手書きで請求書を作る方法とメリット・デメリット、送付時の注意点

年々電子請求書が普及していますが、電子取引に対応していない法人・個人事業主・フリーランスと取引する場合は、手書きの請求書を用いるのが一般的です。今まで電子請求書でしかやり取りをしたことがない経理担当者も、手書きの方法や記載内容を知っておくことで、いざ実務で手書きの必要性が出てきたときに役に立つでしょう。

この記事では手書きの請求書の書き方や記載内容、手書きのメリット・デメリット、作成時の注意点などを解説します。


目次[非表示]

  1. 1.手書きの請求書の書き方
    1. 1.1.手書きで請求書を書く方法
      1. 1.1.1.・文房具店などで販売している請求書を利用する
      2. 1.1.2.・PCで作成したフォーマットに直接書き込む
    2. 1.2.請求書に記載すべき項目
      1. 1.2.1.・書類作成者の氏名または名称
      2. 1.2.2.・相手方の氏名または名称
      3. 1.2.3.・取引年月日
      4. 1.2.4.・取引内容
      5. 1.2.5.・取引金額(税込み)
      6. 1.2.6.・振込先
      7. 1.2.7.・支払期限
      8. 1.2.8.・請求書番号
      9. 1.2.9.・源泉徴収税
  2. 2.請求書を手書きするメリット・デメリット
    1. 2.1.メリット
      1. 2.1.1.1.データを改ざんしにくい
      2. 2.1.2.2.PCやプリンターのトラブルが起きても作成できる
      3. 2.1.3.3.内容を確認しながら記入できる
    2. 2.2.デメリット
      1. 2.2.1.1.物理的な保存場所が必要になる
      2. 2.2.2.2.ヒューマンエラーによる計算ミスが起こりやすい
      3. 2.2.3.3.作成に時間がかかりやすい
  3. 3.手書きの請求書を送付する際の注意点
    1. 3.1.手書きの注意点
      1. 3.1.1.1.ボールペンで書く
      2. 3.1.2.2.丁寧な字で書く
    2. 3.2.請求書を送る際の注意点
      1. 3.2.1.1.メール便や宅配便で送らない
      2. 3.2.2.2.三つ折りする際は請求書の下側から先に折る
      3. 3.2.3.3.締め日を事前に確認し、余裕をもって送付する
      4. 3.2.4.4.封筒の書き方のマナーに気を配る
      5. 3.2.5.5.透けにくい封筒を利用する
      6. 3.2.6.6.料金不足が起こらないよう、重さを測るか窓口で郵送依頼する
  4. 4.手書きの請求書は記載内容とマナーに注意して作成・送付しよう


手書きの請求書の書き方


手書きで請求書を作成する際に大切なのは、書き方と記載内容を把握しておくことです。以下ではそれぞれの詳細について解説します。


手書きで請求書を書く方法

・文房具店などで販売している請求書を利用する

紙の請求書は文房具店やネットショップなどで購入できます。相手方や自社の名称や取引金額など、書き込むべき内容の欄があらかじめ用意されているので、それにしたがって記入していきましょう。

市販の請求書でも、インボイス制度(適格請求書等保存方式)や軽減税率に対応できるタイプが普及してきました。具体的には以下の欄が追加されています

1.取引・商品などの明細単位での税率(8%または10%)

2.税率ごとの消費税額および消費税合計額

3.インボイス発行事業者の登録番号


・PCで作成したフォーマットに直接書き込む

PCなどで自作した請求書フォーマットを紙へ出力し、そこへ直接手書きする方法もあります。請求書のフォーマットには法的な決まりがないため、ビジネスマナーから逸脱しない範囲でならある程度自由に作成可能です。

ただし正式な請求書として認められるには、インボイス制度や税法などで規定された事項の記入が必要です。相手先の名称や取引内容、品目など、必要な情報が書き込める欄を用意しましょう。

契約内容にかかわらず決まっている情報(社名や振込先など)は、何度も書かなくても済むよう、事前にフォーマットへ入力しておくと便利です。EXCELやPDFファイルなどの形式で保存しておきましょう。

