請求書を郵送する際の流れと注意点、郵送以外の送付方法は?

請求書を郵送で提出する場合には、注意すべきことがいくつか存在します。

ビジネスマナーを守った請求書を送付できれば、取引先からの心証を不用意に落としたり、取引先・自社の経理処理のトラブルが発生したりを防げます。少しの工夫で違いが出るため、覚えておくといざ郵送作業を行うときに役に立つでしょう。

この記事では、請求書の送付方法ごとの特徴や請求書を郵送するときの流れ、請求書・送付状に記載する内容、請求書を郵送する際の注意点を解説します。



目次[非表示]

  1. 1.請求書の送付方法の種類と特徴
    1. 1.1.郵送する
    2. 1.2.メールで送る
    3. 1.3.FAXで送信する
  2. 2.請求書を郵送する流れ
    1. 2.1.STEP1:請求書の作成
    2. 2.2.STEP2:送付状の作成
    3. 2.3.STEP3:封筒に請求書と送付状を封入
    4. 2.4.STEP4:封筒に請求書と送付状を封入
  3. 3.請求書を郵送する際の注意点
    1. 3.1.●中身が透けにくい封筒を使用する
    2. 3.2.●郵便物の重さに適応した切手を貼る
    3. 3.3.●事前に提出期限を確認しておく
  4. 4. 請求書の郵送は記載内容・注意点を確認し正しく行おう


請求書の送付方法の種類と特徴

主な請求書の送付方法は「郵送」「メール」「FAX」の3種類です。それぞれの概要やメリット、デメリットを解説します。


郵送する

請求書の送付方法の中で、昔から一般的とされているのが郵送です。電子請求書の普及が進んでいるものの、まだ郵送での請求書送付を依頼する企業もあります。

紙の請求書を郵送する主なメリットは次のとおりです。


・電子請求書に対応できない中小企業・個人事業主との取引にも利用できる

・原本と控えの2枚体制で保管できるため改ざん・偽造のリスクが少ない[1]

・ウイルスやハッキングなどが原因の情報漏えいやデータ破損のリスクがない


一方、紙の請求書を郵送する主なデメリットは次のとおりです。


・紙の請求書への記載やデータ出力、郵便物の投函などの事務作業に手間がかかる

・宛名間違いや配達ミスなどで取引先に届かない可能性がある

・相手の手元へ請求書が届くまでに2~3日ほど時間がかかる


メールで送る

電子化した請求書(PDFやエクセルデータなど)を、電子メールに添付して送付する方法もあります。電子請求書での保存は、1998年施行の「電子帳簿保存法」や2005年施行の「e-文書法」などで認められています。


請求書をメールで送る主なメリットは次のとおりです。


・請求書を作成次第、即日相手に送れる

・請求書の封入や郵送の手間が省ける

・ペーパーレスに取り組む企業との取引にも対応できる


一方、請求書をメールで送る主なデメリットは次のとおりです。


・電子取引に対応していない取引先に強制すると、システム導入や業務フロー整備などの負担をかけることになる[1]

・情報セキュリティの脆弱性やヒューマンエラーによるデータ破損・消失のリスクがある

・メールアドレスやメールの共有機能(bccやccなど)の間違いで意図しない相手へ送ってしまう可能性がある


FAXで送信する

「紙の形式で郵送よりも早く送りたい」「取引先から依頼された」といった場合には、FAXで請求書を送信するケースもあります。

ただし、請求書は原本保管が原則であり、FAXの請求書は仮の書類として扱われます。そのため、後日あらためて原本を取引先へ郵送するのが一般的です。

自身の都合でFAXを利用する際は、事前に取引先から了承を得るようにしましょう。



請求書を郵送する流れ

ここでは請求書の郵送について、一般的な方法を解説します。請求書は証憑書類(取引を立証する書類)かつ信書扱いになるため、慎重に取り扱いましょう。


STEP1:請求書の作成

紙の請求書はA4サイズ1枚に収まるように作成します。記入は手書きとパソコンのどちらでも可能です。

紙の請求書のフォーマットやレイアウトなどについて、法的な決まりはありません。しかしビジネス上の取引である点を考慮し、見やすさや品性を重視した請求書に仕上げましょう。

