請求書代行サービスとは？メリット・デメリットや選び方を解説

請求書代行サービスは、請求書の発行にかかわる一連の作業を委託できるサービスです。従業員の業務を効率化し、負担を軽減するためコア業務に専念できるようになります。サービスによっては代金の回収や与信審査の代行を行うことも可能です。

本記事では、請求書代行サービスが取り扱う業務の範囲や利用するメリット、業者の選び方について解説します。

請求書代行サービスとは

請求書代行サービスとは、請求書の作成や封入作業、発送といった業務を代行するサービスのことです。

請求書発行業務は月末や月初のタイミングに集中し、まとめて作成から発送までを行うため、担当者の業務負担が大きくなります。

請求代行サービスに委託することでこれらの業務負担を軽減し、担当者は他の重要業務に専念できます。

ここでは、請求書代行サービスに委託できる業務をみていきましょう。

請求書作成の代行

請求書代行サービスは、主に取引先ごとに請求金額を確定して請求書を作成し、発行や送付といった作業を代行します。

取引先ごとに合わせたフォーマットで作成してもらうことも可能で、送付方法は郵送のほか、電子請求書による送付を依頼することもできます。

また、Web上で請求書発行システムを利用するサービスもあります。フォーマットを作成して自社システムから請求書データをアップロードすれば請求書を作成・発行でき、送付まで依頼できるという仕組みです。

代金の回収代行

代金の回収業務を代行している業者もあります。請求後に回収できていない代金を代わりに回収するサービスです。

支払いの滞っている代金を回収する作業は担当者にとって負担が大きく、代行サービスの利用によって負担を解消できるでしょう。安定した利益の確保にもつながります。

また、入金確認や、未回収金の保証が付いたサービスもあります。金額の照合などの手間や、回収できないという不安を軽減し、業務を効率化することが可能です。

審査の代行

与信審査にかかる業務を代行する請求書代行サービスもあります。返済能力や信用度を図る与信審査は、基準設定や財務状況の調査などに時間や手間がかかります。社内では対応しきれない場合もあるでしょう。

業種にかかわらず迅速に審査を行う請求書代行サービスもあり、取引先が増えて業務に対応できないといった場合などに役立ちます。

請求書代行サービスを利用するメリット

請求書代行サービスを利用することで、請求業務の負担を減らし、人為的ミスを削減するなどのメリットがあります。

詳しい内容をみていきましょう。

請求業務の負担を軽減する

請求書代行サービスの利用により、請求書業務の工数を減らし、担当者の負担を軽減します。請求書の作成や封入、宛名書きといった作業を減らすことで、重要な業務に多くの時間を割けるようになります。月締めの作業もはかどるでしょう。

代金回収のサービスを選べば、営業担当者が取引先や顧客へ督促する手間もなくなります。本来の業務に集中できることで、業績アップにもつながるでしょう。

人為的ミスを削減する

請求書代行サービスを活用することで、人為的ミスの削減にもつながります。発行作業を手作業で行うと、発送漏れや郵送先を間違うなど、人為的ミスが起こる可能性はあります。

請求書の発行数が多く人手が足りない場合は、担当者の負担が大きくなり、ミスも起こりやすくなるでしょう。誤配送などは、企業の信頼を損ねる可能性があります。

ミスを回避できるという点でも、請求書代行サービスの活用には大きなメリットがあります。

未回収金リスクの抑制が可能

取引では、未回収や支払い漏れが起こりやすく、債権回収には大きな労力を要します。代金の催促や回収は心理的負担も大きく、そのまま回収できないというリスクもあります。

督促業務や回収業務を請求代行サービスに任せられればリスクを抑制でき、従業員の心理的負担を軽減できることがメリットです。

未回収金の保証が付いたサービスを選べば、よりリスクを減らせるでしょう。万一の未払いの際にも安心です。

請求書代行サービスを利用するデメリット

請求書代行サービスには、デメリットもあります。すべてを委託してしまうと社内にノウハウが蓄積しないことや、新たな業務フローが必要になり、社内周知が必要であることなどがあげられます。

以下では、請求書代行サービスを利用する際のデメリットについて、みていきましょう。

ノウハウが蓄積しない

請求書代行サービスの利用で業務を効率化できますが、請求業務に関するノウハウが社内に蓄積しないというデメリットがあります。外注することによって人員を削減した場合、ノウハウを引き継ぎできる人材がいなくなってしまいます。

