取引内容や金額、取引相手などの情報を記録した文書であり、その作成は取引や財務情報を把握するために欠かせません。帳票作成により、どのような取引を行い、どのようにお金が流れたのかをチェックできます。その結果、現在抱えている課題が明らかになり、経営を判断する材料にもできるでしょう。

もうひとつの目的は、確定申告に必要な書類を作成することです。法人や個人事業主は、事業所得について確定申告を行わなければならず、申告に必要な収支内訳書や貸借対照表、損益計算書などを作成するために帳票が必要になります。

確定申告を正しく行うためには、日々の帳票作成と管理が大切です。

帳票の種類

帳票の種類は、伝票と帳簿類、証憑（しょうひょう）の3つに分けられます。

• 伝票：入出金伝票、振替伝票など
• 帳簿類：仕訳帳や現金出納帳、総勘定元帳など
• 証憑：領収書、請求書、納品書など

伝票は金銭取引を記録したり情報を共有したりする書類で、帳簿類は金銭の入出金を記録し、経営状態を確認する書類を指します。証憑は、契約や取引の証拠となる書類のことです。

これらの帳票全般を作成する業務を帳票作成といいます。

帳票作成・発送のコストと時間を削減できる
Doculink（ドキュリンク）サービス資料無料ダウンロードはこちらから

帳票作成・発送をもっと楽にするDoculink（ドキュリンク）の導入事例ダウンロードはこちらから

帳票作成に関する悩み

紙の帳票作成では、多くの会社が悩みを抱えています。作成や管理に手間とコストがかかり、保管のためのスペースも必要です。修正などにも迅速に対応できません。

具体的にみてみましょう。

コストと時間がかかる

帳票の手書きは、多くの労力とコストがかかります。書く項目が多く、形式も複雑です。数字の区切りなどにルールがあり、正確に書くことが求められます。手書きは人によっては文字が読みにくいなどの問題も発生するでしょう。

また、手書きで帳票を作成すると、封筒に入れて発送するという多くの工数が必要になります。取引件数が多い場合は大きな負担です。また、帳票は一定期間保管しなければならず、保管スペースが必要になり、紛失・盗難の対策もしなければなりません。

関連記事：バリアブル印刷とは？活用事例やメリット・仕組みを解説

レイアウトや文言の変更をしにくい

帳簿作成後にレイアウト変更や文言の修正が必要になったとき、手書きの帳票は対応に時間がかかります。改めて作り直すなど一からやり直さなければなりません。

また、手書きの場合は書き損じて書き直す場合、それを破棄して別の紙を使うことになります。紙の経費がかさみ、資源の無駄遣いになるという問題も起こるでしょう。

関連記事：帳票設計の必要性とは？設計の手順や効率化する方法を解説

帳票作成・発送のコストと時間を削減できる
Doculink（ドキュリンク）サービス資料無料ダウンロードはこちらから

帳票作成・発送をもっと楽にするDoculink（ドキュリンク）の導入事例ダウンロードはこちらから

エクセルで帳票を作成する手順・ポイント

帳票作成に関する悩みを解消する方法のひとつがエクセルです。エクセルであれば一度ひな型を作成して保存しておけば同じフォームで作成でき、手書きよりも工数を削減できます。

また、あとからレイアウトの変更や必要項目の追加などの調整がしやすい点もメリットです。手書きのような字が読みにくいなどの問題も発生しません。

ここでは、エクセルで帳票を作成する手順と作成の際のポイントを解説します。

1.データを入力してデータベースを作る

まず、エクセル上にデータベースのシートを作成します。発行日や取引先といった項目のセルを一通り作り、その項目ごとに実際のテキストや数値を入力していきます。

帳票とデータベースが同じドキュメント内にあると使いにくい場合は、データベース用に別のエクセルファイルを用意して入力しておき、帳票に呼び出すようにしておくとよいでしょう。

2.出力方式を決める

次に、出力方式を決定します。紙で印刷するかPDF化するか、あるいはそのままエクセルのデータとして管理するかを決めます。決定した出力形式に合わせて、帳票の作成前に余白などを調整しておきましょう。

作成してから出力方式を決めると、レイアウトがきれいにできず、見直しが必要になる場合もあるため注意してください。

3.フォーマットを作成する

帳票の種類に応じて、フォーマットを作成します。Microsoftをはじめ、インターネット上には無料で利用できるテンプレートが複数あるため、ダウンロードして活用するのもおすすめです。

