通知書の正しい書き方は？テンプレート・例文も紹介

通知書とは何らかの物事を相手方に通知する文書であり、企業では社内や社外向けに、さまざまな内容の通知書を作成・発行しています。通知書には基本的な書式があり、正しい記載が必要です。

本記事では、通知書の正しい書き方や作成のポイント、企業で作成する代表的な通知書について解説します。通知書の作成・発行に便利なサービスも紹介しますので、チェックしてください。

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通知書とは？

通知書とは、 何らかの物事を受取人に通知するための書類や文書のことです。 公的機関から特定の内容を知らせる場合や、企業が社内・社外に向けて連絡事項、決定事項などを知らせる場合に作成されます。

企業で作成する社内向けの通知書は、主に人材の採用や雇用関係、制度変更に関連するものが多く、社外向けは契約や支払い、自社製品の広告などで通知書を作成することが多いでしょう。

会社や業務によって、取引先や顧客宛に独自の通知が必要になる場合もあります。たとえば、サービスのログインID通知書や送付先変更通知書など、連絡事項がある場合に作成・発行します。

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通知書の書き方

通知書には特に決められた書式はありませんが、ビジネス文書の形式で作成するのが一般的です。ある程度のパターンは決まっているため、テンプレートを用意しておくと効率的に作成できます。

ここでは、通知書に記載する基本的な項目や、テンプレート・例文を紹介します。

記載する基本項目

通知書に記載すべき基本的な項目は、次のとおりです。

• 日付
• タイトル
• 宛名
• 差出人名
• 本文

日付は、和暦または西暦を右寄せに記載します。タイトルは中央に、大きめの文字で書きましょう。

通知書の内容を伝える相手の宛名も、必ず明記してください。

誰からの通知なのかわかるよう、差出人名も記載します。差出人は通知書を発信する責任者であり、かならずしも文書の作成者ではありません。差出人を誰にするかは、通知書の内容ごとに異なるため、事前によく確認しましょう。

本文は、今回伝えたい要件を簡潔に記載します。

なお、社外向けの通知書では、内容によっては締めの挨拶を記載することもあります。「今後とも引き続き、よろしくお願い申し上げます」といった文章です。

通知書のテンプレート・例文

通知書の基本的なテンプレートは、次のとおりです。

① 通知書を作成した日を右上に記載します。

② 宛先を左上に記載します。

③ 差出人を右に寄せて記載します。

④ 通知書のタイトルを大きめのフォントで中央に記載します。

⑤ 本文を記載します。

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通知書を作成するときのポイント

通知書を作成する際は、各項目で注意したいポイントがあります。

次の点を確認しておきましょう。

タイトルを明確にする

通知書のタイトルは文書の冒頭に中央揃えで「〇〇通知書」と書き、受け取った相手がどのような通知なのかすぐにわかるよう明確にしてください。簡潔で具体的に、どのような内容の通知なのか一目でわかるようなタイトルにしましょう。

フォントを大きくしたり太字にしたりして、文書の中で一番目立つようにレイアウトにすることも大切です。

宛先は担当者名まで書く

通知書の内容が相手に正確に伝わるよう、必ず宛先を明記してください。社内向けで特定の従業員宛の場合は所属部署と氏名を書き、従業員全員が対象の場合は「従業員各位」と書きます。

社外向けの通知書では、敬称の使い分けにも注意しましょう。会社名のみの場合は「御中」を使います。担当者名も記入する場合は担当者名に「様」を書き、会社名に「御中」は書きません。

本文は要点を簡潔に書く

通知書の本文は、誰が読んでも正確に伝わるよう、簡潔に記載します。

文書の内容がわかるよう、最初に結論を記載し、 詳細や結論に至った経緯などはそのあとで説明するようにしてください。

ひとつのセンテンスが長くなりすぎないようにして、数行で改行すると読みやすくなります。

伝える内容が複数に及ぶ場合は箇条書きを使い、わかりやすく記載しましょう。

日付を明記する

いつ受け取った通知書なのか、あとからみてわかるよう、必ず日付を入れましょう。

日付は書類が送付元の手を離れる日であり、郵送する場合は投函または郵便局に持ち込む日を記載します。作成したその日に投函するなら作成日を、翌日に投函するなら作成の翌日を記載してください。

直接相手に交付する場合は、手渡す日を記載します。

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社内向けの主な通知書

社内向けに作成する通知書は、採用・雇用関係や制度の変更などに関するものが多く、主に内定通知書や労働条件通知書などがあげられます。

社内向けの代表的な通知書をみていきましょう。

採用の内定通知書

新卒や中途採用者など、採用することが内定した応募者に送る書類です。内定が決定したことを伝える文章や、入社年月日などの情報を記載します。法的に交付が義務付けられているものではなく、企業が任意で発行する書類です。

内定通知書は、採用通知書とは異なります。採用通知書は企業が最終選考を通過した応募者に採用意思を正式に伝えるための書類であるのに対し、内定通知書は採用通知より前に承諾書とともに送付するものです。応募者が承諾書を返送したあと、採用通知書を送付するのが一般的です。

労働条件通知書

従業員を採用する際、企業が従業員に対して交付する書類です。労働基準法で義務付けられており、使用者は労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金や労働時間その他の労働条件を明示した労働条件通知書を交付しなければなりません。