もしフォーマットを一から準備するのが難しい場合は、請求書のテンプレートがダウンロードできるWebサイトやクラウド会計ソフトなどを利用しましょう。

フォーマットが一つあれば、後は必要な枚数を都度出力することで何度でも利用できます。請求書の大量発行にも対応可能です。



なお、請求書の大きさは、市販のもの・PC作成のフォーマット共にA4サイズを選ぶのが基本です。 見積書や納品書、領収書、注文書などを作成するときも同様です。

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請求書に記載すべき項目

インボイス制度・税法への対応や適切な経費処理のために請求書に記載すべき事項について、以下で解説します。


・書類作成者の氏名または名称

請求書を作成した者の氏名または名称を記載します。法人であれば法人名、個人事業主であれば屋号または氏名です。法人の場合は法人名に加えて、請求書を作成した担当者の名前も入れます(例:〇〇株式会社 〇〇部署 請求 一郎)。あわせて、自身の事業所の郵便番号・住所・電話番号・FAX番号などの連絡先も記載します。

また氏名・名称の右横に角印などの社印(個人の場合は認印)を押すことで、請求書の信頼性を高めることが可能です。印鑑による押印は法的に必須ではないものの、ビジネスマナーや慣習を考慮すると押したほうが無難でしょう[1]。

なお、インボイス制度に対応した請求書(以下、インボイス)にする場合は、自社の登録番号の記載も必要です。


・相手方の氏名または名称

書類作成者と同じ要領で、相手方の氏名または名称(法人名・屋号)を記載します。連絡先や住所を記載するかは、原則として相手方のルールに従いましょう。

窓付き封筒を使う場合は、封筒の窓から名称や住所が見えるように位置を調整します。相手方の氏名・名称を記載する際は、個人名であれば後ろに「様」、社名であれば後ろには「御中」をつけます。社名+個人名の場合は個人名の後ろには「様」です。

また名称が株式会社の場合は、前株・後株を間違えないよう注意してください(合同会社等も前・後の位置に気をつける)

<相手方の氏名・名称の記載例>

1.〇〇株式会社〇〇部署 御中

2.合同会社〇〇 御中

3.〇〇株式会社 〇〇様

4.合同会社〇〇 〇〇部署 〇〇様


・取引年月日

当該請求書がいつ行われた取引のものかわかるよう、取引年月日を記載します。基本的には請求書の発行日となります。請求書発行のタイミングは、請求方法が「都度方式」か「掛売方式」かによって変わります]。

都度方式とは、商品・サービスを納品・提供した直後に請求書を発行する方法です。原則として、取引した当日を取引年月日として記載します。

掛売方式とは、決まった期間(大抵は1か月間)に発生した取引を、1枚の請求書にまとめる方法です。該当取引をすべて記載した後、その請求書を発行した日を取引年月日とします。

ただし経理の締め日や処理の関係で、取引先から取引年月日を指定される場合があります。指定があったときは指示に従いましょう。


・取引内容

請求にかかる取引内容を詳細に記載します。具体的には次のとおりです。

1.納品・提供した商品・サービスの名称

2.商品・サービスの数量・単価・金額

3.商品・サービスごとの税率(8%と10%)

4.税率ごとの消費税額等(インボイス制度対応のため)

請求書の発行が掛売方式の場合は、相手方の経費処理が複雑にならないよう、一つひとつの取引内容をわかりやすく区別しましょう。


・取引金額(税込み)

相手方に請求する取引金額(報酬・請求金額)を、税込み表示で記載します。あわせて消費税額を差し引いた取引金額の小計と、消費税の合計金額も書いておくと、相手方も経理処理がやりやすくなります。消費税の合計金額は、請求書をインボイス扱いとするうえでも必要な情報です。

また値引き額といった、経理処理上であると便利な金額を記載しておくのもよいでしょう。


・振込先

請求した金額を振り込んでもらう口座の情報を記載します。たとえば次のとおりです。

1.銀行名(金融機関名)・支店名

2.銀行コード・支店コード

3.普通・当座の種別

4.口座名義

5.振込手数料の負担の扱い(どちらが支払うのか)


