請求業務を効率化する方法とは？業務の流れとおすすめのサービスを紹介

請求業務には時間や手間がかかるといった課題があり、効率化が求められます。特に紙媒体で作成・発送している場合には担当者の負担が大きく、作業工数の削減が必要になるでしょう。

本記事では、請求業務の課題や効率化する方法、請求業務の流れを解説します。効率化におすすめのサービスも紹介しますので、参考にしてください。

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請求業務における課題

請求業務とは、自社の商品・サービスを提供した後に行う、請求書発行から代金回収までの一連の業務のことです。請求業務は煩雑であり、人為的ミスが発生しやすいなどの課題があります。

ここでは、請求業務の課題についてみていきましょう。

人為的ミスが発生しやすい

請求業務を手作業で行っている場合、データの手入力や電卓での計算で人為的ミスが発生しやすいことが課題です。どれだけ注意していても、人が行う以上、完全にミスをなくすのは難しいでしょう。取引量が増え、業務内容が複雑になるほどミスが発生するリスクはより高まります。

しかしながら、請求業務では少しのミスが信頼を失う要因となるため、二重三重のチェックを行うなど、極力ミスをなくす体制を作らなければなりません。

請求業務では事務上のミスだけでなく、誤発送や送付が遅れるといった事態が起こる可能性もあります。取引先に迷惑をかけることになり、信用を失えば取引や契約の終了という結果にもなりかねません。

時間やコストがかかる

請求書の作成から発行までの一連の業務は、多くの時間やコストがかかります。請求書作成ひとつとっても、取引ごとに計算して数字を入力しなければなりません。手間がかかる作業であり、ミスも起こりやすくなります。また、請求書作成に必要な情報が不足するときは、営業担当への確認が必要です。

ミスを防ぐためのチェックは欠かせませんが、その作業にも多くの時間を要するため、担当者の負担を増やすことになります。請求書の印刷や封入、発送も時間がかかる作業です。人件費のほか、印刷代や封筒代、郵送代といったコストも発生します。

取引件数が多いほど時間とコストは大きくなり、担当者の大きな負担となるでしょう。多くの時間をとられて事業の生産性が下がることは解消すべき課題です。

書類の保管・管理に手間がかかる

請求書をはじめとする帳票類は7年間の保存が義務付けられており、紙の請求書を作成している場合は保管・管理に手間がかかります。取引先が増えるにつれ、書類の保管には広いスペースが必要になり、閲覧したいときに探すのも時間がかかるでしょう。

探しやすいようにするためには、取引先や期間ごとにファイリングする手間が発生します。また、紛失・盗難や劣化を防止するために、正しい管理も求められるでしょう。

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請求業務を効率化する際の流れ

請求業務の課題を解決するためには、業務の効率化に向けた取り組みが必要です。効率化は、主に次の手順で行います。

1. 現状の請求業務の課題を明確化する
2. 社内で行うべき生産的な業務と委託できる非生産業務を分ける
3. 業務を効率化する方法を探す
4. 効率化する方法を導入する

効率化には、まず請求業務の現状を確認し、抱えている課題を洗い出すことから始めましょう。請求業務の課題を明確にしたら、それに対する解決策を考え、実施します。たとえば、計算ミスが多いという課題には、システムを導入して自動計算を行うという対策が考えられます。

改善策を実施しても担当者の負担が大きい場合、業務委託の方法も検討しましょう。外部に業務委託する場合はコストがかかりますが、効率化できることで生産性が上がり、人的ミスも減らせます。

社内で行うべき生産的な業務と委託できる非生産業務を分け、委託できる業務を効率化するためにどのような方法をとるべきかを検討しましょう。

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請求業務を効率化する方法

委託できる非生産業務については、効率化のために次のような方法が挙げられます。

• 請求書作成を効率化できるサービスを導入する
• アウトソーシングサービスを活用する
• 請求業務のフローを改善する
• 請求管理システムを導入する

それぞれの方法を詳しく解説します。

請求書作成を効率化できるサービスを導入する

請求書作成を効率化できるサービスを導入することもおすすめです。請求書の作成から発送までを効率化できるため、業務効率化につながるでしょう。

例えば、請求書のように多くのユーザーに一人ごとに異なる内容の書類を送付する場合は、請求書発送を効率化することで工数を大きく削減できるでしょう。

NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプであれば、Web上で請求書を作成・修正し、発送まで手配ができます。

これまで自社で行っていた請求書の作成、印刷、発送作業という一連の作業も、NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプの導入により、たった3分程度のパソコン操作で入稿が完了します。これにより、作業工数を削減し、業務を効率化できるでしょう。

アウトソーシングサービスを活用する

請求業務の委託には、主に2つの方法があり、請求代行サービスを利用する方法と、税理士・会計士などの専門家など、アウトソーシングサービスを活用する方法があります。

委託する場合は、具体的にどの業務を委託できるのかなどを確認し、その分野を得意とするサービスを選ぶとよいでしょう。

アウトソーシングすることで社員はコア業務に専念でき、生産性向上が期待できます。また、プロに業務を委託することで正確性と高い業務品質が期待できることもメリットです。