フォーマットが決まらない場合は、Webサイトや会計ソフトなどが提供している無料テンプレート(雛形)の利用をおすすめします。

請求書に記載すべき内容は次のとおりです。


請求書に記載すべき内容

概要
タイトル

ひと目で請求書と判別できるタイトルにする

(「請求書」「御請求書」など)

取引先の氏名または名称

・取引先の会社名、部署名、屋号、氏名などを記載する

・宛先が会社や屋号の場合は御中、担当者個人なら様をつける
請求書の発行日
取引先と取り決めた発行日を記載する
(一般的には取引先の都合に合わせる[)
請求者の情報
請求書作成者の所属会社名、氏名、住所、電話番号など
取引内容・請求金額

・商品やサービスに関する日付、数量、単価などを記載する

・消費税額(8%と10%を分けて記載)、値引き額、税抜・税込の請求金額などを記載する
支払期限
契約書や取り決めにもとづいた支払期限の日付を記載する
振込先
振込口座の銀行コードや支店コードを記載する
振込手数料について
振込手数料の負担先を指定する


請求書を作成した後は、記載内容に誤りがないか確認しましょう。請求書の間違いは会計データのズレを生じさせるため、取引先と自社の経理処理に支障をきたします。


請求書の記載にミスがあったときは、一から新しい請求書をつくり直します。二重線+訂正印や修正テープなどでの訂正は、正確性の担保の観点から避けましょう。


なお、請求書への押印はなくても法的に問題はありません。取引先から依頼があったり、信頼性を担保したかったりする際は、「捺印欄」もしくは「社名の右側」に押印します。


STEP2:送付状の作成

送付状とは、取引先への挨拶や請求書の概要を記載した書類です。郵送時に送付状を同封する理由は次のとおりです。


・ビジネスマナーとして一般的であるため

・送付書類の枚数や内容に誤りがないか確認できるため

・請求書に関する補足情報を記載できるため


送付状には、以下の内容を記載しましょう。


送付状に記載すべき事項
概要
宛先
取引先の住所や会社名・氏名などを記載する
送付日
書面の右上に送付日または作成日を記載する
差出人の情報
差出人の情報は相手の会社名や氏名より下になるように
記載する
本文
送付状のタイトル、前文、請求書送付を伝える主文、まとめの末文で構成する
書類内容・送付枚数や部数
中央に「記」表示、1行空けて同封している書類の内容と送付枚数や部数を記載し「以上」で締める


<送付状の文例>


株式会社〇〇 御中

2022年2月22日


東京都港区虎ノ門4-3-13

ヒューリック神谷町ビル

株式会社ネクスウェイ

〇〇部 請求一郎

TEL:01(2345)6789

FAX:02(3456)7891



請求書送付のご案内





拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます。

さて、下記の通り〇〇の件に関しまして請求書をお送りいたしました。ご査収くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。



敬具






請求書 No.〇〇 1通









以上



株式会社〇〇 御中

2022年2月22日


東京都港区虎ノ門4-3-13

ヒューリック神谷町ビル

株式会社ネクスウェイ

〇〇部 請求一郎

TEL:01(2345)6789

FAX:02(3456)7891



請求書送付のご案内





拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り厚くお礼申し上げます。

さて、下記の通り〇〇の件に関しまして請求書をお送りいたしました。ご査収くださいますよう、よろしくお願い申し上げます。



敬具






請求書 1枚

(本送付状含め計2枚)


恐れ入りますが、◯年◯月◯日までに下記振込先にお振込みいただきますよう、よろしくお願いいたします。


お振込先:〇〇銀行 〇〇支店 普通〇〇〇〇

株式会社ネクスウェイ








以上



STEP3:封筒に請求書と送付状を封入

郵送用の封筒には、長形3号または角形2号を使用します。縦書き・横書きタイプのどちらでも問題ありません。


長形3号の封筒を使用する際は、書類の印字面を内側にして三つ折りにして封入します。


三つ折り時は、先に書面の下側を内に折り曲げてから、書類の上側を折り曲げましょう。上側を先に開くようになるため、読み手が書面上部に記載された宛名を最初に確認できます。


