オンデマンド印刷とは？オフセット印刷との違いやメリットを解説

印刷の方式はいくつかの種類があります。

パソコンの発展とともに開発され、今では利便性の高い印刷方式としてよく利用されているのが「オンデマンド印刷」です。

オンデマンド印刷は、現在も品質が向上し続けていると同時に、最近はインターネットで手軽に発注できるクラウドサービスの需要が飛躍的に伸びています。

小ロットで注文できて印刷コストの軽減につながり、企業のテストマーケティングや最近注目されている「A4はがきの郵送DM」などで、オンデマンド印刷が利用され、大きな効果を生んでいます。

この記事では、オンデマンド印刷のメリットと、オフセット印刷の違いなどについて詳しく解説しています。

オンデマンド印刷の基礎知識

まずオンデマンド印刷の基礎知識について、オンデマンド印刷とは何かという点と、オフセット印刷との相違点について解説しましょう。

オンデマンド印刷とは？

「オンデマンド＝on demand」とは、英語で「要求に応じる」という意味です。

そして「オンデマンド印刷」とは、利用者のニーズに応じた印刷技法を指しています。

通常のオフセット印刷は、一度に大量に印刷できる利点があります。

しかしながら、必要な部数だけ少量の印刷でよいというケースがあり、そのようなニーズに適した印刷方法がオンデマンド印刷なのです。

従来のオフセット印刷に比べ、オンデマンド印刷には多くのメリットがあり、各企業のニーズも年ごとに高まってきています。

なお、オンデマンド印刷では、大きな印刷機ではなく高性能なレーザープリンターが使用されることが多く「カラーダイレクト印刷」と呼ばれることもあります。

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オフセット印刷との違い

オフセット印刷では、入稿データを印刷所が製版して印刷用のデータを作り、それをもとにアルミの板で印刷用の版である刷版を製作し、専用の印刷機で印刷作業に入るという工程になっています。

刷版では「C（シアン）・M（マゼンタ）・Y（イエロー）・K（ブラック）」の4つのインクごとに版が必要なので4枚の版が作られます。また、特殊インクを使う場合では、その色の数だけ版を作成するようになっています。

オンデマンド印刷のメリット・デメリット

・請求書を作成次第、即日相手に送れる

・請求書の封入や郵送の手間が省ける

・ペーパーレスに取り組む企業との取引にも対応できる

一方、請求書をメールで送る主なデメリットは次のとおりです。

・電子取引に対応していない取引先に強制すると、システム導入や業務フロー整備などの負担をかけることになる[1]

・情報セキュリティの脆弱性やヒューマンエラーによるデータ破損・消失のリスクがある

・メールアドレスやメールの共有機能（bccやccなど）の間違いで意図しない相手へ送ってしまう可能性がある

FAXで送信する

「紙の形式で郵送よりも早く送りたい」「取引先から依頼された」といった場合には、FAXで請求書を送信するケースもあります。

ただし、請求書は原本保管が原則であり、FAXの請求書は仮の書類として扱われます。そのため、後日あらためて原本を取引先へ郵送するのが一般的です。

自身の都合でFAXを利用する際は、事前に取引先から了承を得るようにしましょう。

請求書を郵送する流れ

ここでは請求書の郵送について、一般的な方法を解説します。請求書は証憑書類（取引を立証する書類）かつ信書扱いになるため、慎重に取り扱いましょう。

STEP1：請求書の作成

紙の請求書はA4サイズ1枚に収まるように作成します。記入は手書きとパソコンのどちらでも可能です。

紙の請求書のフォーマットやレイアウトなどについて、法的な決まりはありません。しかしビジネス上の取引である点を考慮し、見やすさや品性を重視した請求書に仕上げましょう。

