帳票作成はExcelが便利？作成手順やメリット・デメリットを解説

「帳票作成を効率化したい」「でも帳票作成ツールを導入するのは大変」という場合に便利なのが、Excelの利用です。コストがかからず、簡単な操作で帳票作成を効率化できます。

本記事ではExcelで帳票を作成する手順や作成のコツ、さらに帳票作成を便利にできるSaaSサービスを紹介します。

帳票作成に便利な方法は？

帳票とは、帳簿や伝票をはじめ、経営に関わる書類全般を指します。請求書や納品書、督促状などの書類も帳票の一種です。

これらの帳票の作成は、従来手書きで行われてきましたが、取引先が増えて扱う帳票の量が増えると、手書きで行うのは非効率的です。

オフィスのIT化が進み、近年は帳票作成ツールを導入する企業も増えてきました。しかし、中小企業や個人事業主では、コストや操作の点などでツールの導入はハードルが高い側面があります。

そのような企業に活用されているのがExcelです。コストを抑え、ツールよりも簡単な操作で帳票を作成できるため、多くの企業で利用されています。

関連記事：帳票作成を効率化するには？作成ツールのメリットや便利なサービスを紹介

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Excelで帳票を作成する手順

作成する帳票が増えて手書きでは対応できないという場合には、Excelによる帳票作成が便利です。ここでは、Excelで帳票を作成する手順を紹介します。

データベースとなるシートを作成する

まずは帳票に記入する項目を集約したデータベースのシートを作成します。

データベースシートの1行目に項目名を記入しましょう。項目は「発行日、取引先の会社名、郵便番号・住所、担当の部署名、担当者名、金額、取引数量」などが入ります。

帳票に記載が必要な情報を不足することなく入れてください。1行に1取引として、取引内容を1行ごとに入力します。

出力様式を決める

作成した帳票をどのように出力するか、出力様式を決めます。出力様式とは完成した帳票を管理する方法で、次のいずれかを選びます。

• 紙で印刷する
• PDFにする
• データファイルのまま管理する

紙での印刷であれば、A4などのサイズ、余白などを指定します。

出力形式を決めずに作成すると、出力の際にレイアウトの修正が必要になる可能性があります。そのため、まず出力形式は事前に決定してからデータを整理しましょう。

フォーマットを作成する

項目をレイアウトした帳票のフォーマットを作成します。レイアウトがほとんど決まっている場合は、フォーマットを作成することで、次に同じ帳票を作成する際に手間がかかりません。

Microsoftをはじめとして、無料でダウンロードできるテンプレートを利用すると効率的です。既存のテンプレートを元にカスタマイズするのもよいでしょう。

関連記事：帳票設計の必要性とは？設計の手順や効率化する方法を解説

フォーマットにデータベースを転記する

帳票フォーマットの各フィールドに、データベースシートの参照先を反映させます。 

数式データは手作業で入力するのではなく、データベース化した情報の参照先をセルに入力することで、素早く正確に情報を記載できます。

参照先は、メニューバーの中にある「数式」タブから「参照先のトレース」をクリックして確認しましょう。帳票ごとに行うと手間がかかるため、マクロや一括置換の機能を使うことで作業を効率化できます。

Excelで帳票を作成するメリット

Excelで帳票を作成するメリットは、主に次のとおりです。

• コストがかからない
• 帳票入力の自動化が可能

詳しくみていきましょう。

コストがかからない

Excelの利用は、コストがかからない点がメリットです。すでにExcelを導入している企業であれば、帳票作成に追加料金はかかりません。パソコンからソフトを立ち上げ、すぐに作成・入力できます。

一般的にExcelの操作方法を身につけている社員は多く、教育に時間をかける必要もありません。手書きで作成している業務体制からスムーズに移行できることもメリットです。

帳票入力の自動化も可能

Excelはセルに数式や関数、文字などを入力するだけで、プログラミングの知識も必要なく使用できます。

帳票フォーマットを固定化すれば、マクロやVBAなどを活用して帳票入力の自動化も可能です。高度な計算を要する帳票でも、Excelのスキルが高い人が作成したフォーマットを使用することで、そのあとは誰でも帳票を作成できるようになります。

