「Doculink」を活用することで 現場の負荷の大幅な低減を実現し、 債権回収業務への集中が可能に
~セゾン債権回収株式会社~

「Doculink」を活用することで 現場の負荷の大幅な低減を実現し、 債権回収業務への集中が可能に

債権管理回収のトータルサービスを提供しているセゾン債権回収株式会社様(以下セゾン債権回収様) の「Doculink」導入事例をご紹介します。

<お客様のご紹介>

セゾン債権回収株式会社
経営企画室 森様

セゾン債権回収様は「債権管理・回収業務」「債権買取業務」「現地調査代行業務」という3つの事業を軸と
して展開している企業です。「債権者と債務者双方をお客様と捉え、債権管理のプロフェッショナルとして、
お客様からの厚い信頼を得られる企業を目指します」との経営理念を掲げています。
債権管理・回収業務では、支払い請求などでお客様へ送付する文章が大量に発生します。これまではこれらの
作成・発送業務はすべて社内で行っていましたが、業務の一部を外注することを決定し、2023年7月よりネク
スウェイのNEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプ(以下、Doculink)を導入しました。その経緯につい
て、導入を担当した森様は次のように話します。

「債権回収に関する文書の管理・作成・発送などの業務は、これまですべて自社で行ってきました。しかし、 『システムの出力スピードが遅いため、時間がかかりすぎる』『本来やるべき業務にかける時間が少なくなっ てしまう』といった現場からの声があり、大きな課題になっていました。発送件数が多い場合には、現場が朝 から晩まで一日がかりで作業するケースもありました。出力スピードを上げることも検討しましたが、システ ムの調整やフォーマットの変更が必要になり、時間とコストがかかることがネックでした。また、システム仕 様の変更によって使い勝手が悪くなる可能性もあるため、対策が後回しになっていました。大量の発送が必要 な業務に関しては、外注によって現場の負荷を下げられないかと考えたことが、Doculink導入のきっかけに なりました」(森様)


外注を検討するにあたって、Doculinkの他に、他社の2つのサービスと比較検討したとのこと。
Doculink導入の決め手になった要因は大きく3つありました。

「ネクスウェイの担当者がたまたま別件で当社に訪問した際に、『こういうサービスもあります』 と、Doculinkの紹介を受けました。話を聞いた瞬間に、“これは良さそうだ”と直感しました。役員経由 と同業他社からの紹介で、別の業者2社から見積もりを出してもらっているタイミングだったため、3社 のサービスを比較検討して、最終的にネクスウェイのDoculinkに決定しました。決定した理由は、物量 的な対応力があること、スピードが早いこと、そして費用的にも満足のいくものであったことです。費 用対効果については、試算した結果、社内的にも問題ないとの結論に達しました」(森様)

 

「スピードの早さ」は、原稿作成・印刷・発送などの業務だけではないと、森様は指摘しています。導入までのスピードもポイントになったとのことです。
ネクスウェイの担当者が森様のもとを訪れたのが5月末、Doculinkを導入して実際の発送業務が始まったのは
7月でした。

「10,000件を超える文書を発送しなければならない案件が入っており、現場から『できるだけ早く発送 したい』との要望があったため、早急に発注先を決める必要がありました。現場の要望をネクスウェイ の担当者に伝えたところ、迅速に対応してもらい、7月には発送業務が切り替えできました。こちら側 が他の業者との比較・選定に時間がかかってしまいましたが、その部分がなければ、もっと早い導入も 可能だったでしょう。ネクスウェイの現場へのサポートも充実しており、Doculink導入までの流れもス ムーズで、大変助かりました」(森様)

セゾン債権回収様がDoculinkに決定した理由は他にもありました。Doculinkでは作業指示とエラーのチェックがオートメーションで行われるため、ヒューマンエラーはゼロになります。誤発送の防止という観点でも、ポイントが高かったとのことです。

「当社は債権回収の文書を扱うため、外注する際には『誤発送リスクを可能な限り抑えられるサービス であること』が必須の条件でした。当社が普段行っている業務でも、誤発送を防ぐことを重視し、ダブ ルチェックを行っています。ネクスウェイから、原稿生成から発送までのプロセスをくわしく説明して もらいましたが、バーコードを使って1枚1枚の原稿をデータ管理し、最終段階で正確な枚数を確認でき るように重量チェックも行っているとのことで、安心して業務を外注できると感じました。機械で自動 化してダブルチェックを行っていることも、Doculink導入の決め手の1つになりました」(森様)

実際にDoculinkを使用してみての感想について、以下のコメントをいただきました。

「Excelで管理しているデータをそのままブラウザにアップするだけで、ワンストップで完結します。 操作方法がシンプルで、手軽に使えますね。原稿作成に関しても、初めて利用する時に、実際に当社で 使っている書面に合わせてフォーマットを作ってもらえ、ほとんど手間はかかりませんでした。フォー マットやデータに関しては、専門の担当者もいて、導入も実にスムーズでした。発送する直前の段階 で、修正しなければならない箇所がでてきましたが、サポートの担当者に聞かなくても、自分で修正で きるくらい、わかりやすい作りになっているところも良いですね。Doculinkを使用するうえで困った ことは特にありませんでした」(森様)

つづきは下記よりダウンロードしてご覧ください。

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