帳票システムの開発とは？開発のメリット・デメリットを解説

帳票システムは帳票作成や配信を行うシステムであり、開発により帳票の作成・管理を効率化し、コストを削減するなどのメリットがあります。

本記事では帳票システムを開発するメリット・デメリットや開発のポイントを説明するとともに、帳票作成に便利なサービスを紹介します。

帳票システムの開発とは？

帳票システムの開発とは、帳票を作成・管理するシステムを開発することです。企業が日々の取引で作成する帳票の種類は数多く、帳票システムの利用により帳票作成や管理の工数を減らし、業務を効率化できます。

ここでは、帳票システムの概要や機能を解説します。

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帳票システムとは

帳票システムとは、帳票を作成・管理できるシステムです。従来はエクセルなどで帳票を作成する場合、業務システム上のデータを手作業で転記し、1通ずつ印刷・封入もしくはメールに添付して送信などの作業が必要でした。

しかし、帳票システムを導入することで、これら手作業の多くをシステム上で自動化でき、業務効率化につながります。また、電子帳簿保存法の要件を満たして適切に電子文書を保存できるシステムもあり、2024年から開始されている電子取引のデータ保存義務化に向けて導入する企業も増えています。

帳票システムの機能

帳票システムには、主に次の機能があります。

• 帳票作成
• 帳票配信
• 帳票の電子化
• 帳票の保存・管理

帳票作成機能では、連携するシステムから必要データを抽出し、自社の業務に合ったレイアウトによる帳票作成ができます。PDFやExcel、CSVなどのファイル形式に対応し、API連携による自動データ取得も可能です。

帳票配信機能では、作成した帳票をメールやFAXなどの手段で送信できます。

また、紙媒体の帳票をデータ化できる機能もあります。スキャナで紙媒体を読み取り、電子データにできる機能で、これまで紙媒体で保存していた帳票をシステム管理に移行し、まとめて電子データとして管理できる点がメリットです。

帳票システムには作成した帳票を電子文書として保存・管理する機能も搭載されており、近年は受領した帳票のデータ化・保存ができるシステムもあります。

帳票システムを開発するメリット

自社で帳票システムを開発・導入することで、業務の効率化やコスト削減などのメリットがあります。

ここでは帳票システムを開発するメリットを解説します。

帳票の作成・管理を効率化する

帳票システムがあれば、帳票の作成や送付にかかる業務を大幅に効率化できる点がメリットです。電子データで保存ができるため、紙媒体の書類を保存することで起こる劣化や紛失、保管場所が必要などのデメリットも回避できます。

作成した帳票を自動配信できる機能を使えば、印刷して封入、発送するという一連の手間を省き、メールの宛先、FAXの送信先を間違えるといった人的ミスを防止できるのもメリットです。

コストを削減する

紙で帳票を作成する場合、印刷代がかかります。封入して発送する人件費や郵送代も必要です。帳票を自動送信することで、これら印刷・郵送にかかるコストを削減できます。

紙の帳票を作成する場合、保管するスペースや管理の手間・コストがかかりますが、帳票システムで保存・管理することで、これらの手間・コストも削減できます。削減した分は、より重要な業務に注力できるのがメリットです。

帳票システムを開発するデメリット

自社で帳票システムの開発をする場合、デメリットな側面もあります。システム開発にはスキルを持つ人材が必要であり、初期費用もかかります。出来上がったシステムに既存の帳票を移動する手間がかかるのもデメリットです。

また、電子化に向けたルールの策定や社内への周知、取引先の意向確認など、開発・導入には大きな手間がかかります。

システムにはセキュリティ対策も必要です。セキュリティが万全でない場合、情報漏洩のリスクがあることに注意しなければなりません。帳票は企業にとって機密性が高く、万が一保存した帳票のデータが漏洩した場合、大きな損害になるでしょう。

帳票システムを開発する際のポイント

帳票システムを開発・導入する際には、いくつか留意したいポイントがあります。

詳しくみていきましょう。

業務に合った帳票管理ができること

帳票システムは自社の業務に合った機能が必要です。帳票作成や配信、保存・管理のうちどれを重視するのかなど、システムの利用目的を決め、適切に帳票管理ができるシステムを考えます。

特に簡略化したい・効率上げたいと考えている作業内容を考え、開発を行いましょう。既存のシステムを導入する際も、同様の視点が大切です。

保存した帳票を検索しやすいこと

帳票システムは、データで保存した帳票を容易に検索できるという点も重要です。取引先の数が増えれば発行する帳票の量も膨大になります。膨大なデータの中から必要なものを必要なときに検索できなければなりません。

電子帳簿保存法の制度を利用して電子データを保存するためには、特定の情報をすぐに見付けられるよう検索機能を設けることが義務付けられています。必要とされる検索機能は「取引年月日」「取引金額」「取引先」で、これらの項目からスムーズに検索できることが必要です。

帳票の移行が簡単にできること

帳票システムには、これまで管理していた帳票を簡単に移行できる機能も必要です。紙で作成した帳票をすべて電子データで保存する場合、作り直すには作業コストがかかります。

そのまま移行できる機能があれば帳票を一括管理でき、すべての帳票を電子データとして管理するため保管スペースもとりません。

また、一括管理することで、保存期間が過ぎた帳票を自動的に削除することもできます。

セキュリティ対策が十分にできていること

自社で帳票システムを開発する場合、セキュリティ対策をしっかり行うことが大切です。情報漏洩を防ぐには、担当者以外アクセスやダウンロードができない「アクセス制御機能」や、操作した記録が残る「ログ管理機能」、保存されているファイルを自動的に暗号化するシステムなど、セキュリティ機能の搭載が必要になるでしょう。

また、災害やデータ紛失など万が一の事態が起こったとき、帳票データを復旧できるようにするため、自動バックアップ機能も大切です。

帳票システムの開発が不要になるサービス

帳票システムの開発・導入は、帳票作成の手間を削減し、業務を効率化できる点がメリットです。しかし、開発・導入にコストをかけられない、開発や運用に携わるスキルを持つ人材を確保できないという企業も多いでしょう。

そのような場合に便利なのが、帳票作成から発送まで手配できるサービスです。

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプは、Web上で簡単に帳票を作成・修正できるSaaSサービスです。

専門ツールの導入やシステム開発は不要で、帳票作成の作業を効率化できます。

料金は帳票1通あたりの単価に応じて発生する従量課金制であり、初期費用もかかりません。宛先リストの抽出とCSVデータのアップロードのみで、郵送まで手配できます。

セキュリティ体制も整備しており、各省庁や自治体、金融機関などセキュリティ要望の高い顧客にもサービスを提供しています。

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帳票システムの開発は帳票作成を効率化できる

帳票システムは帳票作成の作業工程を削減し、業務を効率化します。文書を電子化して保存・管理できるため、紙の帳票を保管するスペースも必要ありません。検索も容易になり、必要な帳票を倉庫の中から探すといった手間もなくなります。

ただし、開発にはコストがかかり、スキルを持つ人材も必要です。コストや手間をかけず、スキルの必要もなく帳票作成をスムーズに行いたい方は、NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプの活用もご検討ください。