テンプレートをもとに、計算式や関数、条件付き書式などを使いながらカスタマイズし、自社に適したものを作成するとよいでしょう。

4.フォーマットにデータベースを転記する

帳票のフォーマットのフィールド（セル）に、作成したデータベースを転記します。

たとえば、「=[A社帳票データベース]請求書!$C$4」という式をセルに入力すると、「A社帳票データベース」というファイルにある「請求書」というシートのC列4行目のデータが転記される仕組みです。

帳票ごとに入力するのは手間がかかるため、一括置換やマクロの機能を使うことで効率を上げられます。

帳票作成・発送のコストと時間を削減できる
Doculink（ドキュリンク）サービス資料無料ダウンロードはこちらから

帳票作成・発送をもっと楽にするDoculink（ドキュリンク）の導入事例ダウンロードはこちらから

エクセルの帳票作成に関する問題

エクセルは帳票作成の課題を解決できるツールですが、データ容量が増えていくほど関数の処理や検索に時間がかかるようになるといった課題があります。

また、エクセルは手作業が多く、誤入力や誤操作が起こりやすいのもデメリットです。必要なセルを消去したり、書式・関数を無効にしてしまったりするリスクがあります。その結果、メンテナンスに多くの時間をとられることにもなりかねません。

関連記事：帳票作成はエクセルが便利？作成手順やメリット・デメリットを解説

関連記事：納品書をエクセルで作成するには？効率化できるサービスもチェック

作成業務を効率化できる帳票作成ツール

エクセルの課題を解決するためには、帳票作成ツールを利用するという方法があります。

ここでは、帳票作成ツールの概要と機能をみていきましょう。

帳票作成ツールとは？

帳票作成ツールとは、業務に必要な帳票を効率的に作成・管理するためのツールです。用途に応じた帳票のレイアウト設計を簡単に実施でき、さまざまな帳票の作成・変更を行えます。エクセルのように、業務や取引先に応じて、項目を入力したりフォーマットの異なる帳票を作成したりする手間がありません。

基幹システムと連携して簡単にデータの取り込みができ、帳票のデザインや出力形式を自在にカスタマイズできるのもメリットです。

帳票作成ツールの機能

帳票作成ツールには、次のような機能があります。

• 帳票設計
• 帳票出力
• 帳票の保管・管理
• 外部システムとの連携

ツールが提供する専用のGUI（グラフィカルユーザインターフェース）により、スキルがなくてもマウス操作だけでレイアウト設計が可能です。PDFやエクセル、CSVなどさまざまなファイル形式に出力でき、ツールによっては出力した帳票を自動でフォルダ分けするなど、保管・管理も効率化できます。

また、外部システムと連携できる機能があり、データを取得して入力の手間を削減したり転記ミスを防止したりする効果も期待できます。

帳票作成ツールの種類

帳票作成ツールには、主に次のような種類があります。

• オンプレミス型
• クラウド型

オンプレミス型は、社内のサーバーやシステムに導入して利用するツールです。社内ネットワークからアクセスして帳票作成・管理を行います。カスタマイズ性が高く、オフラインで利用できるのもメリットです。しかし、初期費用がかかり、システム開発の手間がかかります。

クラウド型は、インターネット経由で利用するツールです。帳票の作成から出力までブラウザ上で完結できます。サーバーの構築の手間やコストをかけずに導入でき、保守や運用も必要ありません。

クラウド型のおすすめは、NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプです。専門ツールの導入やシステム開発が不要のため、高額な初期費用をかけずに自社内で帳票を作成できます。

Web上で簡単に帳票を作成でき、帳票作成における作業工数を削減できるのがメリットです。

帳票作成・発送のコストと時間を削減できる
Doculink（ドキュリンク）サービス資料無料ダウンロードはこちらから

帳票作成・発送をもっと楽にするDoculink（ドキュリンク）の導入事例ダウンロードはこちらから

帳票作成ツールを使うメリット

紙やエクセルを使った帳票作成の悩み・デメリットは、帳票作成ツールで解消できる可能性があります。帳票作成ツールとは、帳票のレイアウトや作成、配信ができるツールです。

