請求書を送る封筒の選び方、宛名の書き方、送付時のマナーは?

企業が取引先などに請求書を送付する際、請求書を電子化して発行することも増えてきました。しかし、まだまだ紙の請求書を送付している企業も多いのが現実です。

そして、紙の請求書を送付する際に用いる封筒の種類は、長形3号または角形2号が一般的です。また、利用すべき封筒の色や宛名の書き方などのマナーも存在します。このマナーを知らないままだと最悪の場合、取引先に迷惑をかけてしまう可能性もあるので注意が必要です。

そこで今回は、請求書の発送業務などを行う企業の経理担当者が知っておくべき請求書を入れる封筒の選び方やマナーなどについて、詳しく解説していきます。法人と取引をする個人事業主なども役に立つ知識なのでぜひ参考にしてください。


目次[非表示]

  1. 1.請求書入りの封筒の書き方
    1. 1.1.表面の書き方
    2. 1.2.送付先の住所
    3. 1.3.宛名
    4. 1.4.「請求書在中」の文字
    5. 1.5.裏面の書き方
    6. 1.6.継ぎ目のある場合
    7. 1.7.継ぎ目のない場合
  2. 2.請求書を封筒で送る際のマナー
    1. 2.1.送付状を同封する
    2. 2.2.封筒へ正しく入れる
    3. 2.3.糊付けして閉じる
  3. 3.請求書入り封筒は正しいマナーを守って送付する


請求書を入れる封筒の選び方

請求書を入れる封筒を選ぶ上で、以下3つのポイントがあります。

1.封筒のサイズ

2.封筒の色

3. 封筒の種類

上記3つの内容をそれぞれ解説していきます。


1.封筒のサイズ

企業が請求書を入れる封筒によく利用しているサイズは長形3号と角形2号です。

それぞれのサイズや郵便料金などを解説していきます。

●長形3号

長形3号の封筒は横120mm×縦235mmで、定形郵便物として送付できる最大のサイズです。

この封筒では、A4サイズの用紙を三つ折りにして入れることができます。

長形3号を利用する際は注意点があります。

定形郵便物は厚さ1cm以下で重さ50グラム以下のものに限り、これを超えると定型外郵便物となってしまいます。

定形郵便の郵便料金(税込価格)は2段階に分けられていて、25グラム以内が84円、25グラムを超えて50グラム以内までは94円です。※料金は2022年1月時点の日本郵便株式会社の金額です。

【出典】「日本郵便」(手紙(定形郵便物・定形外郵便物)の基本料金)​​​​​​​https://www.post.japanpost.jp/send/fee/kokunai/one_two.html 


●角形2号

角形2号のサイズは、横240mm×縦332mmでA4サイズの用紙を折らずそのまま入れることができます。履歴書や契約書などの特に重要な書類で、折り目をつけたくない場合に利用される封筒です。

角形2号は定形外郵便になってしまいます。重さ50グラム以内の場合でも郵便料金(税込価格)は120円かかります。

【出典】「MakeLeaps」(請求小封筒の書き方ガイド(封筒の選び方・請求書の折り方など))https://www.makeleaps.jp/%E8%B3%87%E6%96%99/%E8%AB%8B%E6%B1%82%E6%9B%B8/invoice-envelope/


2.封筒の色

一般的に封筒は、白や薄い青色やグレーなどの封筒を使います。白色だと中身が透けやすいため、厚めのものや裏地のあるタイプの封筒を使用すると良いでしょう。

ほかにも薄い茶色のクラフト封筒を使用すると、透けにくくなるので効果的です。


3.封筒の種類

封筒の種類を変更したり新しく請求書用の封筒を追加したりすることで、請求書の発送業務を効率化することができます。例えば取引先の企業に送付する請求書が大量にある場合は、以下のような封筒が役に立ちます。

①窓付き封筒

➁請求書在中と印刷された封筒

窓付き封筒は、請求書に記載する住所と封筒の窓部分を合わせることで、請求書の住所をそのまま宛名として利用できます。

他にもあらかじめ「請求書在中」と印刷した封筒を用意すると、封筒の表面に都度記載する手間を省くことができます。


請求書入りの封筒の書き方

請求書入りの封筒には「請求書在中」と記載するなどの書き方や送り方があります。ここでは封筒の表面と裏面の書き方について解説します。特に裏面の書き方は、封筒の仕様によっても異なるので知っておきましょう。

