納品書をエクセルで作成するには？効率化できるサービスもチェック

納品書は商品・サービスを納品する際に発行する書類で、取引先に安心を与え、信頼を得る役割があります。しかし、その作成には時間やコストがかかり、効率化が課題となっている企業も多いのではないでしょうか。

本記事ではエクセルなどを使用した納品書の書き方や、作成を効率化するサービスを紹介します。

納品書とは？

納品書とは、取引先へ商品などを納品する際に添付する文書です。何らかの取引があったことを証明する証憑書類に分類されます。

納品書には品名・数量などの取引内容、取引金額などの情報を記載し、誤納品や納品漏れを防ぐ役割をします。

ここでは、納品書を発行する目的や発行のタイミング、請求書との違いなどをみていきましょう。

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納品書を発行する目的

納品書は、納品物と一緒に提供する書類です。注文したものが届いた事実や内容物、納品日などが正しいかを確認するために発行します。

発行は法律上の義務ではありませんが、納品書があれば取引先の検収作業が捗ります。納品に関するトラブルも防止できるでしょう。取引先に安心感を与え、信頼を獲得する役割もあり、多くの企業が納品書を発行しています。

納品書には届けたものの内容や個数、金額などが記載されます。記載されている内容が見積書の記載や届いたものと同じか、契約がしっかり履行されているかを確認するためにも必要な書類です。

納品書を発行する時期

納品書の主な目的は取引先に安心感を与えることであり、基本的に現物の場合は納品書を同梱します。デザインやデータなどは、納品のあとから送付するのが一般的です。

納品書だけを先に送るのは、ビジネスマナーに反します。実際に受け取る前に納品書だけが届いてしまうと、納品物の内容との検収作業ができません。

また、やむを得ず納品と同時に発行できずあとから発行する場合は、取引先の経理担当者の業務に支障が出ないよう、できるだけ早めに提出するのがマナーです。

請求書との違い

取引先と頻繁にやり取りする書類は、納品書のほかに請求書があげられます。請求書は、商品やサービスの引渡し後、料金を請求するときに発行する書類です。

納品書と請求書は、目的が異なります。納品書は主に納品物を明確にすることが目的であるのに対し、請求書はあらかじめ合意した期日までに入金をお願いすることが目的です。

形式面では、請求書に支払いの期日や支払い方法が記載されているという点が異なります。

月に同じ取引先への納品がいくつもある場合、納品書はそれぞれの納品ごとに発行しますが、請求書は毎月の締め日に合計し、1枚にまとめて発行するのが一般的です。

納品書の作成では、事前にフォーマットの用意が必要です。フォーマットは、エクセルで作成するほか、無料のテンプレートを利用する方法もあります。また、納品書作成の代行サービスを利用するのもひとつの方法です。

納品書の書き方について、みていきましょう。

作成に必要なもの

納品書の作成には、まずフォーマットの用意が必要です。ここでは、主に利用されるフォーマットを紹介します。

エクセルで作成する

納品書のフォーマット作成でよく使われるのが、エクセルです。エクセルはほとんどのパソコンにインストールされているため、新しくソフトを購入する必要がありません。すぐに納品書のフォーマットを作成できるのがメリットです。

エクセルでは、1つのファイル内に見積書や請求書など複数のシートを作ることができます。1回の注文で必要な書類を1つのファイルにまとめられるため、管理がしやすいというのも活用される理由です。

関連記事：帳票作成はExcelが便利？作成手順やメリット・デメリットを解説

無料のテンプレートを利用する

インターネットには、無料で各種書類のテンプレートをダウンロードできるサイトがあります。納品書のテンプレートも用意されているため、そこから無料でダウンロードして利用するのもひとつの方法です。

エクセルやワードを使うものや、ブラウザ上でそのまま作成ができるテンプレートなど、形式はさまざまです。デザインも豊富に揃っており、好みのデザインを選べます。

納品書作成サービスを利用する

納品書をはじめとした書類をオンライン上で作成できるサービスもあります。作成したデータをメールで取引先へ送信したり、印刷して郵送したりすることもできます。

テンプレートがあらかじめ用意され、利用したいテンプレートを選んで必要事項を入力すれば書類が完成します。

印刷や発送も一括して依頼できるサービスもあるため、毎月大量の納付書作成・発送の業務が発生する場合におすすめです。

納品書の記載事項

納品書には発行義務がなく、書式や記載項目に特別なルールはありません。ただし、消費税法で仕入税額控除を受ける場合は納品書の保存が必要であり、次のような項目の記載が必要です。

• 書類作成者の氏名または名称
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
• 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
• 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

2023年10月1日から導入されるインボイス制度（適格請求書等保存方式）では、納品書を適格請求書として利用することができます。その場合は、上記項目のほかに追加項目の記載が必要です。

関連記事：納品書の正しい作り方・書き方は？他の書類との違いも解説​​​​​​​

納品書のテンプレート

納品書の記入方法を実際のテンプレートでみていきましょう。

タイトルは納品書であることがひとめでわかるよう、書類上部の中央に大きめのサイズ・太字で記載します。

取引先の名称は、（株）など略さずに、◯◯株式会社など正式名称を記載します。担当者がいる場合は、部署名と「様」の敬称を付けた担当者名を併記してください。

差出人の名称は自社の正式名称や担当者の名前を記載します。納品書について問い合わせが来る場合に備え、所在地や連絡先も併せて記載しておきましょう。

さらに、名称にやや重なるように角印を押印します。押印は必ずしも必要というわけではありませんが、押印することで書類の信頼性が高まります。

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納品書作成を効率化したい方におすすめなのが、「NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプ」です。さまざまなパターンのテンプレートをエクセルで作成できるサービスです。ツールの操作方法を覚える手間がなく、帳票作成のレクチャーや作業の代行も可能です。

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エクセルの納品書作成を手間なく行おう

納品書は商品・サービスを納品する際に提出する書類です。発行の義務はありませんが、取引先に安心感を与え、信頼を得るためには欠かせません。

納品書の作成はエクセルを使って自社で作成する、無料のテンプレートを使うなどさまざまです。いずれにしても、数多くの取引先に納品書を作成するのは手間がかかり、コストも膨大になります。「NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプ」であれば、作成にかける時間やコストを大幅に減らすことが可能です。ぜひご検討ください。