封筒の「請求書在中」は手書き？印刷？正しい書き方を解説

取引先などに対して請求書を発送する際は、封筒に「請求書在中」と記載することが一般的です。そこで今回は、封筒に記載する請求書在中という添え字について、詳しく解説していきます。

文字を記載する位置など、関連する発送の際に知っておくべきポイントについてもあわせて解説するため、ぜひ参考にしてください。

封筒に「請求書在中」と記載する意味とは？

基本的に、請求書が入っている封筒には「請求書在中」と記載することが多いです。請求書在中と記載するのは必須事項ではないものの、一般的なビジネスマナーのひとつとして浸透しています。

封筒に「請求書在中」と記載する意味は、企業間の取引のための重要な書類である請求書が入っている封筒とほかの郵便物とを差別化させることです。請求書を送付する取引先には、それ以外にもダイレクトメールなどを含めたたくさんの郵便物が届きます。

そのため、封筒のなかに入っている書類がどのようなものなのかがひと目でわかるようにしておくと見落とし防止になり、スムーズに処理してもらいやすくなるのです。

「請求書在中」と記載されていれば、開封前でも請求書が入っているのだと判別できます。請求書確認処理や支払処理の業務効率化につながるように、請求書在中と書いておくようにしましょう。

ちなみに、「請求書在中」以外にも「親展」や「履歴書在中」などと封筒に記載する場合があります。これらのように、相手に封筒の重要性を伝えて、開封前から郵便物を仕分けしやすくするものすべてについて「添え字」と呼びます。

封筒に添え字を記載する場合には、四角い枠で文字を囲うように線を書き囲い文字にして目立たせるのが一般的です。ビジネス上で重要な書類を持つ郵便物は、間違ってほかのものにまぎれてしまわないように、封筒に添え字を記載するようにしましょう。

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封筒に「請求書在中」と記載する位置は？

封筒に「請求書在中」と記載する位置をどのあたりにするかは、厳密にルールが定められているわけではありません。しかし、「請求書在中」と記載する位置などは書くときのある程度のルールは決まっています。

実際の記載位置は見映えや見やすさも重視しながら選択することになるものの、基本的なビジネスマナーとしてのルールは理解しておきたいところです。

「請求書在中」と記載する位置は、その封筒が縦書き形式で書くのか横書き形式なのかによっても異なります。また、英語で請求書を送りたい場合もあるでしょう。

ここでは、縦書き形式と横書き形式の封筒や、英語でのビジネスレターの場合の3つの種類に分けて、封筒に書く「請求書在中」の位置について詳しくチェックしていきます。

縦書き

封筒に住所などを縦書きで書く場合であれば「請求書在中」も縦書きにして、記載する位置は表面の左下にするのが一般的なビジネスマナーです。

これは慣例としての決まりではあるものの、通常通りの位置に記載することで、請求書を受け取った相手側がより確認しやすくなります。

そもそも「請求書在中」と添え字を記載すること自体が相手側の郵便物の仕分けをしやすくする目的のため、慣例通りの位置に記載するといいでしょう。

封筒の表面には、それ以外にも受け取る相手の住所や企業名、個人名、郵便番号を記載します。書き方などによっては、これらの宛先の情報と「請求書在中」の記載位置が重なってしまいそうな場合もあるでしょう。

表書きの文字とかぶってしまっては、文字を目立たせられなくなってしまいます。これでは請求書が入っていることを相手側に充分に知らせられない可能性があるため注意が必要です。

位置が重なってしまう場合には、表書きが隠れてしまわないように位置を変えて記載するようにしましょう。

封筒に縦書きで記載する場合に、住所などの書き方をどのようにするかについても、あわせてチェックしておきましょう。表面に記載する内容は、基本的に受け取る相手側の情報と「請求書在中」の添え字です。

郵便番号用の枠があれば、その部分にあわせて相手側の郵便番号を記載します。もしも枠がない封筒であれば、右上の部分に横書きで郵便番号を書きましょう。郵便番号は算用数字を使って記載します。

相手側の住所は、郵便番号の右端から少し下げた場所に縦書きで書きます。縦書きで記載する場合には、番地などに漢数字を使うケースが多いです。住所のなかで、建物名は書かなくてもほぼ配達できますが、マナーとしては失礼にあたるためしっかりと記載しましょう。