労働条件通知書は、正社員だけでなく、契約社員や準社員・アルバイト・パートなど、雇用するすべての従業員に対して発行が必要です。

渡すタイミングは企業によりさまざまで、内定通知書に同封する場合もあれば、入社日に手渡すケースもあります。

不採用通知書

企業が求人募集の応募者に対して採用できない旨を伝える書類です。書類選考や面接で不採用になった場合に作成し、送付します。

応募者は不採用の通知を受けたら次の行動に出る必要があり、通知書は合否が確定してからできるだけ早いタイミングで送ることが大切です。

不採用通知書はどうしてもマイナスなイメージがあるため、応募者の心情に配慮した内容にしなければなりません。応募してくれたことへの感謝も必ず伝えましょう。

不採用通知書とともに応募者の履歴書や職務経歴書を返却するのが一般的で、返却せず自社で破棄する場合は、責任を持って破棄することを書き添えます。

社外向けの主な通知書

社外向けに作成する通知書は、主に次のものがあげられます。

• 支払通知書
• 契約解除通知書
• 新製品発売通知書

このほか、会社の業務内容によって、取引先や顧客にはさまざまな通知を行います。たとえば、次のような通知書もあります。

• ポイント通知書
• サービスログインID・パス通知書
• 請求書送付先変更通知書

ここでは、代表的な社外向けの通知書を紹介します。

支払通知書

商品やサービスの取引において、企業が相手側に支払内容を通知する書類です。支払金額や取引の日付、取引内容、支払日などが記載されます。

納品書を受け取ってから支払通知書を送付し、相手から請求書を受け取ったあとで金融機関などから支払いを行うという流れが一般的です。

支払通知書には発行の義務はありませんが、取引内容や支払金額などを事前に知らせることで、認識のズレを防げます。

また、支払通知書に請求で必要な情報が記載され、2社間で合意がある場合は、請求書の代わりに利用して業務の効率化もできます。

契約解除通知書

契約を解除することを相手方に対して通知する書類です。契約解除の要件を満たしていれば口頭で契約を解除するのもできますが、あとでトラブルが発生しないよう、契約解除通知書を作成・送付するのが一般的です。

契約解除通知書の作成・送付方法について契約に定めがあれば、その内容に沿って行います。

トラブルが予想される場合は、通知を行った事実を証明する内容証明郵便で送付するとよいでしょう。

新製品発売通知書

自社が新製品を発売する際に、関連企業や顧客に情報を共有するための書類です。また、商品の説明会や発表会などの開催を通知する場合もあります。

通知書には、新製品の特徴やメリット、販売日を詳細に記載するとともに、過去の自社製品との違いを説明します。過去の商品との差別化を図ることで、新商品を強くアピールできるでしょう。通知書に新商品のパンフレットを同封する場合もあります。

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通知書の作成・発送を効率化できるNEXLINKオンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプ

企業では、社内向け・社外向けに日々多くの通知書を作成・発行しなければなりません。一つひとつ作成するのは、手間や時間がかかります。

そのようなときにおすすめなのが、「NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプ」です。

パソコンから通知書を簡単に作成・発送できるクラウドサービスで、3分程度の操作で通知書の作成から発送までワンストップで行えます。

初期費用・月額固定料金なし

「NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプ」は従量課金制で、通知書1通あたりの単価に応じて料金が発生するサービスです。

月額固定料金は無料で、最低注文通数制限はありません。専門ツールの導入やシステム開発も必要なく、初期投資の必要なく通知書作成のサービスを利用できます。

従来のオペレーションで発生していた印刷会社とのやり取りなど、手間やコストの削減も可能です。

印刷から発送までワンストップ

印刷は、まずパソコンから専用ページにアクセスし、通知書のサイズや形状・宛名を印刷する部分のレイアウトを選択します。あとは原稿と宛先リストをアップロードするだけで、印刷・発送の注文が行える仕組みです。

印刷・発送会社とのやり取りは必要なく、3分程度の簡単な操作で通知書を発送できます。
1通からでも注文でき、3万通までは最短で当日発送が可能です。

また​​​​​「NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプ」は、1枚1枚異なる内容を印刷できるバリアブル印刷も可能なため、個々のニーズに対応しやすい点も大きなメリットです。

自社の顧客データベースと連携

自社の顧客データベースやCRM・SFAツールと連携できるため、顧客情報を同期してスムーズな発送作業ができます。

連携によりデータベースから簡単に通知書を発送できるため、顧客情報を手入力することによる手間を省き、人的ミスを防止できるのがメリットです。

通知書以外にDMで利用する場合は効果計測もできるため、顧客分析に役立ちます。

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通知書は正しい書式で作成しよう

通知書には社内向け・社外向けにさまざまな内容のものがあり、ビジネス文書の書式に沿って作成することが大切です。日付や宛先など、基本項目について間違いのないよう記載しましょう。通知書の基本的なスタイルは決まっているため、テンプレートを用意しておくと便利です。

作成や発送の手間や時間を削減したいときは、「NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプ」のサービスがおすすめです。従量課金制で初期費用がかからず、コストを抑えながら日々の通知書作成業務に係る負担を抑えます。ぜひ、ご活用ください。

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