表面の書き方

送付先の住所

封筒右上の郵便番号欄の下に、一文字分のスペースを空けて住所を書き始めます。このとき、住所は都道府県から省略せずに記載する方が丁寧な印象を与えることができます。

また企業の住所を書く際は、ハイフンを用いるのではなく「丁目」や「番(地)」などの正式な書き方をしましょう。

請求書の発送などの請求業務で、切手を都度貼付している場合は「料金後納」を利用することも検討しましょう。また日々の請求書業務の工数や人的コストの削減をしたい方は是非、「NEXLINKオンデマンド便サービス」をご検討ください。

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宛名

封筒の中心に、宛名として送付先の名前を大きく記入します。

送付先が企業であれば、会社名と部署名を記入します。

そして、その左側(封筒の中心)が送付先の担当者名になります。

担当者に役職がある場合は、名前の前に役職も記入しましょう。

このとき、送付先が特定の個人なのか組織宛なのかで正しい敬称が異なるので注意しましょう。

経理のご担当者様や特定の個人名の場合は「様」、会社や部署のような組織宛の場合は「御中」と付けましょう。

「請求書在中」の文字

請求書を入れる封筒には「請求書在中」という文字を左下に記載します。「請求書在中」の文字は、封筒の記載が縦書きなら縦書き、横書きなら横書きにして合わせましょう。

これは絶対に記載しなければならないルールではありませんが、通常の郵便物に紛れないように受け取り側の企業が「取引先からの請求書が届いているな」と見つけやすくするためのマナー的な慣習です。

「請求書在中」の文字色は、赤や青などの目立つ色で記入しましょう。ただし、赤い文字は「赤字」につながるとして忌避する会社もあるので青色が無難です。

封筒に都度「請求書在中」の文字を手書きするのではなく、あらかじめ封筒に印字しておいたり「請求書在中」のスタンプを利用したりすると効率的にできます。

裏面の書き方

請求書を入れる封筒の裏面は、送り主(差出人)である自分の情報を記載します。封筒裏面の継ぎ目の有無によって書き方が違うので注意しましょう。ただし郵便番号は継ぎ目の有無に関わらず横書きです。

継ぎ目のある場合

封筒裏面に継ぎ目がある場合は、右側に送付者の郵便番号と住所、左側に氏名を記入します。

上の参考画像は個人名のみですが、企業の場合は、自社の名前や自分の所属部署を継ぎ目と住所の間に記入してください。

そして、左側上部に送付日を記載しましょう。

封筒を誰も開封していないことを示すために、蓋の中央部に「〆」の封字を入れてください。「〆」以外にも「封」や「緘」と書く場合もあるので覚えておきましょう。

継ぎ目のない場合

継ぎ目がない封筒の場合は、継ぎ目のある封筒と違い、全て左側に寄せて記入します。

上の画像のように左側上部に送付日、その下に住所と名前、一番下に郵便番号を記入しましょう。

封字の「〆」は、継ぎ目の有無に関わらず蓋の中央部に入れます。


請求書を封筒で送る際のマナー

最後に、封筒に請求書を封入する際のマナーについて解説します。このマナーは請求書に限らず、見積書や納品書などの書類送付でも役に立つので忘れないようにしましょう。

送付状を同封する

請求書を送付する場合は、内容物や数量を記した送付状を同封してください。送り状、添え状、挨拶状、カバーレターなどとも呼ばれることがあり、送付先に丁寧な印象を与えることができるだけでなく、送付ミスを防いだり、補足説明を加えたりすることができます。

封筒へ正しく入れる

●長形3号

長形3号は書類(請求書)を折る必要がありますが、ただ封筒に入ればいいというわけではなく、折り方があります。

請求書の正しい折り方は、まず下側から折った後に上側を折って三つ折りにします。紙を折るときは、請求書の内容が書かれた面に向かって折り、内容が見えないようにします。折ったら、請求書のタイトルが書かれた面が一番上(開いたら一番最初に見える状態)になっているか確認しましょう。

送付状は請求書の上に重ねて折り、一緒に入れます。封筒に入れる際は、封筒を裏返し、請求書の上端が右側になっていることを確認して入れてください。

●角形2号

角形2号は、請求書や送付状を折らずにそのまま入れます。また請求書などをクリアファイルに入れて封入することで、紙が折れにくく破損対策になるのでおすすめです。

糊付けして閉じる

封筒の蓋を閉じる際は、糊付けするのがビジネスマナーなので、セロハンテープや両面テープを用いないようにしましょう。

糊付きの封筒を用意しておくと、封入作業が楽にできて効率化することもできます。


請求書入り封筒は正しいマナーを守って送付する

本記事では、請求書の封筒を送付する際に重要な書き方やマナーについて解説しました。請求書を送付する上でのビジネスマナーが守れていないと、たとえば「請求書在中」と記載していない場合、送付先の企業が重要書類だと気づけない可能性もあります。

取引先の企業と良い関係を築いていくためにも、ぜひ参考にしてください。

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