なお、角形2号を使用する場合は三つ折りにする必要はありません。


書類を封入する際は、読み手が先に送付状を確認できるよう、送付状を請求書の上に重ねます[2]。


また書類を封入する封筒には、請求書用とするため以下の作業を忘れずに行いましょう。


・表面には取引先の宛名と住所、裏面には差出人の所属会社名・氏名・住所を記載する

・脇「請求書在中」と記載する、または同文のスタンプを押す

・書類を封入して糊づけした後、封じ目(〆)を書く

・自分で切手を準備する際は忘れずに貼りつける



STEP4:封筒に請求書と送付状を封入

請求書は「特定の受取人に対して、差出人の意思表示や事実通知を行う文書」である信

書にあたります。信書は日本郵便または信書便事業者しか対応できず、宅急便やゆうパックで発送するのは法律違反です。


なお、一定の条件を満たせば、信書を宅配便で送ることはできます。しかし条件の一つに「無封状態にすること」があるため、重要な情報が載っている請求書について利用するのはおすすめしません。


請求書を郵送する際の注意点

請求書を郵送する際は、「中身が透けにくい封筒を使用する」「郵便物の重さに適応した切手を貼る」「事前に提出期限を確認しておく」といった点に注意しましょう。


●中身が透けにくい封筒を使用する

信書である請求書は第三者に見られないよう、中身が透けない・見えない封筒を利用しましょう。請求書の封入におすすめの封筒は次のようなものです。


・青やグレーなどの色が付いたもの(白色は透けやすいので避ける)

・分厚いもの

・透け防止加工が施されたもの


●郵便物の重さに適応した切手を貼る

切手は郵便物の重さに適応したものを貼りつけましょう。万が一、切手代が不足したまま受取人のもとに届くと、受取人が切手代金を支払う可能性があります。


郵便局の窓口ならその場で封筒の重さを量ってくれるため、確実に郵送したいときには窓口の利用がおすすめです。


●事前に提出期限を確認しておく

請求書を郵送する際、取引先から提出期限(必着日)を指定されことがあります。


たとえば月次決算を行っている企業が取引先の場合、決算作業時に請求書が届いていないと当月の数字が確定できません。請求書の送付が遅れてしまうと、取引先の経理処理に支障をきたします。その結果、支払いが翌月に回され、自社への入金が1か月以上遅れる可能性があります。


そのため、請求書の提出期限は事前に確認しておきましょう。できれば提出期限より数日~1週間以に提出すると、取引先にも余裕が生まれます。入金額の間違いや未払いのリスクも減らせるはずです。


 請求書の郵送は記載内容・注意点を確認し正しく行おう


請求書を郵送する際、取引先から提出期限(必着日)を指定されことがあります。


たとえば月次決算を行っている企業が取引先の場合、決算作業時に請求書が届いていないと当月の数字が確定できません。請求書の送付が遅れてしまうと、取引先の経理処理に支障をきたします。その結果、支払いが翌月に回され、自社への入金が1か月以上遅れる可能性があります。


そのため、請求書の提出期限は事前に確認しておきましょう。できれば提出期限より数日~1週間以に提出すると、取引先にも余裕が生まれます。入金額の間違いや未払いのリスクも減らせるはずです。


請求書を郵送で取引先に提出する際は、請求書・送付状の記載内容や使用する封筒、郵送時の注意点などを事前に確認しておきましょう。取引先・自社の経理処理がスムーズになるだけでなく、入金関連のトラブル予防にもつながります。


請求書の送付業務を効率化したいときは、ネクスウェイの郵送DM発送サービ「NEXLINKオンデマンド便サービス」の利用をご検討ください。書類の形状・レイアウトを選択し、宛名や内容などを記載した原稿ファイルをアップロードいただければ、印刷から相手方への発送までワンストップで対応します。



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