依頼する際は、業務内容により料金が異なるため、かかるコストと効率化による効果を比較検討し、より費用対効果が高いサービスを選びましょう。

請求業務のフローを改善する

外部に委託せず、業務フローを改善して効率化する方法もあります。現在行っている業務の一連の流れを見直し、無駄な作業や重複している業務がないかを確認しましょう。

「誰が」「いつ」「どの業務を」「どのくらいの時間をかけて」行っているかを明確にして、改善すべき作業を洗い出してください。一連の業務を可視化することで、非効率な工程や、重複している作業が明らかになります。

請求業務のフローを改善するには、次のような方法が考えられます。

• 承認プロセスを簡略化する
• ワークフローシステムを導入する
• 情報共有体制を改善する

請求業務には承認や稟議に時間がかかっているケースも多く、簡略化することで業務を効率化できます。本当に全員の確認が必要なのかを検討し、確認項目を減らすなどの対応も必要です。

ワークフローシステムの導入も、効率化に役立ちます。ワークフローシステムとは、申請や承認、確認などの業務をオンライン上で完結させるシステムです。「作成した請求書を担当者が確認し、上長に稟議を回して承認を得る」という一連の流れをシステム上で完結できます。

情報共有で時間がかかっている場合は、情報を手軽に共有できる体制を構築するため、社内チャットやグループウェアなどの導入も検討しましょう。

請求管理システムを導入する

請求管理システムを使えば、入力や計算、発行作業などの業務を自動化できます。テンプレートを使って請求書の作成もでき、取引内容や金額など必要事項を入力するだけで、計算ミスの心配もなく自動で請求書を作成できることがメリットです。

システムによっては入金の追跡・管理ができる機能や消込処理を自動化できる機能もあり、請求業務の効率化を図れます。

また、請求管理システムは会計ソフトや売上システムと連携できるものも多くあります。会計処理まで自動化できるため、担当者の業務負担を大幅に削減します。

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そもそも請求業務とは？

請求業務とは何かについて、簡単に確認しておきましょう。請求業務とは、商品やサービスの提供で対価を回収するまでの一連の業務のことを指します。請求書の発行は法的義務ではありませんが、取引の証明やトラブル防止の趣旨から発行されることが通例となっています。

請求書は売り手側と買い手側で取引が確かに行われたことを証明する役割を持ち、取引内容を書面に残し、売り手側が代金の回収を滞りなく行うために重要な書類です。そのため、請求業務は正しく行わなければなりません。

近年はDXが推進される一方で、請求書に関する業務はアナログで行われているケースも多く、請求業務は効率化が求められる部分が多い業務です。

請求業務の流れ

請求業務を効率化するために、請求業務の一連の流れを改めて確認しておきましょう。

請求金額を確定する

請求書を作成するために、まず請求金額を確定します。取引内容や単価、数量などの情報をもとに、正確に請求金額を算出しましょう。

請求方法には、取引が発生するたびに請求書を発行する「都度請求」と、一定の期間（月末など）までの取引をまとめて請求する「締め請求」の2種類があります。

都度請求

都度請求の場合は売上の時点で請求金額が確定します。主に新規の取引先や、1回限りの取引には都度請求を行うことが多いでしょう。

締め請求

締め請求は、「掛売り」や「与信取引」とも呼ばれ、毎月取引のある企業や信用性の高い取引先の場合、締め請求が選ばれます。多くの取引は締め請求で行われるため、請求金額の確定にはそれぞれの取引ごとの集計が必要です。毎月締め日の前後は、業務が集中することになるでしょう。

金額の確定は請求業務のなかでも重要な作業であり、ミスがあると信用に関わります。請求金額のダブルチェックが欠かせません。

請求書を作成する

請求金額が確定したら、請求書を作成します。請求書の記載項目には特に決まったルールはありませんが、基本的に次の項目を記載します。

• 請求先の情報
• 発行者情報
• 取引金額（小計・消費税・合計）
• 取引年月日
• 請求明細（商品・サービス名、数量、単価）
• 振込先
• 支払期日

必要に応じて請求番号を記載するなど、自社の業務に合ったフォーマットで作成します。

作成した請求書は、取引先に送付する前に社内での承認が必要です。承認者が多忙なときや不在のときには、承認が進まないこともあるでしょう。請求業務を迅速に進めるためには、承認作業をスムーズに行う体制を整えなければなりません。

請求書を送付する

社内で承認が得られたら、請求書を送付します。郵送の場合は、印刷してから封筒に宛名ラベルを貼り、封入するという作業を行います。注意したいのは、宛先と封入物を間違え、異なる取引先に送ってしまうことです。

