ビジネスで効果的なDMの送り方とは？送付状と挨拶文の書き方・例文も紹介

DM（ダイレクトメール）の効果を高めるには、送り方の創意工夫が必要です。ターゲット向けに適切な内容のDMを送れば、高い開封率と返答率が期待できるでしょう。

本記事ではDMをビジネスで利用する意味や効果を得るためのポイント、新規顧客・既存顧客別の書き方や例文を紹介します。

DM（ダイレクトメール）とは

DM（ダイレクトメール）とは、郵便や電子メールなどで商品やサービスの案内を送るマーケティングの手法です。なかでも郵送DMは表現の幅が広く、印刷物のため写真やイラストを駆使したデザインにして印象を強めることができます。 色彩豊かで印象的なものを作り、開封率を上げることができるのが可能です。

ただし、郵送DMは印刷や封入・封緘作業、配送料などにコストと手間がかかり、レスポンスとの費用対効果をしっかり検証しなければなりません。

同じDMであるEメールとは、コストや開封率が異なります。Eメールは紙を使用しないためコストがほとんど不要で、一斉送信も簡単にできるなど手間がかかりません。

しかし、Eメールは顧客のメール受信ボックスが広告などを拒否設定にしていると、開封が期待できないところがデメリットです。多くのメールに埋もれやすいという不都合もあります。

DMであれば封筒の色も工夫でき、ほかの郵便物と差別化も可能です。

ビジネスで郵送DMを利用する意味とは

DMは企業が直接顧客に働きかけるマーケティング手法であり、顧客との関係性を築くことに意味があります。主に新規顧客の獲得と既存顧客との信頼関係を深めるために効果的な手法で、BtoB・BtoCともに有効な施策です。

顧客データを分析して各自のニーズに合わせたDMを定期的に送ることで購買意欲を高め、継続的なリピート客への育成が期待できます。

多くの情報を伝えられる

他のマーケティング手法と異なり、多くの情報を伝えられるところがDMのメリットです。商品やサービスの情報だけでなく、企業理念や世界観、ビジョンなどを盛り込んでブランディングを図ることもできます。また、ターゲットに合わせて伝える情報を選べるのもメリットです。

デザインの自由度も高く、印刷物としてのメリットを活かして企業イメージに合う色や書体を選べます。さらに、新規顧客にはカタログや試供品などを同封し、既存顧客には割引券やクーポンを送るといった工夫も可能です。

高い開封率と返答率

DMは開封率と返答率が高いというメリットもあります。DMは相手に届いても開封してもらわなければ目的を果たせません。そのため、開封率は重要な目標になります。

一般社団法人日本ダイレクトメール協会の調査によれば、世帯に届く全DMの開封・閲読率は全体で68％と、半数以上が開封して閲読している結果が出ています。また、本人宛DMの開封・閲読率は80％と高い数字を出しているのが特徴です。

また、購入・利用経験がある企業・団体からのDM開封率は93％と、こちらも非常に高い数字を出しています。

返答率とはDMを開封・閲覧してその後に行動を起こした場合の確率で、同調査によれば本人宛で21%と高い数字です。開封・閲覧後の行動とは、具体的にWebサイトへのアクセスや問い合わせ、購入、来店、DMの掲載内容をインターネットで調べるといったことがあげられます。

参考：一般社団法人日本ダイレクトメール協会「DMメディア実態調査2021」

郵送DMで効果を得るための3つのポイント

郵送DMで効果を得るには、以下の3つのポイントを押さえることが大切です。

・顧客リストを作る

・ターゲットに合わせたデザインやオファーを決める

・返答方法を記載する

まず、DMの効果を高めるには、ターゲットをしぼった顧客リストの選定が求められます。また、顧客の目を惹くデザインや行動を起こしたくなるオファーを入れることでレスポンスが違ってくるでしょう。行動を起こしやすいよう、返答方法を記載することも重要です。

郵送DMで効果を得るために押さえるポイントを紹介します。

顧客リストを選定する

まず、DMを送る目的を明確にし、それに合わせた顧客リストを選定します。DMを送る目的は、主に以下のような場合です。

・Webサイトでの商品購入

・既存顧客のリピート

・休眠顧客への行動喚起

・店舗への来店

・キャンペーンへの誘い

・知人の紹介

・資料請求

・会員登録

Webサイトでの商品購入であれば、商品を利用するターゲットについて年齢や性別を詳細に設定し、かつインターネットやスマホを利用する顧客に絞り込みます。店舗への来店が目的であれば、店舗周辺の住民にターゲットを設定してリストを選定しましょう。