相手側の宛名は、住所のとなりに書きます。住所の書き出し位置よりも1文字分下げた位置から書き始めるようにしましょう。

宛名は会社名、部署名、役職名、担当者名の順に書くのもマナーのひとつです。送りたい担当者が決まっていない場合には、会社名や部署名だけを記載する場合もあります。

これらの情報は1行にまとめてもいいですが、長くなるようであれば行を変えましょう。宛名の最後に1文字分あけて敬称を書きます。敬称は、担当者を記載する場合には「様」を、会社名や部署名のみであれば「御中」を使いましょう。

封筒の裏面には、送り主の会社名や担当者名、住所、送付日、〆という封字を記載します。縦書きの場合には、送付日のみを左上の端に書いて、送り主の会社名や担当者名、住所は下側に書きましょう。

封筒の裏面に継ぎ目があるかどうかによって、下側に書く情報を記載する位置が異なります。〆という封字は糊付けをした箇所の中央に交差する部分がくるように書くといいでしょう。

横書き

封筒に住所などを横書きで書く場合であれば「請求書在中」も横書きにして、記載する位置は表面の右下にするのがビジネスマナーとして一般的です。横書きの場合にも、郵便番号用の枠があれば、その部分にあわせて請求書を受け取る相手側の郵便番号を記載します。

もしも郵便番号の枠がない封筒であれば、封筒の左上の端から二文字ほどあけた部分に横書きで郵便番号を書きましょう。また切手の枠もなければ、切手は右上に貼りつけます。

住所の書き出しは、郵便番号の左端から一文字分下げたところからです。会社名や部署名などの情報は、住所よりもさらに一文字分下げて書き始めましょう。

裏面には、封筒の中央下側のあたりに送り主の情報を記載します。糊付けした場所から二行程度あけて書き出すのが一般的です。横書きの封筒を使う場合には、裏面に書く送付日は送り主の情報のすぐ上に書きましょう。

英語表記

グローバルな仕事をしている企業であれば、英語表記での請求書を送付する場合もあるでしょう。「請求書在中」を英語表記すると「INVOICE ENCLOSED」です。

ちなみに、英語で書く手紙は、ビジネス用と個人用とで封筒の大きさが違います。英文ビジネスレターでは大型封筒や赤青に枠取りされているエアメール用の封筒の使用が一般的ですが、白色封筒も使えます。ビジネス用の封筒の種類は、主にUSサイズと国内サイズの2つです。

USサイズのビジネス用封筒は横24cm×縦10.5cmで、定形外郵便として送ります。国内サイズのビジネス用封筒は日本工業規格洋形4号の横23.5cm×縦10.5cmのサイズで、定形郵便で送付可能です。

これはA4判の用紙を横に三つ折りすると入る大きさで、洋形4号はフォーマルの印象が強いとされています。

ビジネスレターの場合には、封筒に使われる紙の質や住所の書き方などによって相手に与える印象が異なることに注意が必要です。

この印象により、ビジネスの成果にまで影響を及ぼすケースまであるといわれています。とくにいい印象を相手に与えたい場合には、コットン100％で作られた上質紙の封筒を使用するのがおすすめです。

英文ビジネスレターでは、差出人の住所を表面の左上に記載するため注意しましょう。私信であれば、英文レターでも封筒の裏面に差出人情報を表記します。

「請求書在中」の文字色は？

「請求書在中」の文字色は、黒色で書いていてもビジネスマナーとしては問題がないです。しかし、「請求書在中」という添え字は、宛名を書く色と同じ黒色で記載しても目立ちにくいでしょう。

受け取る相手により確認してもらいやすくなるように、視認性を高められる文字色にするのが一般的です。そのため、「請求書在中」の文字色は青色や赤色のスタンプなどを使って表記されます。

ちなみに、「請求書在中」の文字の書式についてはとくにルールがありません。文字の体裁や見やすさに気を付けながら記載しましょう。たとえば、縦型の封筒であれば縦書きに、横型の封筒であれば横書きに記載すると、文字のバランスがよくなります。

それでは「請求書在中」の文字色について、青色で書くケースと赤色で書くケースをそれぞれ詳しくチェックしていきましょう。

青色で書くケース

基本的に、「請求書在中」という添え字の文字色については青色で書くケースが多いです。「親展」や「履歴書在中」などの文字は赤色で書くケースが多いですが、とある理由によってお金に関係するような内容の添え字の場合には赤色で書くことを避ける傾向にあります。この理由についてはのちほど詳しくチェックしていきましょう。

