督促状の正しい書き方と例文を紹介！作成を自動化できるサービスもチェック

督促状とは、支払いの期日までに入金がない場合に送る書類です。支払いを強制する法的効力はありませんが、支払期限が過ぎていることを知らせ、早めに支払うことを促します。督促状を送るときは、書き方や送るタイミングに注意が必要です。

本記事では督促状と催促状の違いや督促状の書き方、送るときに注意したいポイントなどを解説します。

督促状とは

督促状とは、期限内に代金の支払いが行われない場合、入金を促すために送る書類です。
日々の取引では支払い期日までに入金がないといったことも起こりやすく、一定期間内に入金が行われない場合には督促状を送ります。

似た名称の書類に「催促状」がありますが、督促状とは違います。

ここでは、督促状と催促状の違いや督促状の法的効果についてみていきましょう。

催促状との違い

督促状と似た書類に、催促状があります。両者は支払いを促すという点で共通していますが、支払いをお願いするニュアンスが異なります。

「催促」は「折り返しの電話を催促する」など日常的にもよく使われる言葉で、督促よりも穏やかなニュアンスです。そのため、催促状は支払い期日を過ぎたばかりのころ、比較的控えめな調子で入金をお願いする際に送ります。

催促状を出したあと、しばらくしても入金がない場合に送るのが督促状です。催促状よりも強い調子で入金を促します。

催促状は支払いを促す内容だけを記載した書類ですが、督促状は「期日までに支払いがなければ法的措置をとる」といった強い表現で支払いを促すのが特徴です。

どちらも法的な拘束力はなく、入金を促すニュアンスが異なる書類といってよいでしょう。

督促状の法的効果

督促状には、入金を強制する法的な拘束力はありません。しかし、督促状を送ったことで、債権の消滅時効を停止する効力はあります。

取引の相手に対する債権は、一定期間相手に何も請求をしなければ消滅してしまいます。しかし、督促状を送ることで6ヶ月間、時効の完成を食い止めることができるのです（民法153条）。債権者は、その6ヶ月の間に裁判上の請求などの法的手段に出ることで、時効の完成を阻止できます。

参考：e-GOV 法令検索

督促状の書き方

督促状に記載する項目内容は、以下のとおりです。

• 宛先
• 発行日
• 差出人の連絡先
• 表題
• 支払いを催促する記載

督促状は必ずしも紙媒体である必要はなく、メールなどを利用して送付しても督促状としての役割を果たします。いずれの場合も、発信者と受信者、督促状の内容が明確でなければなりません。

ここでは、督促状に記載する項目を個別に解説します。例文も紹介しますので、参考にしてください。

記載する内容

督促状に記載する項目について、それぞれの内容をみていきましょう。

宛先 

まず、宛先を記載します。支払いを催促する相手先の企業名に「御中」をつけるか、代表者宛てにして「様」をつけます。特にいつもやりとりしている担当者がいる場合は、部署名・担当者名を入れましょう。

代表者宛てであれば「〇〇株式会社代表取締役〇〇様」と記載し、担当者宛ての場合は「〇〇株式会社〇〇部〇〇課（役職名）〇〇様」と記載します。

発行日

次に、督促状の発行日または送付日を記載します。督促状は支払期日が過ぎていることを知らせる文書であり、支払日の過ぎた発行日・送付日の記載は、督促状であることを明らかにするために必要です。

また、発行日の記載を記載することで、支払いに関する問い合わせが入った際、どの督促状に関する内容かも特定しやすくなるでしょう。

差出人の連絡先 

差出人の連絡先として、会社名・担当部署・担当者の氏名を記載し、捺印します。必要であれば、担当者の上長の氏名も一緒に記載してください。

督促状が届いた相手先は、折り返し支払いについて問い合わせやお詫びの連絡をしてくることも少なくありません。連絡がスムーズにとれるよう、担当者に直接つながる電話番号やメールアドレスも記載しておくとよいでしょう。

表題

表題は、基本的に「督促状」と記載します。督促という文字は支払いに対する強制力がありますが、相手にプレッシャーを与えることは否定できません。

今後も関係が続く取引先には、そこまで強いニュアンスにしたくない場合もあるでしょう。そのようなときは、「お支払いのお願い」「代金のお支払いについて」といった表題にすることで、柔らかい雰囲気にすることができます。

支払いを催促する記載

表題のあとに、支払いを求める本文を記載します。以下の内容を具体的に明記しましょう。

• 何の支払いについての催促か
• 支払金額はいくらか
• 支払期日はいつか

さらに、「支払予定はいつになるか連絡がほしい」という内容も記載します。

記載内容は、間違いがないよう十分な注意が必要です。

状況により、法的措置をとる可能性を示唆する文章を記載します。今回の督促状を送ってもなお支払いがなかった場合、法的措置を検討するという内容です。

督促状を送付した時期と入れ違いに、先方が入金している可能性もあります。そのような状況も想定して、お詫びの一言を入れておきましょう。

また、入金の際は連絡をお願いする文言を添えることもおすすめです。

督促状の例文

督促状の例文を紹介します。あくまで一例であり、自社の状況に合わせて内容は適宜ご変更ください。

督促状の送り方

督促状は普通郵便で送るのが一般的です。督促状には法的な拘束力がなく、あくまでも支払いを依頼する書類であり、書留や内容証明郵便で送る必要はありません。

督促状であることを認識してもらうために、封筒の表書きには「督促状」や「お支払いに関するお知らせ」などの記載を朱書きします。何も書かないと、ほかの郵便物に紛れて気付くのが遅くなる可能性もあるため、忘れないようにしてください。

