帳票作成を効率化するには？作成ツールのメリットや便利なサービスを紹介

紙の管理で帳票作成は手間とコストがかかります。しかし、帳票作成ツールを利用すれば工数を大幅に削減できるほか、履歴を残すなど安全面を確保できるというメリットがあります。

本記事では帳票作成ツールを利用するメリット・デメリットとツールの選び方、帳票作成から発送まで対応できるサービスについてご紹介します。

帳票作成はもっと簡単にできる？

紙による帳票作成は手間がかかり、「もっと簡単にできないか」という悩みもあるかと思います。1枚ずつ手書きをして封入・発送作業を行うのは効率が悪く、作成後の保管・管理も大変です。修正が必要になったときの変更にも時間がかかります。

ここでは、紙で管理するときに発生する帳票作成の悩みについて、詳しくみていきましょう。

そもそも帳票とは？

そもそも帳票とは何か、確認しておきましょう。帳票とは伝票と帳簿類、証憑（しょうひょう）の総称です。

• 伝票：入出金伝票、振替伝票など
• 帳簿類：仕訳帳や現金出納帳、総勘定元帳など
• 証憑：領収書、請求書、納品書など

伝票は金銭取引を記録したり情報を共有したりする書類で、帳簿類は金銭の入出金を記録し、経営状態を確認する書類を指します。証憑は、契約や取引の証拠となる書類のことです。

これらの帳票全般を作成する業務を帳票作成といいます。

帳票作成に関する悩み

紙の帳票作成では、多くの会社が悩みを抱えています。作成や管理に手間とコストがかかり、保管のためのスペースも必要です。修正などにも迅速に対応できません。

具体的にみてみましょう。

コストと時間がかかる

帳票の手書きは、多くの労力とコストがかかります。書く項目が多く、形式も複雑です。数字の区切りなどにルールがあり、正確に書くことが求められます。手書きは人によっては文字が読みにくいなどの問題も発生するでしょう。

また、手書きで帳票を作成すると、封筒に入れて発送するという多くの工数が必要になります。取引件数が多い場合は大きな負担です。また、帳票は一定期間保管しなければならず、保管スペースが必要になり、紛失・盗難の対策もしなければなりません。

レイアウトや文言の変更をしにくい

帳簿作成後にレイアウト変更や文言の修正が必要になったとき、手書きの帳票は対応に時間がかかります。改めて作り直すなど一からやり直さなければなりません。

また、手書きの場合は書き損じて書き直す場合、それを破棄して別の紙を使うことになります。紙の経費がかさみ、資源の無駄遣いになるという問題も起こるでしょう。

エクセルの帳票作成に関する問題

帳票作成をエクセルで管理する方法もあります。エクセルであれば一度ひな型を作成して保存しておけば同じフォームで記載でき、手書きよりも工数を削減できます。

また、あとからレイアウトの変更や必要項目の追加など調整がしやすく、手書きのような字が読みにくいなどの問題も発生しません。

しかし、エクセルの場合、データ容量が増えていくほど関数の処理や検索に時間がかかるようになるといった課題があります。

帳票作成ツールを使うメリット

紙による帳票作成の悩みは、帳票作成ツールで解消できる部分が少なくありません。帳票作成ツールとは、帳票のレイアウトや作成、配信ができるツールです。

ツールの利用により、作業工数を減らすなどのメリットがあります。アクセス制限機能や履歴を残す機能がなど、安全に利用できる機能があるのも利点です。

さらに詳しくみてみましょう。

作業工数を減らし、管理の手間を省く

帳票作成ツールを使えば、手書きで必要だった工数を大幅に減らし、シンプルな操作や入力だけで帳票が作れるようになります。

インポート機能がついているツールであれば、既存の帳票をツールに取り込むことも可能です。

紙の帳票を保管する場合、場所をとるだけでなく、必要な書類を探すのも大変です。保管の際、後から探しやすいように分類する作業が必要になるでしょう。ツールを導入すればすべてデータで保存できるため、検索して簡単に探し出すことができます。盗難や紛失の恐れもなく、管理もしやすいのがメリットです。

履歴が残り、安心して利用できる

帳票作成ツールにはアクセス制限機能や操作の履歴を残す機能があり、セキュリティ上の対策ができます。情報が漏れるなどの問題が起きたとき、履歴を確認すれば原因を見つけることができるでしょう。

バックアップ機能もあるため、情報を失うという万が一の事態に備えることもできます。安心して利用できるのがメリットといえるでしょう。

帳票作成ツールを使うデメリット

帳票作成ツールは、デメリットな側面もあります。初期費用や月額費用などのコストがかかること、これまで使ってきた帳票をすべて手作業で移動させる必要がある点です。

コストを抑えるために導入しても、かえって費用が高くなったり手間が増えたりしては意味がありません。

帳票作成ツール導入によるデメリットを解説します。

初期費用がかかる

帳票作成ツールは初期費用や月額費用といったコストがかかります。料金はツールによりさまざまで、機能により異なります。どの機能が必要かは企業によって変わるため、予算と照らし合わせ、見積もりを取るなどして比較検討しましょう。

帳票作成ツールのコストと導入によって削減できる人件費などのコストを比較し、ツールの導入によって費用対効果があるかもチェックしてください。

既存帳票の移行作業が必要

既存の帳票を移行させたい場合、移行作業の手間がかかります。帳票が多いほど手動で移動させるのは大変です。これまでより労力が必要になるのでは、導入の意味がなくなります。