将来、自社ですべて対応することになった場合には、すぐに対応することが難しくなるでしょう。そのため、安易にすべての業務を丸投げしないことも大切です。

社内周知の手間がかかる

請求書代行サービスを導入する際は、新しい運用のためのルールや業務フローが必要になり、社内周知が必要です。

従業員にサービス内容やルールを説明し、スムーズに運用できるようにしなければなりません。

従業員が多く浸透が難しかったり、新しい業務フローに不満を感じる従業員がいたりする場合には、説明会の開催や質問できる場を設けるなどの対策が必要です。

請求書の修正や内容変更が難しい

サービスによっては、急な修正や内容変更が必要になったときに柔軟な対応ができない場合もあり、自社で対応するよりも時間がかかるというデメリットがあります。

請求書の情報を業者・システムに送る作業は自社で行うため、データの生成でミスがあると、その後の修正・変更が難しいという問題もあるでしょう。

元のデータのミスをなくすように注意するか、修正や内容変更に対して迅速に対応してくれるサービスを選ぶ必要があります。

請求書代行サービスの比較・選び方

請求書代行サービスは多くの種類があり、選ぶ際にはいくつかのポイントを押さえる必要があります。

ここでは、請求書代行サービスを比較検討する際のポイントを解説します。

自社に必要な業務に対応しているか

請求書代行サービスの取り扱う業務範囲は会社によって違いがあり、自社に必要な業務に対応しているかの確認が必要です。

業務の一部だけ依頼できればよいのか、入金管理や代金回収、督促、与信審査など、幅広い業務も依頼したいのかを検討してください。業務範囲が広ければ、それだけコストも高くなるでしょう。

予算と業務効率化のバランスを考え、最適なものを選んでください。

セキュリティ対策は十分か

請求書には取引先の情報など重要な機密情報が記載されています。そのため、利用する請求書代行サービスは十分なセキュリティ対策を行っているのか、しっかり確認しておきましょう。

特にクラウド型サービスは情報漏洩やハッキングのリスクがあり、アクセス時の認証や権限設定・IP設定・個人情報の取扱いなど、詳細な確認が必要です。

自社システムとAPI連携できるか

販売管理システムや会計ソフトなど、自社の既存システムと連携できるかの確認も重要です。連携できれば請求内容を転記する手間がなくなり、業務の効率化や人為的ミスの削減を図れます。

連携方法は、自社で作成した請求データをCSVファイルで取り出してインポートする方法が一般的ですが、請求書の発行頻度が多い場合はAPI連携の方が効率的です。

請求書の作成から発送まで手配できるサービス

請求書の作成から発送までを効率化したい場合には、「NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプ」がおすすめです。

請求書をはじめ、納品書や発注書などさまざまな帳票に対応し、最短1週間で帳票を作成できます。

サービスの詳しい内容をみていきましょう。

初期費用・月額固定料金なしでコスト削減

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプは、オンラインで請求書を作成できる帳票作成ツールです。専用ツールの導入やシステム開発の必要なく、初期費用をかけずに利用できます。

請求書1通あたりの単価に応じて料金が発生する従量課金制で、月額固定料金もかかりません。請求書発行業務が必要な時期だけ利用し、必要な分だけの料金が発生します。コストを抑えながら、業務の効率化が可能です。

印刷・発送までワンストップで対応

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプでは、さまざまなパターンのテンプレートをMicrosoft Excelで作成できるため、新たにツールの操作方法を覚える必要がありません。特別なスキルが必要なく利用できる点はメリットです。

自社での作業は基本的に宛先リストの抽出とCSVデータのアップロードのみで、担当者の作業工数を削減します。また、保有する顧客データベースとAPI連携することも可能です。

帳票作成のレクチャーや作業の代行など、サポート体制も整っているため、安心して利用できます。

作成した請求書は印刷・発送までワンストップで対応しており、修正対応は最短即日で行うことも可能です。

請求書代行で業務を効率化しよう

請求書代行サービスは毎月の請求書発行業務を効率化し、従業員の負担を軽減します。人為的ミスの削減や、サービスによっては未回収リスクの回避も可能です。

便利なサービスですが、丸投げをしてしまうとノウハウが社内に蓄積しないというデメリットがあります。サービスの導入では社内の業務フローが変わるため社内周知が必要になり、場合によっては手間がかかる点を把握することも必要です。

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプは、オンライン上で請求書の作成から発送までワンストップで対応できるSaaSのサービスです。コストを抑えながら請求書発行業務を効率化できるため、ぜひご活用ください。