取引先が多いほど作業に時間がかかり、ミスが起こる確率も高まるでしょう。

請求書の送付には、メールやFAXを利用する方法もあります。郵送よりも手軽に送ることはできますが、手作業で送る場合、誤発送のリスクは高まるため、より細心の注意が必要です。

送付作業は非生産業務で定型的であるため、委託に向いている業務です。外部に委託することで社内の負担を大幅に軽減し、業務を効率化できるでしょう。

入金確認を行う

請求書発行後は、期日までに取引先から入金されたかを確認します。入金があったかどうかだけではなく、請求書の金額と入金された金額が一致しているかの確認も必要です。

金額の不一致は、いくつかの原因が考えられます。単純に相手側の入金ミスである場合だけでなく、振込手数料が差し引かれていた、複数回に分けて入金していた、買掛金と相殺されていたといったケースも考えられます。まずは相手側に連絡して原因を突き止め、追加入金してもらうか返金対応をしなければなりません。

入金確認は取引先名や入金の金額を確認する単純作業ですが、取引先が多くなると作業量が増え、確認だけでも多くの時間を要します。高い正確性が求められるため、担当者にとって大きな負担になる業務です。

消込を行う

入金確認とともに、消込を行います。消込とは、債権・債務の残高を消していく作業のことです。

掛取引では、商品・サービスを提供した時点ではお金のやりとりは発生せず、売掛金として計上します。

その後、入金が確認できたら売掛金の金額を消し、債権の残高を減らす作業が必要です。これを消込と呼びます。

取引を行って帳簿に計上した売掛金は、入金を確認したあと、帳簿上から消す消込の作業をしなければなりません。

消込を行うことで、期日までに売掛金が入金されているか、回収が遅れている売掛金はないかを把握できます。

消込は入金確認とともに掛取引をしている企業にとって欠かせない重要業務ですが、担当者の負担は大きく、効率化が求められる作業のひとつです。

再請求・督促を行う

支払い期限までに入金がない場合、督促が必要です。最初の段階では入金忘れや日にちの勘違いなどが考えられるため、電話やメールなどで未入金であることを伝え、早めの入金を依頼します。それでも入金がない場合、あるいは連絡がつかない場合は郵便で催促状を送ります。

催促状は、督促状を送る前に送付する書面です。督促状よりも柔らかい表現で、支払期日が過ぎて滞納状態にあることを伝えます。

催促状を送付して1週間程度経過しても反応や支払いがない場合は、督促状を送付します。督促状は、これ以上滞納・未払いが続くと法的措置を行うことを伝える文書です。

法的措置には、支払督促と財産の差押えがあります。

これら一連の督促業務は時間と手間がかかり、督促すること自体が担当者の精神的負担になるでしょう。そのため、請求業務には未払いが発生しないための与信管理も欠かせません。督促業務を効率化するには、督促を自動化できる請求管理システムを選ぶ方法もあります。

帳票作成の効率化にはNEXLINK「オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプ」

請求書をはじめとする帳票作成を効率化したい方におすすめなのが、NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプです。

ここでは、サービスの特徴やメリットを解説します。

帳票作成の作業工数を削減

NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプは、請求書をはじめとする帳票をパソコンで簡単に作成・修正し、発送まで手配できるサービスです。3分程度のパソコン操作で印刷・発送までワンストップで完了します。

宛先リストのCSVデータのアップロードのみで作業が完結し、請求業務の作業工数を削減できることがメリットです。

既存システムとAPI連携もできるため、取引先への請求書発送も自動化できます。発送作業の手間がなくなり、効率化を実現できるでしょう。さらに、人為的ミスも軽減できます。

また、最短で翌営業日発送のため、請求書発送の迅速化を図れます。

従量課金制で低コスト

NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプの料金体系は、帳票1通あたりの単価に応じて料金が発生する従量課金制です。利用した分だけ料金が発生するため、コストを抑えながら請求業務の効率化ができます。

初期費用・月額固定費は無料で、申し込みから1週間程度で利用可能です。システム開発や専用ツールを導入する必要はなく、高額なコストをかけずに請求業務を効率化できます。

具体的な費用について知りたい方は料金表をダウンロード 

複雑な帳票フォームもExcelで作成できる

NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプでは、請求書をはじめとする複雑な帳票フォームやさまざまなパターンのテンプレートをExcelで作成できます。ツールの操作を覚える手間や特別な専門知識がなくても、簡単に帳票を作成できます。

請求作成から発送まで業務にワンストップで対応し、作業指示とエラーのチェックが自動で行われるため、人為的ミスのリスクもありません。郵送での誤発送をなくせることも、大きなメリットです。

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最適なサービスを導入して請求業務を効率化しよう

請求業務には多くの課題があり、効率化に向けた取り組みが必要です。効率化に成功すれば、社員はより重要な業務に集中できるようになり、生産性が高まるでしょう。

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