ターゲットにあわせてデザインを決める

DMのデザインをターゲットにあわせることも効果を高めるポイントです。多くの郵便物からターゲットの目を惹くデザインを工夫しましょう。

企業のブランドカラーがある場合は、その色を封筒などに採用することで、ほかの郵便物の中で目立たせることができます。凝ったデザインほど印象に残り、開封してもらいやすくなりますが、その分コストもかかるため注意が必要です。予算と返答率のバランスを考えながら、見極めなければなりません。

最初に読まれる挨拶文にも工夫が必要です。まず、大勢の顧客に一斉に送るような定型文ではなく、個人宛と感じるような文面にします。「お客様は」など顧客を主語にした文面にして、自分宛の特別なDMと感じてもらうことが成功の秘訣です。

商品やサービスの内容は簡潔に書くことが大切です。一方的な宣伝文句ばかり並んでいては、ただのセールスと思ってそれ以上読んでもらえない可能性があります。「自分宛のメッセージ」と感じられ、内容を知りたくなるような文章を作りましょう。

顧客の行動を促すオファーをつけるのもおすすめです。「DMを持参すると代金から割引する」「限定のプレゼントをする」などのオファーをすることで顧客のアクションにつながりやすくなるでしょう。

返答方法をわかりやすく記載する

DMには、返答方法をわかりやすく記載することも重要なポイントです。顧客の関心を引いても、返答方法がわからなければ行動を起こすことができません。

どこに問い合わせたらいいのか、どこで購入したらいいのかわからなければ、そのままアクションせず忘れられてしまう可能性もあります。

返答方法の記載について、注意するポイントを紹介しましょう。

お問い合わせ先を明確に記載する

問い合わせを増やしたい場合は、DMに電話番号やメールアドレスなどの連絡先を明記しましょう。

記載されていても小さくわかりづらい場合は、見つけられずに問い合わせを諦めてしまう場合があります。大きな文字、目立つ色やフォントで記載するようにしてください。

問い合わせの時間帯を記載しておくのも、忘れないようにしましょう。問い合わせはWebサイトのURLを記載してサイトからの問い合わせを誘導する方法もあります。チャットボットなどを導入しているサイトであれば、より気軽に問い合わせができるでしょう。

申込書を同封する

資料やカタログ請求、申し込みの件数を増やしたい場合は、返信用ハガキや申込書を同封しましょう。申込書は切手不要の返信用封筒も忘れないようにしてください。

資料・カタログ請求はWebサイトに誘導する方法もあります。Web上の入力項目はできるだけ少なめにするとハードルが下がり、請求の件数を増やすことができるでしょう。

QRコードなどデジタルコンテンツと連携する

Webサイトでの購入や申し込みを促す場合などは、QRコードのようなデジタルコンテンツと連携するとより効果を高められます。

先述した開封・閲読率の調査では、DMを受け取った後の行動は問い合わせが0.7%、資料請求が2.8%なのに対し、インターネットで調べたという人は8%という高い数字です。

この数字からは、DMからインターネットへと誘導するクロスメディア戦略が成功しているといえるでしょう。クロスメディア戦略とはさまざまな媒体に対して見せ方や表現を変えながら広告展開をしながら、総合的に販売を促す戦略のことです。 

特に高額商品の購入を目的とする場合、インターネットと連動するクロス戦略が効果的です。高額商品は購入するまでによく調べ、購入した人の感想も見て十分に納得してから購入したいと考える方が多いでしょう。まずDMで興味を惹き、QRコードでWebサイトに誘導することで、効率的に購入へとつなげることができます。

郵送DMで気をつけたいビジネスマナー

郵送DMは、ビジネスマナーに沿って作成することが必要です。ビジネスでは書類を送るときに必ず送付状をつけるのがマナーであり、DMでも同じく送付状を添付しなければなりません。また、送付状の有無で反応率が大きく異なるといわれるほど、添付は重要です。

ここでは、郵送DMで注意したい送付状のポイントや挨拶文のコツを紹介します。

DMに添える送付状のポイント

DMには送付状の添付が不可欠です。送付状は挨拶のようなものであり、送付状のないDMは挨拶もせずにいきなり商品の説明をする営業マンと変わりません。

また、送付状の体裁も、顧客に失礼のないようビジネスマナーに沿ったものであることが必要です。
この項目では、DMに添える送付状のポイントについてみていきましょう。

基本は白の用紙に黒の文字

送付状は、読みやすく扱いやすい形式にすることが大切です。基本的には白の用紙に黒の文字が読みやすいでしょう。デザインを施したい場合は、色や柄で文字が見づらくならないようにしてください。