督促状を出す際のポイント

督促状を送る際は、いくつか注意したいポイントがあります。まず、督促状を受け取ったとき、先方がどの支払いの件かすぐにわかるよう請求書のコピーを送ることが大切です。また、督促状は先に催促状を出したあとに送るなど、送付のタイミングには注意しなければなりません。

ここでは、督促状を出す際に注意したいポイントを解説します。

請求書のコピーを同封する

相手先は多くの取引を抱えている場合もあり、督促状だけ送られてきてもすぐにどの件に関する督促かがわからない場合もあります。そのため、どの支払い分かが一目でわかるよう、請求書のコピーを同封しましょう。

その際は、新たな請求書と勘違いして二重計上されないように、コピーに「再発行」や「写」といった記載を朱書きしてください。

送るタイミング

督促状は、支払い期日を過ぎてすぐに送るものではありません。支払い期日を数日過ぎた程度のタイミングでは、まず催促状を送るのが一般的です。

支払い期日をうっかりやり過ごしてしまうことはありがちで、いきなり督促状を送られてきては驚いてしまうでしょう。まずは、催促状を出して支払いを依頼します。

督促状を送るのは、催促状で支払いを促してもなお支払いが確認できない場合です。送るタイミングは、催促状を送付してから1週間程度過ぎてからが目安になるでしょう。

督促状を出しても支払いがない場合

督促状を出しても支払いがない場合には、法的措置の検討が必要です。まず、内容証明郵便で催告書を送ります。催告書は、督促状の次の局面で送る書類です。

督促状はあくまで支払いを「依頼する」書面ですが、催告書は強制力を伴う文言で支払いを求めます。内容証明郵便で送るのは、督促した事実を記録に残し、あとで裁判になった際に証拠として提示できるようにするためです。

催告書の送付は、法的措置をとることを前提にしたものといってよいでしょう。催告書を送付しても支払いがない場合、裁判所を通して「支払督促」を行います。支払督促とは、裁判所から相手先に支払いを求め、異議申立てがない限り通常の判決と同じ効力が発生する制度です。その後、強制執行や差し押さえの手続きが行われます。

督促状発行の自動化ならDoculinkがおすすめ

取引先が多い場合、毎月催促状や督促状を送るケースも増えてきます。その都度、書類を作成するのは手間やコストがかかるでしょう。そのような場合に役立つのが、帳票作成のサービスです。

「NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプ」であれば、Web上で帳票を作成し、発送までスピーディに手配できます。

サービスの概要をみていきましょう。

帳票作成のコストを削減

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプは、帳票1通あたりの単価に応じて料金が発生する従量課金制のサービスです。

月額固定料金がないため、帳票を作成しない月はコストがかかりません。督促状を作成するために専門ツールを導入したり、システム開発したりすることも不要です。初期費用をかけず、社内で手間なく督促状を作成できます。

Web上で簡単に帳票を作成・修正できるため、これまで印刷会社のオペレーターに依頼していた作成・修正にかかる作業工数についても大幅な削減が可能です。

最短翌営業日に発送

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプに申し込みをすると、2〜3営業日でユーザーIDが発行され、最短1週間で帳票を新規作成できます。修正には随時対応しており、即日の対応も可能です。

最短翌営業日の発送ができ、作成・印刷・発送までスピーディーな処理を実現します。

また、NEXLINKオンデマンド便 DoculinkタイプではさまざまなパターンのテンプレートをMicrosoft Excelで作成できるため、ツールの操作方法を覚える手間がありません。社内での作業は宛先リストの抽出とCSVデータのアップロードのみの最小限にとどめ、作業工数を大幅に削減します。

操作方法など不明点は電話によるサポートもあり、安心して運用できるのもメリットです。

督促状は書き方に注意してタイミング良く送ろう

督促状は、支払いが遅れている代金の入金を促す書類です。催促状よりも強いニュアンスがあるため、送るタイミングには注意しなければなりません。督促状を送るときは記載する項目に漏れや間違いがないかをよく確認し、行き違いで入金された場合を想定したお詫びの一言も忘れないようにしましょう。

取引先が多く、催促や督促をする機会が頻繁に発生する場合、業務に支障をきたすことも多いかと思います。帳票作成のサービス・NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプであれば、督促状を発送する手間とコストの削減が可能です。ぜひ、利用を検討してみてはいかがでしょうか。