ツールの利用により、作業工数を減らすなどのメリットがあります。アクセス制限機能や履歴を残す機能がなど、安全に利用できる機能があるのも利点です。

さらに詳しくみてみましょう。

作業工数を減らし、管理の手間を省く

帳票作成ツールを使えば、手書きで必要だった工数を大幅に減らし、シンプルな操作や入力だけで帳票が作れるようになります。

インポート機能がついているツールであれば、既存の帳票をツールに取り込むことも可能です。

紙の帳票を保管する場合、場所をとるだけでなく、必要な書類を探すのも大変です。保管の際、後から探しやすいように分類する作業が必要になるでしょう。ツールを導入すればすべてデータで保存できるため、検索して簡単に探し出せます。盗難や紛失の恐れもなく、管理もしやすいのがメリットです。

関連記事：帳票管理の重要性とは？帳票の種類や管理方法について解説

履歴が残り、安心して利用できる

帳票作成ツールにはアクセス制限機能や操作の履歴を残す機能があり、セキュリティ上の対策ができます。情報が漏れるなどの問題が起きたとき、履歴を確認すれば原因を見つけることができるでしょう。

バックアップ機能もあるため、情報を失うという万が一の事態に備えることもできます。安心して利用できるのがメリットといえるでしょう。

帳票作成・発送のコストと時間を削減できる
Doculink（ドキュリンク）サービス資料無料ダウンロードはこちらから

帳票作成・発送をもっと楽にするDoculink（ドキュリンク）の導入事例ダウンロードはこちらから

​​​​​​​

帳票作成ツールを使うデメリット

帳票作成ツールは、デメリットな側面もあります。初期費用や月額費用などのコストがかかること、これまで使ってきた帳票をすべて手作業で移動させる必要がある点です。

コストを抑えるために導入しても、かえって費用が高くなったり手間が増えたりしては意味がありません。

帳票作成ツール導入によるデメリットを解説します。

初期費用がかかる

帳票作成ツールは初期費用や月額費用といったコストがかかります。料金はツールによりさまざまで、機能により異なります。どの機能が必要かは企業によって変わるため、予算と照らし合わせ、見積もりを取るなどして比較検討しましょう。

帳票作成ツールのコストと導入によって削減できる人件費などのコストを比較し、ツールの導入によって費用対効果があるかもチェックしてください。

既存帳票の移行作業が必要

既存の帳票を移行させたい場合、移行作業の手間がかかります。帳票が多いほど手動で移動させるのは大変です。これまでより労力が必要になるのでは、導入の意味がなくなります。

導入してから「かえって手間がかかるようになった」ということにならないためにも、移行作業が簡単にできる機能がついているかの確認が必要です。

関連記事：帳票システムの開発とは？開発のメリット・デメリットを解説

帳票作成・発送のコストと時間を削減できる
Doculink（ドキュリンク）サービス資料無料ダウンロードはこちらから

帳票作成・発送をもっと楽にするDoculink（ドキュリンク）の導入事例ダウンロードはこちらから

帳票作成ツールの選び方

帳票作成ツールを導入する際は、選び方のポイントを押さえることが大切です。

次の4点をチェックしてください。

• 帳票データをインポートできるか
• 出力形式の選択はできるか
• サポート体制は整っているか
• セキュリティは万全か

それぞれの内容をみていきましょう。

帳票データをインポートできるか

既存のデータを取り込みたい場合は、インポートできる機能があるものを選びましょう。

インポートできる機能があれば、既存の資源を活用し、帳票をレイアウトし直す手間なくそのまま使用できます。

インポート機能があるツールを選ぶときは、エクセルやワードなど取り込み対象のファイルが自社の形式に合っているかの確認も必要です。

出力方式の選択はできるか

PDFやエクセルなど出力形式を選べるかも重要なポイントです。帳票作成ツールは、PDFやエクセルなどさまざまな形式で帳票を出力し、メールやFAX、印刷などの配布方法を選択できます。

しかし、すべての形式に対応できるわけではないため、自社で必要な出力形式を利用できるかの確認が大切です。出力形式によってコストも変わるため、予算に合うかの確認もしておきましょう。

サポート体制は整っているか

導入時や導入後のサポートが充実しているかもチェックしましょう。操作についていつでも質問でき、トラブルや不具合が発生したときは迅速なサポートを受けられることが大切です。

サポートの方法にも着目してください。電話やメールだけでなく、オンラインチャットなどがあり、より早く対応できる体制が整備されているかチェックしましょう。

セキュリティは万全か

閲覧・編集権限の付与やアクセス履歴の確認機能など、セキュリティに配慮した機能があるかもチェック項目です。

セキュリティを高める目的は、情報漏洩や改ざん行為の防止です。セキュリティ対策の機能があれば、これらを未然に防止できます。万が一の場合に自社の信頼が損なわれることのないよう、安心・安全なツールを選びましょう。