青色で記載すれば、視認性を高められて受け取った相手に理解してもらいやすく、相手を不快な気持ちにさせにくいです。

そのため、基本的には青色の文字色を選択するといいでしょう。もしも青色を避けたい理由があったり、青色以外のスタンプしかなかったりした場合には、赤色や黒色の文字色にすることも問題ないです。

赤色で書くケース

「請求書在中」という添え字の文字色は赤色で書くケースもありますが、基本的には青色で書く方が無難だとされています。

添え字の文字色には赤色を使うケースがよくありますが、お金に関係するような内容の添え字に関しては、とある理由によって赤色で書くことを避けることが多いです。

お金が関係する内容の添え字の文字色で赤色を避ける理由は、金銭面がマイナスになってしまったときの「赤字」、つまりは「損益」を連想させてしまうためだとされています。

そのため、ビジネスシーンでは好ましくないといわれており、赤を避けたいと考える方が一定数以上いることに注意が必要です。

「請求書在中」などのスタンプは、100円均一などでも安く手に入ります。赤色で書いていてもマナー違反ではないですが、相手が気にされるかもしれないと考えてしまうようであれば、スタンプなどを用意して青色で表記するようにしてもいいかもしれません。

「請求書在中」の記載は発行数にあわせて効率化を

「請求書在中」と封筒に記載することは、手書きしたりスタンプを押したりといった対応が可能です。しかし、これらの方法では封筒1枚1枚に対して作業が必要になってしまって、発行数が多い場合には対応が大変になってしまいます。

少ない場合は手書きやスタンプでも対応できますが、発行数が多い場合には発送ツールを利用して、作業の効率化をはかるといいでしょう。ここからは、発行数にあわせた対応についてチェックしていきます。

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少ない場合は手書きやスタンプでも

請求書の枚数が少ない場合には、添え字の部分は手書きやスタンプでも対応可能です。手書きする場合には、青色のペンなどで書きましょう。

「請求書在中」というように、添え字を手書きで書くのはマナー違反だと感じる方もいるかもしれません。しかし、ビジネスマナーとしてはとくに問題ないため、先方に失礼のないように丁寧に記入できれば、手書きでの対応も可能です。

ただし、一般的にはスタンプなどを使って表記されているケースが多く、手書きで書かれていることはあまり多くありません。手書きで記入してあると読みにくい可能性もあるため、より間違いない対応がしたい場合にはスタンプを使って記載しましょう。

スタンプであれば、封筒1枚あたりにかかる時間が少なくすみ、書き損じもありません。

手書きで書く場合には、文字の周りを線で囲む際に定規を使うときれいに書けます。読みやすくて大きい字で、はっきりと書くようにしましょう。手書きにすると書き損じのリスクがあり、見た目もスタンプなどには劣るため注意が必要です。

多い場合は発送ツールを利用

請求書の発行枚数が多い場合には、発送ツールを利用するといいでしょう。手書きやスタンプでは1枚ずつ個別に作業が必要になるため、どうしても作業効率は悪くなってしまいがちです。

しかし、発送ツールを使えば、「請求書在中」と記載する部分だけではなく、送付先情報の記載などの手間も効率化できます。

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「請求書在中」を正しく記載して郵送しよう

本記事では、請求書を発送する際に封筒に記載する「請求書在中」という添え字について解説しました。「請求書在中」と記載するのは必須事項ではないものの、一般的なビジネスマナーのひとつとして浸透しています。

封筒に「請求書在中」と記載する意味は、企業間の取引のための重要な書類である請求書が入っている封筒とほかの郵便物とを差別化させることです。

添え字によって封筒のなかに入っている書類がどのようなものなのかがひと目でわかるようになり、ダイレクトメールなどたくさん届く郵便物の仕分けがしやすいようにしています。これによって見落とし防止になり、スムーズに処理してもらいやすくなるのです。

受け取る相手がさらに判別しやすくなるように、視認性を高められる文字色にするのが一般的です。そのため、「請求書在中」の文字色は青色や赤色のスタンプなどを使って表記されます。赤色は「赤字」をイメージさせるため、できれば青色で記載したほうが無難でしょう。

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