フォーマットが決まらない場合は、Webサイトや会計ソフトなどが提供している無料テンプレート（雛形）の利用をおすすめします。

請求書に記載すべき内容は次のとおりです。

請求書を作成した後は、記載内容に誤りがないか確認しましょう。請求書の間違いは会計データのズレを生じさせるため、取引先と自社の経理処理に支障をきたします。

請求書の記載にミスがあったときは、一から新しい請求書をつくり直します。二重線＋訂正印や修正テープなどでの訂正は、正確性の担保の観点から避けましょう。

なお、請求書への押印はなくても法的に問題はありません。取引先から依頼があったり、信頼性を担保したかったりする際は、「捺印欄」もしくは「社名の右側」に押印します。

STEP2：送付状の作成

送付状とは、取引先への挨拶や請求書の概要を記載した書類です。郵送時に送付状を同封する理由は次のとおりです。

・ビジネスマナーとして一般的であるため

・送付書類の枚数や内容に誤りがないか確認できるため

・請求書に関する補足情報を記載できるため

送付状には、以下の内容を記載しましょう。

＜送付状の文例＞

STEP3：封筒に請求書と送付状を封入

郵送用の封筒には、長形3号または角形2号を使用します。縦書き・横書きタイプのどちらでも問題ありません。

長形3号の封筒を使用する際は、書類の印字面を内側にして三つ折りにして封入します。

三つ折り時は、先に書面の下側を内に折り曲げてから、書類の上側を折り曲げましょう。上側を先に開くようになるため、読み手が書面上部に記載された宛名を最初に確認できます。

なお、角形2号を使用する場合は三つ折りにする必要はありません。

書類を封入する際は、読み手が先に送付状を確認できるよう、送付状を請求書の上に重ねます[2]。

また書類を封入する封筒には、請求書用とするため以下の作業を忘れずに行いましょう。

・表面には取引先の宛名と住所、裏面には差出人の所属会社名・氏名・住所を記載する

・脇「請求書在中」と記載する、または同文のスタンプを押す

・書類を封入して糊づけした後、封じ目（〆）を書く

・自分で切手を準備する際は忘れずに貼りつける

STEP4：封筒に請求書と送付状を封入

請求書は「特定の受取人に対して、差出人の意思表示や事実通知を行う文書」である信

書にあたります。信書は日本郵便または信書便事業者しか対応できず、宅急便やゆうパックで発送するのは法律違反です。

なお、一定の条件を満たせば、信書を宅配便で送ることはできます。しかし条件の一つに「無封状態にすること」があるため、重要な情報が載っている請求書について利用するのはおすすめしません。

請求書を郵送する際の注意点

請求書を郵送する際は、「中身が透けにくい封筒を使用する」「郵便物の重さに適応した切手を貼る」「事前に提出期限を確認しておく」といった点に注意しましょう。

●中身が透けにくい封筒を使用する

信書である請求書は第三者に見られないよう、中身が透けない・見えない封筒を利用しましょう。請求書の封入におすすめの封筒は次のようなものです。

・青やグレーなどの色が付いたもの（白色は透けやすいので避ける）

・分厚いもの

・透け防止加工が施されたもの

●郵便物の重さに適応した切手を貼る

切手は郵便物の重さに適応したものを貼りつけましょう。万が一、切手代が不足したまま受取人のもとに届くと、受取人が切手代金を支払う可能性があります。

郵便局の窓口ならその場で封筒の重さを量ってくれるため、確実に郵送したいときには窓口の利用がおすすめです。

●事前に提出期限を確認しておく

請求書を郵送する際、取引先から提出期限（必着日）を指定されことがあります。

たとえば月次決算を行っている企業が取引先の場合、決算作業時に請求書が届いていないと当月の数字が確定できません。請求書の送付が遅れてしまうと、取引先の経理処理に支障をきたします。その結果、支払いが翌月に回され、自社への入金が1か月以上遅れる可能性があります。

そのため、請求書の提出期限は事前に確認しておきましょう。できれば提出期限より数日～1週間以に提出すると、取引先にも余裕が生まれます。入金額の間違いや未払いのリスクも減らせるはずです。

 請求書の郵送は記載内容・注意点を確認し正しく行おう

請求書を郵送する際、取引先から提出期限（必着日）を指定されことがあります。

たとえば月次決算を行っている企業が取引先の場合、決算作業時に請求書が届いていないと当月の数字が確定できません。請求書の送付が遅れてしまうと、取引先の経理処理に支障をきたします。その結果、支払いが翌月に回され、自社への入金が1か月以上遅れる可能性があります。

そのため、請求書の提出期限は事前に確認しておきましょう。できれば提出期限より数日～1週間以に提出すると、取引先にも余裕が生まれます。入金額の間違いや未払いのリスクも減らせるはずです。

請求書を郵送で取引先に提出する際は、請求書・送付状の記載内容や使用する封筒、郵送時の注意点などを事前に確認しておきましょう。取引先・自社の経理処理がスムーズになるだけでなく、入金関連のトラブル予防にもつながります。

請求書の送付業務を効率化したいときは、ネクスウェイの郵送DM発送サービ「NEXLINKオンデマンド便サービス」の利用をご検討ください。書類の形状・レイアウトを選択し、宛名や内容などを記載した原稿ファイルをアップロードいただければ、印刷から相手方への発送までワンストップで対応します。