督促状とは？封筒や文書の正しい書き方や注意点、おすすめの代行サービスを紹介

督促状は、請求した代金などが期日までに支払われなかった場合に発行する書類です。催促状を送っても支払いの確認がとれない場合に送ります。

本記事では、督促状の概要や封筒・文面の書き方、テンプレートを紹介します。督促状の発行をサポートする代行サービスも紹介しますので、ぜひチェックしてみてください

督促状とは？

督促状とは、請求書に記載した支払いの期日までに入金の確認ができなかった場合に、債務者に支払いを促すために発行する文書です。

ここでは、督促状と催促状の違いや、送る時期について解説します。

催促状との違い

督促状とは別に催促状という文書もあります。催促状は、督促状を送る前に発行する書類です。まだ支払い期限からまもない時期に、状況の確認と、少しでも早く入金してもらうことを目的に送ります。督促状よりも穏やかな文面で支払いを促す文書です。

督促状は、催促状を送っても支払いをしてもらえない場合に送ります。新たな支払期日を設定し、支払いを行われなければ法的措置をとる可能性もあるなど、催促状よりも強い内容の文面になります。

督促状を送る時期

督促状は、催促状を送付し、1週間ほど経過しても入金の確認が取れないときに送ります。

まず、請求書を送ってから支払日を経過しても入金がない場合、電話やメールで様子を伺いますが、それでも入金がない場合に送るのが催促状です。

催促状で反応が見られない場合に、督促状を送るという流れになります。うっかり支払いを忘れたなどで支払いがないケースでは、遅くとも催促状の段階で支払いが行われるのが一般的です。いきなり強い文面の督促状は送らないようにしてください。

督促状の封筒や文書の書き方

督促状には、記載項目を漏れなく記載することが大切です。重要な文書のため、封筒の宛先は間違いのないように記載しましょう。

ここでは、督促状の文書に書く記載項目などを解説します。

督促状に記載する項目

督促状に記載する主な項目は、以下の8つです。

• 宛先
• 発行日
• 差出人
• 請求内容と金額
• 支払期日
• 振込先
• 支払いを催促する文言
• 入れ違いの入金について

督促状を送る相手方の企業名は、正式名称で記載します。発行の時点で支払期日が過ぎており、支払いがないことを明確にするために発行日も記載してください。

差出人は、企業名と担当部署・担当者名と連絡先を記載します。

どの取引に対する請求なのか、請求金額がいくらなのかは間違いのないよう、明確に記載しましょう。

本来の支払期日がすでに過ぎているため、新たな期日は長く設ける必要はありません。数日〜1週間程度を目安に設定しましょう。

相手方が支払う意思があればすぐに支払いができるよう、代金の振込先を明記することも大切です。

支払いを催促する文言は、相手方との関係性によりニュアンスを変えましょう。催促状をすでに送っているため、より強い文言にするのが一般的です。

なお、督促状を送付した時期と入れ違いに入金している場合もあります。そのような場合を想定し、お詫びの一言を入れることも忘れないでください。

督促状のテンプレート

督促状のテンプレートを紹介します。自社の内容に合わせ、アレンジしてご活用ください。

督促状を送る際の注意点

督促状を送る際は、以下の点に注意が必要です。

• 請求書のコピーを同封する
• 普通郵便で送る
• 封筒の表に朱書きする

それぞれ、詳しく解説します。

請求書のコピーを同封する

督促状には、どの取引の支払いなのかがすぐにわかるよう、請求書のコピーを同封しましょう。請求書を紛失して支払いが滞っている場合もあり、コピーを同封することですぐに対応してくれる可能性があります。

その際、送付済みの請求書とは別のものと勘違いして二重払いをしてしまわないよう、赤字で「再発行」などの記載をすることが大切です。

普通郵便で送る

督促状は相手方に支払いを求める目的で送る文書であり、法的な効力はありません。そのため、送ったことの証拠を残す書留や内容証明郵便で送付する必要はなく、普通郵便で送りましょう。

内容証明郵便で送付すると相手に過度なプレッシャーを与え、取引関係に影響を与える可能性があります。

督促状を送っても支払いがない場合は、最終通告として催告書を内容証明郵便で送ることになります。督促状の段階では、普通郵便で問題ありません。

封筒の表に朱書きする

督促状の封筒には、表書きに「督促状」または「支払督促状」と朱書きで記載しましょう。相手方に多くの郵便物が届く場合、朱書きがないと開封が遅れてしまう可能性があります。そのために支払いが遅れると、再度の督促や催告書の発行をしなければなりません。

そのようなことを避けるためにも、すぐに督促状であることを確認できるよう、朱書きを忘れないようにしましょう。

督促状を送っても支払いがない場合

督促状を送っても支払いがない場合、前にも説明したように、最終通告として催告書を送ります。

催告書を送っても入金されないときは、法的措置に入ることも検討しなければなりません。

督促状を送っても支払いがない場合について、具体的にみていきましょう。

催告書を送る

催告書は、催促状や督促状を送っても債務を履行しない相手方に対する最終通告として送る文書です。支払期限内の履行がなければ法的措置をとることを記載し、内容証明郵便で送ります。

督促状は返済が完了するまで繰り返し送ることもありますが、その時点で支払いがなくても直ちに法的な手続きに入ることはありません。しかし、催告書を送るのは一度きりで、支払いがない場合には法的措置に移行します。

法的措置に入る

催告書を送っても支払いがない場合、法的措置に入ります。直ちに民事訴訟に入るのではなく、簡易裁判所を通して申立てをする「支払督促」を行うのが一般的です。

支払督促は書類審査のみで簡易裁判所の書記官が相手方に金銭の支払いを命じる制度であり、裁判所に出向く必要がありません。

相手方に裁判所から支払督促が届くことで、支払いを促す効果が期待できます。

督促状発送を手間を省くにはSaaSサービスがおすすめ

支払期日を過ぎた取引先には、支払いを促すために催促状や督促状の発送が必要です。取引先が多い場合は、その分の催促状・督促状を発行しなければならないケースが増えるでしょう。帳票作成や発送の業務に時間を割かれ、本来の重要な業務に支障が出る場合もあります。

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督促状の封筒は書き方に注意しよう

督促状は、催促状を送っても支払いがない場合に発行する文書です。催促状よりも強めのニュアンスで支払いを依頼します。文面には請求内容や金額などを明記し、請求書のコピーを同封することも必要です。他の郵便物に紛れないよう、封筒には「督促状」という文言を朱書きしましょう。

督促状の発行作業が負担になる場合は、代行サービスの利用もおすすめです。NEXLINKオンデマンド便Doculinkタイプであれば、作業工数の削減と迅速な発送を実現します。