催促状の正しい書き方は？記載事項や例文を紹介

催促状は、期限の過ぎた支払いを催促する文書です。期限を過ぎた初期段階に送るもので、文面は督促状よりも穏やかなニュアンスで表現します。

本記事では、催促状の書き方や送るときのポイントを解説するとともに、催促状の作成・発送の手間を省けるサービス・NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプについて紹介します。

催促状とは

催促状とは、期日を過ぎている支払いを催促するために出す書類のことです。支払い期日を過ぎてまもないころは、相手は単純に支払いを忘れている可能性があります。

そのため、催促状は期限経過後の初期段階に、期日が過ぎていることに気づいてもらうことを主な目的として送ります。

ここでは、催促状と督促状・催告書の違いや、催促状を出す時期についてみていきましょう。

督促状や催告書との違い

催促状とよく似た書類に、督促状があります。どちらも支払いを催促する書類ですが、送る時期と履行を求めるニュアンスが異なります。催促状は支払いが遅れた初期の段階に送るもので、あくまで「支払いのお願い」をするというニュアンスです。

これに対し督促状は、催促状を送っても支払いがない場合に送ります。履行がない場合は法的手段に出るという強いニュアンスを含んでいるのが特徴です。催促状も督促状も、法的な支払いの強制力はないという点で共通しています。

督促状を出しても支払いがない場合、法的手段を取る前の最終通告として送るのが催告書です。催促状や督促状はあくまで支払いを求める文書であり、普通郵便で送りますが、法的措置を見据えた催告書は内容証明郵便で送ります。内容証明は「いつ、誰から誰宛てに、何を伝えたのか」を証明するもので、将来、裁判になったときの証拠になる郵便物です。

催告書を送っても支払いがないと、利息や遅延損害金を加算された金額が一括請求されます。それでも支払いがない場合は、裁判の手続きへと進む流れです。

催促状を出す時期

催促状は、最初の支払期日が過ぎても支払いがない場合に出す書類です。ただし、期日を過ぎてすぐに出すわけではありません。

支払方法が銀行振込みの場合、入金の確認に日数を要すケースもあります。先方が支払期日の当日に振込みをした場合を考慮すると、期日を過ぎてから1週間程度の猶予をもって入金の有無を確認するのが一般的です。そのため催促状は、支払いの期限から約1週間経過しても入金がない場合に送るのが適切といえるでしょう。

また、支払期日に取引先から入金がない場合、自社に何らかのミスがある可能性があります。以下の点がないか確認してみましょう。

• 請求書を送っていない
• 請求内容が間違っている
• 請求書の送り方が間違っている

まず請求書の控えを確認し、きちんと送っているか、内容に間違いがないか確認します。いつもメールで送っているのに郵便で送ってしまった場合、取引先が郵便で請求書が届いていることに気づいていない可能性もあるでしょう。

いつも郵便で送っている場合でも、何らかの事情で請求書が届いていない可能性があります。

請求書が届いているかを確認し、届いているのに支払いがない場合は催促状を送りましょう。

催促状の書き方

催促状は支払いの期限を過ぎて間もなく送る文書であり、あくまでも支払いのお願いです。支払いを忘れていることに気づいてもらうことが目的のため、強い表現にならないように注意しなければなりません。今後の取引に支障をきたさないよう、穏やかな表現を心がけましょう。

ここでは、催促状に記載する項目と例文を紹介します。

記載する項目

催促状に記載する項目は、以下のとおりです。

どの請求が未払いとなっているのかがすぐにわかるように、日付や取引内容を明確に記載することが大切です。

また、すぐに代金を支払えるよう、金額と振込先を記載することも忘れないでください。本文の最後には、入金と入れ違いだった場合を想定した謝罪の文言も記載しましょう。

催促状の例文

記載項目をもとに、催促状の例文を紹介します。

催促状を送るときのポイント

催促状を送る際は、いくつか押さえるべきポイントがあります。まず、支払いがすぐにできなかった相手の事情に理解を示すことが大切です。

また、多くの取引をしている場合、催促状がどの取引の分かわからない場合があります。そのため、請求書の写しを一緒に送ることも忘れないようにしましょう。

ここでは、催促状を送るときのポイントを解説します。

相手の事情に理解を示す

催促状は、支払いが遅れた初期段階で送る文書です。支払いが遅れていることにはさまざまな理由が考えられます。

「忙しくて入金が遅れている」「うっかり忘れてしまった」といったことも考えられるでしょう。そのような場合、催促状を送ったらすぐに入金される場合がほとんどです。

今後も取引が続くことも考慮し、本文には相手の事情に理解を示す一文を入れるようにしてください。

請求書の写しを同封する

相手先が多くの取引先を抱えている場合、催告状をもらってもどの支払い分なのかすぐに確認できないかもしれません。そのため、支払いの内容がすぐにわかるよう請求書の写しを入れることをおすすめします。

元の請求書と区別するために、「再発行」や「写し」といった記載を朱書きし、コピーであることを明確にしておいてください。請求書の写しを同封した場合は、同封したことを催促状の本文に記載しておきましょう。

催促状の送付をシステム化できるDoculinkのサービス

数多くの取引先や顧客をもつ会社では、毎月支払いの遅延が発生することも少なくないと思われます。催促状を発送する業務は手間とコストがかかり、大きな負担となっているのではないでしょうか。

そこで役立つのが、帳票作成サービスです。帳票作成サービスのNEXLINKオンデマンド便 DoculinkタイプはWeb上で帳票の作成から発送の手配まで簡単にできるサービスで、催促状作成の作業工数を大幅に削減することができます。

ここでは、帳票作成サービス・NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプを解説します。

印刷・発送までワンストップで対応

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプは、催促状をはじめとする帳票の作成から印刷・発送まで自動化し、ワンストップで対応するサービスです。

自社での作業は宛先リストの抽出とCSVデータのアップロードで、あとは個別帳票をPDFで作成し、発送形状を選択するだけです。作業工数を大幅に削減し、これまで帳票作成に費やしてきた多くの時間を有効活用できます。

初期費用・月額固定料金なし

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプは専門ツールの導入やシステム開発が不要であり、初期費用がかかりません。

月額の固定料金はなく、帳票1通あたりの単価に応じて料金が発生する従量課金制です。作成した月だけ料金が発生する仕組みで、コストを抑えた運用ができます。

また、社内で帳票を作成できるため、印刷会社に帳票作成や修正を依頼する手間もなくなります。

申し込みから最短1週間で帳票の新規作成ができ、修正は当日の対応も可能です。

サポート体制も万全

帳票フォームやテンプレートはエクセルで作成できるため、ツールの操作方法を覚える必要もありません。

サポート体制も万全です。帳票作成のレクチャーや作業の代行などにも対応できるため、操作に関する不安を解消できます。操作方法についてわからないことは電話による丁寧なサポートもあるため、安心してサービスを利用できます。

催促状は正しく作成しよう

催促状は、支払いの期限が過ぎて1週間ほど経過したころに出す文書です。支払いを忘れていることに気づいてもらうことを主な目的としています。文書の表題には「催促状」の文言は使わず、本文も穏やかな表現を心がけましょう。

催促状の作成・発送業務が多く、負担になっているという会社におすすめなのが、帳票作成サービスのNEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプです。帳票作成だけでなく印刷・発送までワンストップで対応し、作業の手間とコストを抑えます。催促状作成の負担を少しでも軽減したい方は、ぜひご検討ください。