また、送付状は封筒から出したときに見栄えが良く扱いやすいよう、用紙のサイズを本体の書類と揃えましょう。本体の書類の性質上、送付状だけサイズが変わる場合はA4にします。

フォントは定番を選ぶ

文字は誰でも読みやすいよう、大きめのフォントサイズを選びましょう。パソコンで作成するときは11〜12ポイント以上が理想的です。

書体は明朝体など、読みやすい定番のものにします。DMで作りたいイメージに合わせましょう。BtoBなどで格式高い雰囲気を出したい場合には明朝体、CtoCで顧客に対し親しみやすい感じを与えたい場合にはゴシック体が向いています。

挨拶文は手書きでも問題ありません。手書きの文字は個性があり、活字よりも親しみやすくなります。文字から人間らしい温かさが伝わり、企業の商品・サービスに対する思いもより感じられるでしょう。手書きの文字は、感情に働きかけるアプローチもできます。

また、ほとんどのDMが活字の送付状を送るなかで、手書きの挨拶文は印象に残り差別化につながります。自分宛のDMであると顧客に特別感を与え、内容をよく見てもらえる可能性が高まるでしょう。

内容物の1番上に置く

送付状は挨拶の役割を果たすため、内容物の一番上に置きます。その下には商品の説明をする書類、申込書の順にセッティングしてください。

また、DMの開封率を上げるには、封筒にも工夫をするとよいでしょう。一例は以下の通りです。

・特典、サンプルなどが入っているという文言を印刷する

・ターゲットに合ったカラーにする

・厚みのある封筒を使う

・ジッパー加工やミシン目加工など、開けやすい工夫をする

封筒の表面に特典やサンプル入りなどの文言を印刷すれば、開封率が高まります。ターゲットが好みやすい色の封筒は惹きつけられ、中身に興味を持つでしょう。

厚みのある封筒は高級感があり、何か特別なものではないかという印象を与えます。封筒を開けるのにハサミが不要で、すぐ開けられる工夫も大切です。

 挨拶文のコツと例文

送付状に書く挨拶文には、顧客の興味・関心を惹き、DMの本体を読ませるという目的があります。また、既存顧客との関係性を深め、さらに受注を増やすことも目的です。DMを成功させるために重要な役割をするもので、目的を果たすためにはコツをつかまなければなりません。

挨拶文は、以下の6つのコツを押さえましょう。

・礼儀正しい挨拶から始める

・主語は読み手である顧客にする

・特別感やお得感を出す

・ありきたりな定型文は避ける

・商品やサービスの売り込みを全面に出さない

・顧客を気遣う言葉を入れる

礼儀正しい挨拶をする

挨拶文は商品をすすめる営業マンと同じ役割をするものであり、礼儀正しさは欠かせません。文面で最初の印象を良くすることが必要です。

主語は顧客にする

文章の主語は「弊社」など売り手側の企業ではなく、「お客様」「あなた様」「あなた」など、読み手である顧客にしましょう。売り手側を主体にすると不特定多数の顧客宛という印象を受けますが、読み手が主語になれば個人宛になります。

例文で比較してみましょう。

（売り手が主語）

弊社は〇年に創業し、△△を作る会社です。私たちがこの度開発した商品には〜という特長があります。

（読み手が主語）

お客様は〇〇という悩みがありませんか？ お客様のお悩みを解決できるのがこの商品です。

売り手が主語の場合は一方的にセールスをされているように感じますが、読み手が主語になると自分に語りかけているように感じ、親しみを覚えます。

特別感を出す

文章の冒頭や文中に「特別」「限定」「あなただけ」「無料」といった言葉を入れることで、自分が選ばれたという特別感、お得感を与えることができます。

定型文は避ける

「突然のお手紙失礼いたします」など、よくありがちな定型文は避けましょう。いかにもビジネスライクなセールスの手紙という印象を与え、興味をなくしてしまう可能性があります。

