督促状の正しい書き方は？送り先別のテンプレートや送り方も解説

督促状は、催促をしても支払いの確認がとれない場合に送ります。相手方がすぐに入金できるよう、請求内容や金額などを正しく記載しなければなりません。

本記事では督促状の正しい書き方やテンプレート、送り方について解説します。便利な代行サービスも紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

督促状の書き方は？

支払いの期限を過ぎても債務者からの支払いがない場合、まず催促状を送ります。それでも入金の確認がとれない場合は、督促状の発行が必要です。

督促状には記載すべき項目があり、漏らさず記載しなければなりません。ここでは、督促状の書き方を、記載項目別に解説します。

督促状の構成

督促状には書くべき項目が複数あり、速やかに支払いをしてもらうためにも、漏らさず正しい記載が必要です。

それぞれ、項目別に書き方をみていきましょう。

宛先

宛先には、支払いを請求する相手先の名前を記載します。企業の場合には、正式名称で「株式会社〇〇御中」と書き、担当者がいる場合は部署名や担当者の氏名を記載してください。

個人宛ての場合、督促状に個人名を使うとプレッシャーが強くなる可能性があります。そのため、「会員様」など一般的な表現にする配慮も必要です。

発行日

督促状を送付した時点で支払いの期限が過ぎていることを明らかにするためにも、発行日の記載は忘れないようにしましょう。発行日の記載があれば、支払いの行き違いがあった場合にも支払う前に発行されたことを確認できます。

また、発行日の記載は、相手方から支払いに関する問い合わせがあった際、いつ発行した督促状のことなのかを確認する役割もあります。

差出人の連絡先

差出人として、自社の企業名や担当部署、担当者氏名を記載し、捺印します。電話番号やメールアドレスなど、担当者の連絡先も入れてください。

相手方が支払いに関する問い合わせやお詫びの折り返しの連絡をすることもあり、その際は督促状に明記された連絡先に問い合わせる可能性が高いでしょう。そのため、担当者がすぐに対応できる連絡先を記載することが必要です。

請求金額

何に対する請求で、金額はいくらなのかを記載します。特に多くの取引をしている企業は、取引した内容と金額を明記しなければどの取引の分なのかわかりません。

請求書の記載を確認しながら、請求書番号と件名、金額について間違いのないように記載しましょう。記載後は上司や他の社員に協力してもらい、ダブルチェックすることも大切です。

支払期日

督促状には、支払期日を新たに設定します。すでに最初の期日を過ぎているため、長い期日を設定する必要はありません。督促状の発行日から数日〜1週間程度の期日を指定するとよいでしょう。

あらためて期日を指定することで支払いを促す効果が期待でき、早急に支払ってほしいというこちら側の意思を明確に伝えることができます。

支払いを催促する文言

督促状は支払いをお願いする文書であり、支払いを催促する文言は必ず記載しましょう。書き方のニュアンスは、相手方との関係性によって異なります。今後も関係を継続することを前提に、適切な表現で記載しましょう。

合わせて、代金の振込先・送金方法の記載も大切です。督促状を見た相手方がすぐに支払えるよう、振込口座の情報を明記しておきましょう。

法的措置に関する内容

督促状を送ってもなお支払いがない場合、法的措置も視野に入れなければなりません。そのため、督促状には法的措置をとる可能性を示唆する文言を入れます。その際は、遅延に際してかかった費用などを請求する可能性があることも記載しましょう。

ただし、督促状を送ることで法的な効力が発生するわけではなく、送付によって法的手段に入るような誤解を与える文章にならないよう注意してください。

督促状のテンプレート

支払いが遅れる状況は、顧客からの支払いや取引先に対する売掛金、会員の会費などさまざまです。発行する督促状の文面は、これらの相手方により異なります。

ここでは、それぞれのテンプレートを紹介します。

顧客に送る場合

自社を利用した顧客に対する督促状は、以下のとおりです。

取引先に送る場合

取引先に送る督促状の例文は、以下のとおりです。

会員に送る場合

会員が会費を滞納しているときは、以下のような督促状を送ります。

督促状の送り方

督促状を送る際は、一緒に請求書のコピーを入れることが大切です。また、支払いが遅れていてもいきなり督促状を送るのではなく、手順を踏まなければなりません。

ここでは、督促状の送り方を解説します。

封筒に入れるものは？

督促状の封筒には、どの取引の請求かがすぐわかるよう、請求書のコピーを同封します。請求書の支払期日を過ぎていることを確認してもらうためにも必要です。

コピーは、二重払いを防ぐために朱書で「再発行」という記載を忘れないようにしましょう。

なお、督促状には法的効力はないため内容証明郵便で送る必要はなく、普通郵便で問題ありません。

送るタイミングは？

支払期日を過ぎても支払いが確認できない場合、まずは電話かメールで支払い状況を確認します。それでも支払いが確認できないときは、催促状を送りましょう。催促状は、督促状よりも比較的穏やかに支払いをお願いする文書です。

催促状を送っても支払いがない場合に、督促状を送ります。督促状を送るタイミングは、催促状に記載した期限から1週間ほど経過しても返答がない場合です。

ただし、これはあくまで取引先との信頼関係がある場合が前提です。相手方に支払いの意思がないことが明白な場合など、信頼関係が損なわれている事情があるときは、例外的に初めから督促状を送ることもあります。

督促状の作成・発行を手配できるサービス

催促状や督促状の作成は、本来の業務に専念するのを妨げます。取引先ごとに作成しなければならず、負担は大きいでしょう。帳票作成の工数を減らすためには、SaaSサービスの利用がおすすめです。

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自社での作業は宛先リストの抽出とCSVデータのアップロードのみで、担当者の作業工数を大幅に削減します。

督促状の発行作業を効率化したい方は、ぜひご検討ください。

督促状はテンプレートを参考に作成しよう

督促状は、催促状を送付しても支払いが確認できないときに送ります。支払いを促すために記載すべき項目は複数あり、漏らさず記載しなければなりません。取引先や顧客など相手方により文面は異なるため、テンプレートを参考に正しく作成しましょう。

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