セキュリティの問題をクリアできるサービスが、「NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプ」です。Web上で簡単に帳票を作成できます。万全のセキュリティ体制で、各省庁や自治体、金融機関など、セキュリティ要望の高い顧客にもサービスを提供しています。

万全のセキュリティ体制で帳票を作成できる
Doculink（ドキュリンク）の資料無料ダウンロードはこちらから

帳票作成・発送をもっと楽にするDoculink（ドキュリンク）の導入事例ダウンロードはこちらから

Web上で帳票を作成・修正できるNEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプ

帳票作成ツールは作業工数を減らすというメリットがありますが、導入してからスムーズに稼働するまでにはかえって業務が増えることになり、社員の負担も大きくなります。操作を覚えるまでに時間もかかるでしょう。

より手軽に帳票を作成してそのまま発送できるサービスであれば、このようなデメリットはありません。ここでは、手間のかかる帳票の作成・印刷・発送をワンストップで依頼できるNEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプをご紹介します。

従量課金制で初期費用がかからない

「NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプ」は、Web上で帳票の作成・修正ができ、発送まで依頼できるサービスです。

帳票作成の作業工数を削減し、業務効率を高めます。帳票1通あたりの単価に応じて料金が発生する従量課金制で、初期費用はかかりません。月額固定料金もかからず、コストを抑えた運用ができます。

印刷・発送までワンストップで対応

NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプでは、帳票作成だけでなく印刷・発送まで対応できるのがメリットです。データを入稿して帳票に合わせた形状を選択すれば、ワンストップで完了します。

専門ツールの導入やシステム開発をする必要なく、高額な初期費用をかけずに、貴社内で帳票を作成できるのがメリットです。

帳票フォーマットは最短一週間で作成

これまでの帳票作成は1ヵ月以上の時間と高額な費用がかかっていたものが、NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプでは最短1週間で帳票が作成できます。さらに、費用も大幅に抑えられるのも魅力です。

申し込みから2〜3営業日でユーザーIDを発行し、帳票の迅速な作成を行います。修正は最短即日の完了が可能で、スピーディに作業を進められます。

また、最短翌営業日での迅速な発送にも対応可能です。

難しい操作なしで工数削減

NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプは複雑な帳票フォームやさまざまなパターンのテンプレートをエクセルで作成できるため、帳票作成ツールのように難しい操作を覚える必要がありません。

自社での作業は宛先リストの抽出など最小限にとどめ、担当者の作業工数を大幅に削減します。

操作方法に困ったときは電話で丁寧にサポートするなど、サポート体制も万全です。

帳票作成の課題を解決した事例

NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプを導入した企業の事例を紹介します。

債権管理・回収業務をメイン事業とするセゾン債権回収株式会社では、支払い請求などの業務で大量の帳票作成が必要になります。これまで、これら帳票作成・発送業務はすべて社内で行っていましたが、システムの出力スピードが遅いため、時間がかかりすぎるといった課題がありました。そのため、NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプを導入することになったという経緯があります。

他社と比較した上で最終的に決定した理由は、物量的な対応力があり、スピードが早いこと、費用的にも満足のいくものだったということが挙げられています。

導入した結果、エクセルで管理しているデータをそのままブラウザにアップするだけで、ワンストップで完結できることや、 操作方法がシンプルで手軽に使えることが良かったとしています。原稿作成では、実際に自社で使っている書面に合わせてフォーマットを作れるため、ほとんど手間はかからなかったとのことです。

事例の詳細は以下からご確認ください。

「Doculink」を活用することで 現場の負荷の大幅な低減を実現し、 債権回収業務への集中が可能に​​​​​​​

帳票作成の手間を省いて業務の効率化を図ろう

担当者の負担が大きい手書きの帳票作成は、帳票作成ツールで大幅に効率化できます。編集履歴を残すなど、セキュリティに配慮できるのもメリットです。

ただし、帳票作成ツールは初期費用や月額料金がかかり、操作に慣れる必要があるなどデメリットな側面もあります。

NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプであれば初期費用がかからず、作成から発送までワンストップで対応可能です。エクセルで作成するなど操作も簡単で、サポート体制も整っています。帳票作成の負担が大きいという悩みがある方は、ぜひご検討ください。

帳票作成・発送をもっと楽にするDoculink（ドキュリンク）の導入事例ダウンロードはこちらから