商品やサービスの売り込みを強調しない

売り込みだと感じさせるような文面は避けましょう。人は押し付けられるのを嫌うため、商品・サービスの説明が過剰な場合、DMに興味をなくしてしまう可能性があります。

例えば、以下のような文章は好ましくありません。

「◯◯（商品名）のご紹介」

「弊社の新商品◯◯をご案内いたします」

文章の導入は、読み手の共感を得られる話題から入りましょう。商品へとつなぐことができるターゲットの悩みなど、顧客に関係して興味を持ってもらえる内容を考えます。

顧客を気遣う言葉を入れる

「暑い季節になりましたが体調に問題はございませんか？」など、顧客を気遣う言葉を入れると好印象です。また、「いつもありがとうございます」という日頃の感謝の気持ちも添えましょう。顧客を大事にしている姿勢が良い印象を与えます。

新規顧客に送る挨拶文の書き方

挨拶文はターゲットに合わせて内容が異なります。新規顧客に送る挨拶文の場合、冒頭部分が特に重要です。初めて見る会社のDMに顧客はあまり興味を覚えません。そこに定型的な挨拶文や商品名が並んでいると、ただの売り込みと感じて読む気を失うでしょう。

これから新しい関係を築くため、信頼してもらえるような挨拶文を考えなければなりません。

以下の2点をポイントにして文章を考えましょう。

・これは自分に必要なDMだと思わせるタイトルにする

・DMを読むメリット（有益な情報）があることを伝える

新規顧客に送る挨拶文の例文を、BtoBとBtoCに分けて紹介します。

1.新規顧客に送る挨拶文【BtoB】

（タイトル）

自社の要望に合う人材確保をお手伝い！（□□株式会社）

（本文）

〇〇株式会社

採用ご担当者様

「採用コストをあまりかけずに優秀な人材を確保したい」とお考えではありませんか？

そのようなお悩みを持つ採用担当者の方に、心強いサポートができるサービスがあります。

そのサービスとは〜

（サービス内容やおすすめの理由を上げ、魅力を伝える）

2.新規顧客に送る挨拶文【BtoC】

（タイトル）

あなた様は〇〇にお困りではありませんか？キャンペーン情報あり

（本文） 

〇〇があると、△△なことのことの原因になるため、お困りの方も多いかと存じます。しかしそのお悩み、（商品名やサービス名）の利用で解決できるかもしれません。

その理由は〜

（事実や根拠、数字などを上げ、商品の魅力を伝える）

さらに現在は期間限定で、キャンペーンを実施しております。

既存顧客に送る挨拶文の書き方

既存顧客に送る挨拶文のポイントは、親近感や特別感を与えることです。既存顧客は見慣れた会社からのDMなので親しみをもって開封することが予想されます。

挨拶文でその期待に応え、さらに限定価格や一部の顧客に向けたキャンペーンなど、特別感のある内容を盛り込むことで興味を惹きましょう。

商品・サービスを利用するだけでなく、企業のファンになって末長い常連客になってもらうことが目的です。

以下の2点をポイントに文章を考えます。

・顧客が親しみを覚え、特別感を感じる文面にする

・個人に向けたメッセージであることを強調する

既存顧客に送る挨拶文の例文を、BtoBとBtoCに分けて紹介しましょう。

1.既存顧客に送る挨拶文【BtoB】

（タイトル）

「経理業務を効率化して、重要度の高い仕事に注力できる！（□□株式会社）

（本文）

〇〇株式会社

経理ご担当者様

日頃より弊社のサービスをご活用いただき、ありがとうございます。

このたび、御社の業務をさらに便利にする機能がついた経理のシステムを開発しました。

そのシステムとは〜

（システムが他者と違うところやおすすめのポイントを上げ、魅力を伝える）

2.既存顧客に送る挨拶文【BtoC】

（タイトル）

今月お誕生日のお客様に、今月だけの割引価格をサービス！

（本文） 

いつもご利用いただき、誠にありがとうございます。

今月お誕生日を迎えるお客様に日頃の感謝を込め、今月中に限り、全商品を〇％引きの割引価格で提供いたします。

ぜひこの機会に、お客様のお気に入りアイテムを増やしてください。

郵送DMで高い効果を狙おう

郵送DMは送り方を工夫することで、高い効果が期待できるマーケティング手法です。書類のデザインや封筒の色、挨拶文の文面などをターゲットに合わせ、高い開封率と返答率が期待できます。

DMにはビジネスマナーが行き届いた送付状をつけることが大切で、挨拶文にも顧客のアクションを促すことがあります。書き方や例文も参考に、効果の高い郵送DMを実施しましょう。

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