・支払期限

請求した金額の支払期限も請求書に記載します。支払期限は、記載前に取引先とのすり合わせが必要です。一般的には、契約書の締結や発注などのタイミングで決めておきます[1]。請求した月の翌月末、または翌々月末になるケースが多いです[2]。期限が曖昧だと、相手方からの入金が遅れる可能性があります。


・請求書番号

請求書番号とは、発行した請求書を管理しやすくするために割り振っておく数字です。

たとえば相手方から取引の問い合わせがあったり、自社の経理処理などで請求書が必要になったりしたとき、請求書番号をつけていれば見つけやすくなります。番号をPCやタブレットでデータ管理していれば、検索項目としての利用も可能です[3]。

請求書番号の記載は必須ではありませんが、設定しておくと相手方と自社の双方にとって便利といえるでしょう。


・源泉徴収税

取引内容によっては、相手方が源泉徴収を行います。源泉徴収されるときは、請求書にあらかじめ源泉徴収税の金額を記載することで、相手方の経費処理を楽にできます。

また、相手方から支払調書(事業者が年間いくら報酬を支払い、納税したかを報告するための法定調書)が発行されなかったときに、源泉徴収されたことを証明する書類として利用可能です[1]。

源泉徴収が必要な支払いは、原稿料・講演料・士業へ支払う報酬などが該当します。



請求書を手書きするメリット・デメリット

手書きの請求書は、電子請求書にはないメリットとデメリットを持ちます。メリット・デメリットをそれぞれ3つずつ解説します。


メリット

請求書を手書きする主なメリットは、「データを改ざんしにくい」「PCやプリンターのトラブルが起きても作成できる」「内容を確認しながら記入できる」の3点です。


1.データを改ざんしにくい

手書きで書いた文字はPCで入力したものと違い、数字・文字の形状に書いた本人の筆跡が残ります。そのため、改ざんや偽装を行うのが困難になります[1]。この筆跡のおかげで、本人が作成した証拠として使えるのもメリットです。

後から第三者に数字を追加されるのを防止する方法として、金額の前に「¥」、後ろに「―(ダッシュ)」を記入し、数字を追加するスペースを消しておきましょう。


2.PCやプリンターのトラブルが起きても作成できる

手書きであれば、PCやプリンターなどの機器が故障したときでも問題なく請求書を作成できます。コンピュータウイルスや電気トラブルの影響を受けにくいのもメリットです。

PCから請求書テンプレートが出力できないときも、市販の請求書で代用できます。そのときは相手方へ、フォーマットが変わって問題ないか事前に確認を取っておきましょう。


3.内容を確認しながら記入できる

請求書を手書きで作成する場合、取引内容を一つひとつ記載したり、自分で取引金額を計算したりするため、請求内容をじっくり把握・記憶できます。


デメリット

請求書を手書きする主なデメリットは、「物理的な保存場所が必要になる」「ヒューマンエラーによる計算ミスが起こりやすい」「作成に時間がかかりやすい」の3点です。


1.物理的な保存場所が必要になる

請求書は、法人税法や所得税法などで一定期間の保存が義務づけられています。紙の請求書でやり取りする場合、データと違って請求書を保存する物理的なスペースが必要です。

また、請求書の保存場所がバラバラにならないよう、従業員への保存場所の周知や、月ごと・取引先ごとのファイリングなどの作業も行いましょう。

請求書の保存期間は次のとおりです。

・法人:原則7年間で、欠損金の繰越控除の適用を受けるには10年間の保存が必要

・個人事業主:原則5年間で、消費税の仕入控除を受ける場合は7年間の保存が必要


2.ヒューマンエラーによる計算ミスが起こりやすい


手書きの場合、請求書にかかわる金額の計算を、すべて自分で行う必要があります。たとえば取引金額・税率ごとの消費税額や合計金額・源泉徴収額などの計算です。そのため、ヒューマンエラーによる計算ミスが、電子的に作成する場合と比べて発生しやすくなっています。


3.作成に時間がかかりやすい

PCで作成する場合と比べると、手書きで請求書を作成するには時間と労力がかかります。もし内容を書き損じたり用紙が破れたりしたときは、一から作り直さなければなりません。書き損じた場合、二重線+訂正印や修正テープなどでの訂正は、正確性の担保の面から行わないほうがよいです。


