帳票の電子化とは？電子化することのメリットや問題点、導入の手順を解説

帳票の電子化とは、帳票を電子データで保存することです。保存には要件を満たすことが必要ですが、保管スペースの必要がなくなり、業務を効率化するなどさまざまなメリットがあります。

本記事では帳票の電子化が求められる理由や、導入によるメリットなどを解説します。

帳票の電子化とは？

帳票の電子化とは、社内で作成した帳票を電子データで保存することです。一部の帳票には保存義務があり、紙で保存することが原則です。しかし、一定の要件を満たせば電子データで保存することが認められています。

ここでは、そもそも帳票とは何かを説明し、帳票の電子化について解説します。

そもそも帳票とは

帳票とは、事業運営に際して作成する帳簿や伝票のことです。主に取引やお金の動きを記録する帳簿や、日々の取引で発生した金銭のやりとりを記録する伝票を指します。

このほか、経営に関わる書類全般が帳票に該当します。請求書や納品書、督促状などの書類も帳票の一種です。有給休暇の管理簿、事務用品を購入したレシートなど、幅広い書類が帳票にあてはまります。

帳票の保存は紙媒体が原則

帳票は経営状況の把握や確定申告のために必要ですが、その役割が終われば処分してもいいというわけではありません。法律上、所定の帳票には一定期間の保管義務が定められており、適切に保管・管理しなければなりません。

帳票の保管は、紙媒体が原則です。手書きではなくパソコンで作成した書類でも、プリントアウトして保管しなければなりません。

数多くの取引をして多くの書類を作成する会社では、保管する書類も膨大になります。保管義務は5～10年間にわたるため、保存スペースの確保が大変なだけでなく、過去の書類を探して閲覧するのも容易ではありません。

一定の要件があれば電子保存も可能

帳票の保管は紙が原則ですが、1998年に電子帳簿保存法が制定され、記録の真実性や可視性など一定の要件のもとに電子データでの保存が認められるようになりました。時代の流れに沿って複数回の改正が行われており、2022年にも改正が行われています。

2022年以降は保存の要件も大幅に緩和されており、事前に税務署長に届出を行って承認を受けるという手続きも不要になりました。

帳票の電子化が求められる理由

近年は、帳票の電子化を進める企業も増えています。電子化が普及しているのは、紙ベースで帳票を保存することにいくつかのデメリットがあることが大きな理由です。

紙による保存は、ファイリングや管理に要する人件費や保管スペース代がかかります。一方、書類を電子保存する場合は、画面上の操作だけで保存が完了します。

紙で保存した帳票が必要になったときは、保管場所まで取りに行き、該当のファイルを探して目的の書類を探さなければなりません。外部の倉庫を利用している場合、さらに負担が大きくなります。電子データによる保管であれば、日付やキーワードで簡単に検索が可能です。

また、紙の場合は、破棄するときも手間がかかります。シュレッダーにかけるなど、情報が外部に漏れない工夫が必要です。この点、電子データであれば簡単に削除できます。

帳票を電子化することで、セキュリティ・ガバナンスの強化にもつながることも電子化が進む理由です。一定期間の保存が義務付けられている書類には自社の経営状況に関わる重要な情報が含まれ、扱いには細心の注意を払わなければなりません。紙による保管はセキュリティ上の不安がありますが、帳票の電子化により、ファイルごとに閲覧権限を設定するなど、十分なセキュリティ対策が可能です。

電子帳簿保存法の改正が複数回におよび、保存の要件が緩和されて利用が推進されているのも、電子化の普及が加速している理由といえるでしょう。

紙の帳票を電子化するメリット

帳票を電子化することで、紙による帳票管理が抱えるデメリットの解消が可能です。

ここでは、帳票を電子化することでどのようなメリットがあるのか、みていきましょう。

業務効率を高める

帳票の電子化により、業務を効率化できるのがメリットです。

電子媒体であればデータの共有ができるため、これまで紙の持ち回りをしていた承認作業が容易になり、業務が円滑に進みます。

また、データの検索ができるため、必要な書類をいつでもすぐに見つけることができます。社内や顧客からの問い合わせに対しても、素早い対応が可能です。

コストを削減する

帳票の電子化により、従来の紙の帳票で発生していたコストを削減できるのもメリットです。紙による帳票の処理では、次のようなコストがかかります。

• 紙代・インク代などの費用
• 作成や印刷、ファイリング等にかかる人件費
• 保管スペースの賃料やキャビネットなどの設備・備品の確保

電子化によりこれらのコストを削減し、業務の効率化で空いた時間を他の重要業務にあてることができます。

コスト削減だけでなく、資源の減少を抑えることで環境への配慮につながるのもメリットです。

紛失やセキュリティ上のリスクを抑える

帳票を電子データで保存すれば、紙媒体で運用するよりも強固なセキュリティ・ガバナンス体制を整えることができます。

電子化によりファイルごとに閲覧権限の設定や閲覧履歴の確認などができ、紙媒体での管理で想定される個人情報漏洩といったセキュリティ上のリスクを抑えます。紙の媒体のような、紛失や盗難の心配もありません。

テレワークを導入できる

近年は働き方改革の推進でテレワークを導入している企業も増えていますが、帳票を紙で扱っている場合、オフィスにいなければできない作業も少なくありません。そのために導入に踏み切れない会社もあるでしょう。