関連記事：納品書をエクセルで作成するには？効率化できるサービスもチェック

Excelで帳票を作成するデメリット

Excelによる帳票作成には、デメリットな側面もあります。主に、次のようなデメリットです。

• 大容量のデータ処理には向いていない
• 手作業が多くミスが起こりやすい

それぞれ、内容をみていきましょう。

大容量のデータ処理には向いていない

Excelで処理できるデータ容量には限界があり、大容量のデータ処理には向いていません。行数が増えると、検索や抽出、集計など関数の処理に時間を要します。途中で処理が止まったり、更新に時間がかかったりなど、ストレスになる場面が多くなるでしょう。

すでに扱う帳票が多い場合や、これから増える見込みがある場合は、帳票作成ツールなど他の手段を検討した方がよいかもしれません。

手作業が多くミスが起こりやすい

Excelはすべての作業を自動化することはできず、手作業での入力作業も多いことからミスが発生しやすいのがデメリットです。データの誤入力などが起こりやすいため、あとからチェックする体制が必要になります。

入力ミスで関数を無効にしてしまうなどトラブルも起こりやすく、復旧に多くの時間をとられることもあるでしょう。

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Excelで帳票を作成するコツ

Excelによる帳票作成には、いくつかのコツがあります。把握しておけば、よりExcelによる帳票作成がスムーズになるでしょう。

ここでは、Excelで帳票を作成するコツを解説します。

既存のテンプレートを活用する

Excelの帳票作成では、既存のテンプレートを活用することで日々の作成が楽になります。
過去に作成したフォーマットをテンプレート化するほか、外部サイトにもダウンロードできる無料テンプレートが豊富です。

カスタマイズして自社に適したテンプレートを作成し、計算式や関数、条件付き書式等を入れることで、帳票作成が容易になります。

マクロを活用して自動化する

Excelでは関数を使って計算を自動化できるほか、マクロで特定の操作自体を自動化することも可能です。

マクロは複数の操作をまとめて呼び出せるようにする機能であり、あらかじめ操作手順を設定しておくことで、ワンクリックで複数の操作が可能になります。データ集計や分類、シートの印刷など、さまざまな作業を自動化できるため便利です。

マクロを使うことで帳票の作成がより効率的になり、手作業によるミスを削減することが可能です。

セルの結合機能は使わない

セルの結合機能は使わないようにしましょう。

セルの結合とは複数のセルをひとつのセルに結合する機能で、レイアウトをする際などに使われます。見た目を整えるために使いたくなるかもしれませんが、コピー&ペーストや並び替えなどに支障が出てしまうこともあります。

データの利用ができなくなる可能性があるため、帳票作成ではセルの結合を控えた方がよいでしょう。

帳票作成がさらに便利になるSaaSサービス

Excelの利用で帳票作成の効率化ができますが、その後の印刷や発送に手間がかかるという悩みもあるでしょう。そのような場合におすすめなのが、「NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプ」です。

ネットワーク経由でサービスを利用できるSaaSサービスであり、複雑な帳票フォームやさまざまなパターンのテンプレートをExcelで作成できます。専門ツールの導入やシステム開発は必要なく、ツールの操作方法を覚える手間がありません。Web上で帳票の作成や印刷、発送まで手配できるのが特徴です。

料金は、帳票1通あたりの単価に応じて発生する従量課金制です。初期費用はかからず、月額固定料金はありません。コストをかけず、自社内で帳票の作成から発送まで完結できます。

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Excelをうまく活用して帳票作成を効率化しよう

帳票作成は、Excelの利用でコストをかけずに効率化できます。操作は簡単で、項目をレイアウトした帳票のフォーマットを作成すれば、その後の帳票作成も容易です。マクロを活用して自動化することで、作業工程を大幅に削減できるでしょう。

帳票は簡単に作成できても、「印刷や発送作業に手間やコストがかかる」という場合は、印刷から発送までワンストップで完了できる「NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプ」がおすすめです。ぜひご検討ください。