帳票設計の必要性とは？設計の手順や効率化する方法を解説

帳票設計とは、帳票ごとに最適なレイアウトやデザインを考え、要件に沿った帳票を作成することです。日々の取引で数多くの帳票を作成する企業では、帳票設計を適切に行わなければなりません。

今回は帳票設計の概要や流れ、効率化する方法を解説します。

帳票設計とは？

帳票設計とは、帳票のレイアウトを考えて作成することです。企業ではさまざまな種類の帳票を作成しており、帳票設計が欠かせません。

ここでは、帳票について説明するとともに、帳票設計の必要性を解説します。

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そもそも帳票とは

帳票とは、企業が事業活動で関わる書類で、帳簿と伝票の総称です。 帳簿は日々の取引内容やお金の流れを記録するもので、主に次の書類があげられます。

• 仕訳帳
• 総勘定元帳
• 出納帳
• 売掛帳
• 固定資産台帳

帳簿は経営状況の把握に利用され、確定申告や決算の書類作成のためにも必要です。

伝票は取引の内容を記録する書類で、主に次の書類が該当します。

• 入出金伝票
• 振替伝票
• 仕入伝票
• 売上伝票

企業のさまざまな取引が行われる際に作成する書類です。

また、取引があった事実を証明する「証憑」も帳票のひとつです。契約書や納品書、領収書などがあげられます。履歴書や給料明細などの書類も、従業員との契約などに関わる証憑の一種です。

帳票設計の必要性

帳票設計とは、帳票に必要な情報を整理し、最適なレイアウトやデザインを考え、要件にかなった帳票を作成するプロセスです。 

企業の作成する帳票の種類は多く、帳票ごとに様式が異なります。新たな企業との取引のたび、要件に沿った帳票を設計しなければなりません。法律改正や業務プロセスの変更ごとの修正も必要です。このような状況で帳票の作成をスムーズに行うためには、帳票設計が欠かせません。

また、帳票設計では、自社が使いやすい形式にレイアウトすることも大切です。帳票設計を適切に行うことで情報の整理や記入を容易にし、管理しやすくなります。シンプルでわかりやすい帳票設計により、データ入力のミスを防止することもできるでしょう。

帳票設計の流れ

数多くの帳票作成をスムーズに行うために、帳票設計は適切な手順を踏むことが大切です。ここでは、帳票設計の流れをみていきましょう。

業務プロセスを確認する

まず、設計する帳票が社内の基準に合うよう、運用ルールや業務プロセスを設けます。帳票設計の際は、作成する帳票がこれらルールや業務プロセスに合っているかの確認が必要です。

帳票の目的を明確にすることも大切です。目的を明確にすることで、どのような情報を含めるべきか、どのような形式で表示するべきかを決定できます。

全体像を設計する

帳票を作成する前に、帳票の種類や用途を明確にして全体像を設計します。全体像の把握は、その後のステップでの設計をスムーズに進めるために必要です。

まず、作成する帳票の記載内容に漏れがないか確認します。業務プロセスを把握し、どのようなデータを入力・出力するのか、どのような機能が必要かを明確にしてください。

また、エクセル等を利用する際、自動で処理したほうが効率の良くなる項目がある場合は、マクロやVBAなどを活用することで帳票作成がより円滑になります。

関連記事：帳票作成はExcelが便利？作成手順やメリット・デメリットを解説

出力様式を設計する

帳票のフォーマットや形式、データの表示方法などを検討するとともに、電子データか紙での印刷にするのか、自社の業務に応じて出力様式を設計します。帳票のレイアウトや元データの仕様など、あとで行う作業にも影響を与えるため、慎重に検討しましょう。

電子データで送信する場合、スマホやタブレットでも見やすいように設計しましょう。紙で印刷する場合には、プリンタやOSの設定についてもよく検討してください。

帳票のレイアウトを設計する

次に、​​帳票のレイアウトを設計します。文字のカラーやフォント、罫線の有無などを調整し、情報がわかりやすく見やすくなることを考え、細かく設計しましょう。

ここでは帳票の記載項目も検討します。取引の日付や金額、商品名など、帳票の種類に応じて適切な項目を設定しましょう。帳票ごとに記載項目や配置を工夫すれば、より使いやすい帳票になります。

帳票元のデータを設計する

帳票に表示するデータの元となるデータベースを設計します。商品名や顧客情報など元データを活用しやすいようデータベース化し、いつでも利用できるようにする作業です。帳票の管理を電子データで行う場合、帳票作成がよりスピーディになるでしょう。

元データの設計では、必要な情報が網羅されているか、整合性に問題はないかを確認することが大切です。

関連記事：帳票管理の重要性とは？帳票の種類や管理方法について解説

帳票設計を効率化する方法

帳票設計を効率化するためには、専用ツールの導入や外部のサービスを利用する方法もおすすめです。

詳しくみていきましょう。

帳票設計ツールを導入する

帳票設計ツールとは、帳票設計や出力の工程を効率良く行うためのソフトウェアやサービスのことです。

あらかじめ帳票様式が用意されているため、用途に応じた帳票設計をプログラミングの必要なく簡単にできます。帳票設計の工数を削減し、業務効率化につながるでしょう。

また、外部システムと連携すれば、さまざまな帳票に必要なデータを反映し、より帳票作成が簡単になります。

設計は画面上でのマウス操作が基本で、システムに関する知識がなくても完成イメージを見ながら思い通りのレイアウトを作成できます。デザインの修正や追加も簡単に行えるのがメリットです。

帳票設計ツールでは、PDFやExcel、CSVなどさまざまなファイル形式に出力でき、自社の業務に応じた出力形式を選べます。

ツールによっては、出力した帳票を自動でフォルダ分けし、保管・管理を効率化できる機能も搭載されています。蓄積したデータを分析し、業務改善に役立つ機能もあるため、自社の目的に応じて選ぶとよいでしょう。

帳票作成サービスを利用する

専門ツールの導入やシステム開発には初期費用がかかり、慣れるまでに時間がかかります。帳票設計の手間やコストを削減し、業務を効率化したい方には、外部サービスの利用もおすすめです。

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプは、Web上で簡単に帳票を作成し、発送まで依頼できるSaaSサービスです。

帳票1通あたりの単価に応じて料金が発生する従量課金制で、初期費用をかけずに導入でき、月額固定料金もかかりません。

複雑な帳票フォーム・パターンのテンプレートをエクセルで作成できるため、専用ツールのように操作方法を覚える必要がないのもメリットです。

自社での作業は宛先リストの抽出とCSVデータのアップロードのみで、作業工数を大幅に削減できます。その分も担当者はコア業務に専念でき、生産性も向上するでしょう。

関連記事：帳票作成を効率化するには？作成ツールのメリットや便利なサービスを紹介​​​​​​​

帳票設計の効率化を考えよう

帳票設計は帳票に記載する情報を整理し、レイアウトやデザインを考えながら要件に沿った帳票を作成することです。日々の取引で数多くの帳票を作成する企業では、スピーディに適切な帳票を作成することが求められます。

帳票設計を効率化するのに役立つのが、帳票設計ツールです。帳票設計や出力の工程を効率化できます。ただし、ツールを導入する初期費用や、ツールを使いこなすスキルを持つ人材の確保が必要です。

帳票設計の手間やコストを削減するには、初期費用や月額固定料金がかからず、web上で帳票を作成できるNEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプの活用も検討してみてはいかがでしょうか。