請求書の送り方は？書き方から発送時の注意点まで紹介

企業が取引先などに請求書を発送する際には、書き方や送り方などのマナーや記載するべき項目があります。そこで今回は、請求書の発送業務をおこなう前に知っておくべきポイントについて、詳しく解説していきます。

請求書の発送を簡単にする方法もあわせて解説するため、ぜひ参考にしてください。

請求書の項目一覧と書き方

請求書には法律で定められた書式はありませんが、国税庁が記入すべき項目として以下の内容を挙げています。

・請求書作成者の氏名または名称

・取引先（請求書を受け取る業者）の氏名または名称

・取引年月日

・取引内容

・取引金額（税込）

請求書は受け取った相手が内容を理解できるように、いくら支払えばいいのかなどが誰にでもわかりやすいように書きましょう。

請求書を発送する場合には、基本的に「件名」や「宛名」、「自社の情報」「請求書発行日と入金期限日」「納品内容」などの項目を記載します。

これらの項目と書き方のポイントについて、詳しくチェックしていきましょう。

1.件名

受け取った相手がなにについて書かれているのか把握しやすいように、件名を書いておきます。「請求書」や「御請求書」などとわかりやすく件名を記載してある状態ならば、請求に関する書類だと相手にすぐ理解してもらえるでしょう。

2.宛名

支払ってもらう相手の宛名の記載も、請求書の項目で必須となるポイントです。会社名だけではなく、個人名や屋号を記載する場合があります。

また、請求書を受け取った側の経理担当者が困らないように、会社名以外に部署名や担当者名まで記載するのがおすすめです。

3.自社情報

どこから請求されたものかわかるように、自社の会社名や住所などを記載します。電話番号を記載しておけば、なにか確認事項があった場合にスムーズに対応可能です。

4.請求書発行日と入金期限日

請求書を発行したのはいつかと、入金期限日も記載します。これらの日付は事前に請求先とルールを確認しておくようにしましょう。請求先への確認が必要な理由は、請求書を受け取る側の締め日が関係するケースがあるためです。

5.納品内容

別の請求がある場合でも取り違えてしまうリスクを減らせるように、なにに対する請求なのかがわかるように納品内容を記載しておきます。商品名や数量、単価、小計、消費税、請求金額の総額などを記載しておきましょう。

請求書郵送のポイント

請求書を発送する際のポイントは、以下のとおりです。

・請求書に添える送付状/送り状の書き方

・請求書を入れる封筒の書き方

・修正方法

請求書に添付する送付状は、テンプレートを確認しながら作るといいでしょう。また、請求書自体をテンプレートで作ることもできます。請求書だけではなく請求書明細を入れるケースもありますが、特別な要望がない限りは請求書のみの対応でも可能です。

請求書に添える送付状/送り状の書き方

マナーとして、請求書には送付状を添えましょう。宛名や送付人の情報、送付日、挨拶文などを記載します。

請求書送付状のテンプレート

自分で作っていると、どのように書けばいいのか悩んでしまうこともあるでしょう。送付状のテンプレートを利用すれば項目にあわせて入力するだけで簡単にできあがるため、おすすめです。

請求書を入れる封筒の書き方

請求書を入れる封筒にも、必要な情報を記載します。宛先や差出人の情報、送付日などを書き、わかりやすいようにスタンプか手書きで請求書在中などと記載しておきましょう。

修正方法

お互いの認識があわず、請求する金額などが修正されるケースがあります。原則として、請求書は二重線と訂正印などで修正するのではなく、再発行するようにしましょう。

また、件名を「請求書（再発行）」としたり、請求データを新たに付番し直したりなどの工夫をおこない、二重請求にならないよう注意が必要です。

請求書の発送を簡単にする方法

請求書の発送を簡単にする方法として、「Webレター」や「請求書発送ツール」があります。それぞれチェックしていきましょう。

Webレター

Webレターとは、必要なデータファイルをアップロードすることで業務を代行してくれるものです。自分で印刷などの作業をする必要がなく、発送が手軽になります。

請求書発送ツール

請求書発送ツールも、請求書の発送を簡単にできるためおすすめです。使用するツールにもよりますが、保有する顧客データベースや利用するCRM・SFAとの連携が可能で、簡単に顧客への請求書発送などができます。

請求書の発送を効率化しよう

本記事では、請求書を発送する際に必要となる項目や郵送のポイントについて解説しました。請求書を発送する場合には、基本的に「件名」や「宛名」「自社の情報」「請求書発行日と入金期限日」「納品内容」などの項目を記載します。

請求書は受け取った相手が内容を理解できるように、誰にでもわかりやすいように注意しながら書きましょう。

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