導入してから「かえって手間がかかるようになった」ということにならないためにも、移行作業が簡単にできる機能がついているかの確認が必要です。

帳票作成ツールの選び方

帳票作成ツールを導入する際は、選び方のポイントを押さえることが大切です。

次の4点をチェックしてください。

• 帳票データをインポートできるか
• 出力形式の選択はできるか
• サポート体制は整っているか
• セキュリティは万全か

それぞれの内容をみていきましょう。

帳票データをインポートできるか

既存のデータを取り込みたい場合は、インポートできる機能があるものを選びましょう。

インポートできる機能があれば、既存の資源を活用し、帳票をレイアウトし直す手間なくそのまま使用できます。

インポート機能があるツールを選ぶときは、エクセルやワードなど取り込み対象のファイルが自社の形式に合っているかの確認も必要です。

出力方式の選択はできるか

PDFやExcelなど出力形式を選べるかも重要なポイントです。帳票作成ツールは、PDFやExcelなどさまざまな形式で帳票を出力し、メールやFAX、印刷などの配布方法を選択できます。

しかし、すべての形式に対応できるわけではないため、自社で必要な出力形式を利用できるかの確認が大切です。出力形式によってコストも変わるため、予算に合うかの確認もしておきましょう。

サポート体制は整っているか

導入時や導入後のサポートが充実しているかもチェックしましょう。操作についていつでも質問でき、トラブルや不具合が発生したときは迅速なサポートを受けられることが大切です。

サポートの方法にも着目してください。電話やメールだけでなく、オンラインチャットなどがあり、より早く対応できる体制が整備されているかチェックしましょう。

セキュリティは万全か

閲覧・編集権限の付与やアクセス履歴の確認機能など、セキュリティに配慮した機能があるかもチェック項目です。

セキュリティを高める目的は、情報漏洩や改ざん行為の防止です。セキュリティ対策の機能があれば、これらを未然に防止できます。万が一の場合に自社の信頼が損なわれることのないよう、安心・安全なツールを選びましょう。

Web上で帳票を作成・修正できるNEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプ

帳票作成ツールは作業工数を減らすというメリットがありますが、導入してからスムーズに稼働するまでにはかえって業務が増えることになり、社員の負担も大きくなります。操作を覚えるまでに時間もかかるでしょう。

より手軽に帳票を作成してそのまま発送できるサービスであれば、このようなデメリットはありません。ここでは、手間のかかる帳票の作成・印刷・発送をワンストップで依頼できるNEXLINKオンデマンド便のサービスをご紹介します。

従量課金制で初期費用がかからない

「NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプ」は、Web上で帳票の作成・修正ができ、発送まで依頼できるサービスです。

帳票作成の作業工数を削減し、業務効率を高めます。帳票1通あたりの単価に応じて料金が発生する従量課金制で、初期費用はかかりません。月額固定料金もかからず、コストを抑えた運用ができます。

印刷・発送までワンストップで対応

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプでは、帳票作成だけでなく印刷・発送まで対応できるのがメリットです。データを入稿して帳票に合わせた形状を選択すれば、ワンストップで完了します。

専門ツールの導入やシステム開発をする必要なく、高額な初期費用をかけずに、貴社内で帳票を作成できるのがメリットです。

新規帳票は最短一週間で作成

これまでの帳票作成は1ヵ月以上の時間と高額な費用がかかっていたものが、NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプでは最短1週間で帳票が作成できます。さらに、費用も大幅に抑えられるのも魅力です。

申し込みから2〜3営業日でユーザーIDを発行し、帳票の迅速な作成を行います。修正は最短即日の完了が可能で、スピーディに作業を進められます。

また、最短翌営業日での迅速な発送にも対応可能です。

難しい操作なしで工数削減

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプは複雑な帳票フォームやさまざまなパターンのテンプレートをエクセルで作成できるため、帳票作成ツールのように難しい操作を覚える必要がありません。

自社での作業は宛先リストの抽出など最小限にとどめ、担当者の作業工数を大幅に削減します。

操作方法に困ったときは電話で丁寧にサポートするなど、サポート体制も万全です。

帳票作成の手間を省いて業務の効率化を図ろう

担当者の負担が大きい手書きの帳票作成は、帳票作成ツールで大幅に効率化できます。編集履歴を残すなど、セキュリティに配慮できるのもメリットです。

ただし、帳票作成ツールは初期費用や月額料金がかかり、操作に慣れる必要があるなどデメリットな側面もあります。

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプであれば初期費用がかからず、作成から発送までワンストップで対応可能です。エクセルで作成するなど操作も簡単で、サポート体制も整っています。帳票作成の負担が大きいという悩みがある方は、ぜひご検討ください。

FAQ

Q. 帳票作成ツールとは何ですか？

帳票作成ツールとは、帳票のレイアウトや作成、配信ができるツールです。ツールの利用により、作業工数を減らすなどのメリットがあります。アクセス制限機能や履歴を残す機能がなど、安全に利用できる機能があるのも利点です。

Q. 帳票の具体例は？

帳票とは伝票と帳簿類、証憑（しょうひょう）の総称です。具体的には以下に分けられます。

• 伝票：入出金伝票、振替伝票など
• 帳簿類：仕訳帳や現金出納帳、総勘定元帳など
• 証憑：領収書、請求書、納品書など