手書きの請求書を送付する際の注意点


手書きの請求書を利用する際には、「請求書へ記入するとき」と「請求書を送付(郵送)するとき」の2タイミングで、注意すべきポイントがあります



手書きの注意点

請求書を手書きする際には、「ボールペンで書く」「丁寧な字で書く」の2点に注意しましょう。


1.ボールペンで書く

請求書へ記入する際は、消しゴムや摩擦熱、水分などで書いた内容が消える文具の使用は避けましょう。内容が読み取れなくなったり、筆跡が消えて容易に改ざんできたりなどのリスクがあるためです。

請求書への記入は文字が消えにくい油性黒ボールペンで行います。原則として水性ボールペンやシャープペンシル・鉛筆などは使用しません。また、ビジネスマナーや見やすさを考慮して黒以外の色は避けるようにします。


2.丁寧な字で書く

請求書に記入する際は、相手方や自社の人が読みやすいよう、丁寧な字を心がけましょう。相手方や自社担当者などが、数字を読み違えるトラブルを防ぎやすくなります。また、乱雑な字より丁寧な字のほうが、相手方に与える印象もよくなるでしょう。


請求書を送る際の注意点


請求書を送る際の注意点として、重要なものを6点解説します。


1.メール便や宅配便で送らない

請求書は、契約書や納品書と同じく「信書」に該当します。信書を配達できるのは、日本郵便または信書便事業者のみです。配達業者のメール便や宅配便で送るのは、郵便法違反に当たります(一部例外あり)。

余計なトラブルを防ぐ意味でも、請求書は原則として普通郵便で送るのがよいでしょう。急ぎのときは速達を利用してください。


2.三つ折りする際は請求書の下側から先に折る

A4サイズの請求書を入れる場合は、原則として長形3号や角形2号の封筒を使用します。

請求書封入用の封筒に長形3号を使用する際は、請求書を三つ折りにして入れます。三つ折りするときは、先に請求書の下側から折り込んでから、上側を折りましょう。この折り方なら、読み手が自社の名称(連絡先を記載している場合は連絡先も)を先に確認できるためです。

また、請求書に同封する送付状は、先の読めるように請求書の上に重ねておくのがマナーです。なお、角形2号の封筒であれば、折らずに封入できます。


3.締め日を事前に確認し、余裕をもって送付する

請求書の提出期限は、相手方へ事前に確認しておきましょう。大抵の場合、提出期限は相手方の月次決算の締め日に合わせて決まっています。ギリギリでの提出だと相手方に迷惑がかかるため、相手方の締め日に合わせて、できれば1週間ほど余裕をもって送付しましょう。

なお、普通郵便だと相手方へ届くまでに2~3日ほどかかります。配達日数も考慮して郵送しましょう。


4.封筒の書き方のマナーに気を配る

封筒の書き方についても、ビジネスマナーに気を配りましょう。具体的に気をつける点としては、次のような項目が挙げられます。

 ・御中と様の使い分け

 ・相手方の住所・宛名の文字の大きさや位置関係

 ・請求書封入後の封じ目(〆)の記載

 ・「請求書在中」の記載またはスタンプ


5.透けにくい封筒を利用する

請求書には、取引内容や取引先・自社の情報など、重要な内容が書かれています。そのため、請求書を封入する封筒は、第三者から読み取られないように透けにくいタイプを利用しましょう。透け防止加工が施されたものや、透けにくい色(青やグレー)のものなどがあります。


6.料金不足が起こらないよう、重さを測るか窓口で郵送依頼する

切手の料金が不足していると、不足分を取引先に支払わせる可能性があります。自社で正確に封筒の重さを量る、または郵便局の窓口から発送するなどの対策を取りましょう。


手書きの請求書は記載内容とマナーに注意して作成・送付しよう


手書きの請求書には、機器トラブルや内容改ざんなどに関するリスクが低いというメリットがあります。一方で、金額計算の手間やヒューマンエラーによるミスなどのデメリットも持っています。

手書きで請求書を作成する際は、インボイス制度や税法の規定に沿うよう、必要な情報を漏れなく記載しましょう。併せて書き方や送り方のマナーを守り、相手方の経費処理がスムーズに進められる請求書に仕上げてください。

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