帳票を電子化すれば、パソコンで帳票関連の業務を行えるため、場所の制約がなくなります。在宅でも帳票に関わる仕事ができ、テレワーク導入が容易になるでしょう。

企業イメージの向上に役立つ

帳票の電子化はペーパーレスを推進することにつながり、企業イメージの向上に役立つ点もメリットです。

ペーパーレスの取り組みは、世界のさまざまな課題の解決を目標にするSDGsに通じます。SDGsとは2015年に国連で採択された持続可能な開発目標であり、環境問題への取り組みも含まれています。

SDGsに取り組む企業は、社会問題の解決に貢献しているという評価を受けやすいでしょう。

帳票を電子化する際の問題点

帳票を電子化する際は、初期費用がかかる、電子帳簿保存法の要件に従う必要があるなど、注意すべき点があります。

電子化に際して把握しておきたい問題点を解説します。

初期費用がかかる

帳票の電子化はコスト削減につながりますが、電子化のためにソフトウェアやシステムの導入が必要になり、初期費用がかかります。これまで作成してきた紙の帳票を電子化するためのコストがかかるだけでなく、電子化した帳票を活用するためのパソコンが必要になることもあるでしょう。

帳票フォーマットの準備にも手間がかかります。ITスキルのレベルにかかわらず、全社員が使いこなせるフォーマットを作る必要があり、軌道に乗るまでには時間を要することもあるでしょう。

電子帳簿保存法のルールに沿った運用が必要

帳票を電子化して保管するには、電子帳簿保存法が規定する以下の要件に従う必要があります。

• システム概要に関する書類の備え付け
• データが確認できるディスプレイ・アプリ等の備え付け
• 検索機能の確保
• データの真実性を担保する措置

システム概要に関する書類とは、データ作成ソフトのマニュアルなどのことです。.検索機能の確保は、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にすることを指します。

データの真実性を担保する措置は、データの内容が真実であることを確実に保証することであり、タイムスタンプが付与できるシステムを導入するなどがあげられます。

取引先の理解を得られないことも

帳票の電子化でペーパーレスを推進するためには、取引先にも帳票を電子化してやり取りすることへの理解を求める必要があります。

しかし、すべての取引先が同じく電子化できるとは限りません。さまざまな事情により、紙でのやり取りを希望する会社は存在するでしょう。

取引先の理解を得られない場合は紙媒体でのやり取りも併用しなければならず、負担が増える可能性もあります。

帳票を電子化する手順

帳票電子化を導入する際は、次のような手順を踏む必要があります。

1. 現在の業務フローを可視化する
2. 電子化する帳票を検討する
3. 電子化ツールを選ぶ

それぞれの工程を詳しく解説します。

現在の業務フローを可視化する

まず、どの部署のどの業務で作成している帳票を電子化するかを明確にします。その際、現在の業務フローが明確でない場合、そのままでは電子化しても業務がスムーズに進まない可能性があります。そのため、電子化の機会にマニュアルを整備するとよいでしょう。

現在の業務フローを可視化した上で、電子化により業務効率化が図れるか、電子化の導入が円滑にできるかなどを確認しましょう。

電子化する帳票を検討する

帳票を電子化する業務を決めたら、どの帳票類を電子化するのか検討します。すべてを電子化したいと考えるかもしれませんが、一度に実施すると変化に対応しきれない可能性があります。業務が滞る恐れがあるでしょう。

まず、一部の書類で試行的に運用し、様子を見ながら少しずつ範囲を広げていくとスムーズな導入が可能になるでしょう。

電子化ツールを選ぶ

帳票電子化ツールを導入する場合、搭載している機能は製品によりさまざまであるため、自社に合うツールを選ぶ必要があります。機能が多ければ便利とは限らず、コストがかかるだけで使いこなせないということにもなりかねません。

自社で使用しているシステムとの連携や、ツールの使いやすさなどを考えて検討しましょう。

「帳票電子化ツールを導入しても自社で使いこなせない」「紙の郵送を希望している取引先への発送作業に手間がかかる」という悩みのある方には「NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプ」の利用がおすすめです。Web上で簡単に帳票を作成・修正し、発送まで手配ができるSaaSサービスです。

帳票1通あたりの単価に応じて料金が発生する従量課金制であり、初期費用をかけずに導入できます。月額固定料金もかかりません。

専門ツールの導入やシステム開発も不要で、多額のコストをかけずに自社内で帳票を作成できます。

印刷会社を通さず自社内で帳票を作成でき、複雑な帳票フォームもエクセルで作成できるため、ツールの操作方法を覚える手間もありません。

帳票の電子化で業務効率を高めよう

帳票の電子化とは帳票を電子データで保存することで、業務の効率化やコスト削減が可能です。紙の帳票を保管するセキュリティ上のリスクを抑え、企業イメージの向上にもつながるでしょう。

帳票の電子化には一定の要件を満たす必要があり、電子化を徹底するためには取引先の理解も必要です。

「一部の取引先には郵送の必要がある」「社内では電子化ツールを使いこなせない」という場合には、SaaSサービスの「NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプ」の利用を検討してみてはいかがでしょうか。帳票作成における作業工数を削減し、スピーディな発送を実現します。