郵送業務は効率化できる？手間やコストを省くメリットを解説

郵送業務は手間のかかる提携業務のひとつです。発送先が大量にある場合、手作業で行うのは人的・物的コストがかさむため、効率化を検討する必要があります。

本記事では郵送業務の課題や効率化するメリット、効率化に役立つサービスを紹介します。

郵送業務を効率化するにはどうしたらいい？

近年はインターネットの普及により、請求書や納品書などの書類を電子データで送る企業も増えています。しかし、実際はまだ数多くの企業が紙の書類を郵送業務で対応しているのが実情です。

郵送業務は、宛名を書き、書類を封筒に入れて発送するという一連の業務を指します。ひとつひとつの業務は簡単でも、大量になると多くの手間と時間、コストがかかります。

発送業務だけでなく、送付先のチェックも必要です。他社宛の書類を送ってしまわないよう、丁寧にチェックしなければなりません。また、郵送では取引先に届くまでに数日かかるため、処理を急ぐ取引先から催促や問い合わせがくる場合もあります。

郵送業務に人手が割かれると、より重要な仕事に人手が足りなくなるという問題も起こるでしょう。

会社の生産性を高めるには、定型業務を効率化してコストを削減しつつ、より重要な業務に人員を配置しなければなりません。

郵送業務が抱える課題

事務の仕事で郵送業務が抱える課題は、封入作業や郵便料金の計算などの負担、膨大になる郵送コストや人件費があげられます。

それぞれ、詳しく見ていきましょう。

封入作業が面倒

郵送業務の課題として大きいのが、郵便物を発送するための準備です。毎月、取引先に送る請求書や納品書などを作成し、印刷して封入・封緘を行い、郵便局の窓口やポストへ投函するといった一連の作業があります。

同じ宛先に同じ書類を送るのであればそれほど手間はかかりませんが、送付する取引先や送る書類の内容は会社ごとに異なり、社名や内容を確認しながら、宛名を間違わずに封入しなければなりません。発送する数が多ければ多いほど作業は大掛かりとなり、他の業務に手が回らないという事態にもなります。

郵便料金の経費処理・計算が負担になる

郵送業務では、郵便料金の経費処理にも手間がかかります。郵便料金を窓口で支払い、領収証を受け取って経費処理するという作業が必要です。

切手を購入してその都度貼る場合にも、切手の枚数管理などの業務が発生します。

郵送業務は料金の計算も煩雑です。封書の大きさや重さで料金が変わるため、重さを測るなどして正しい料金を確認しなければなりません。料金が不足すると自社に戻ってきてしまう可能性もあります。

郵送コストと人的コストがかかる

郵送業務では、紙代や印刷代、切手代などの郵送コストもかかります。作業する人件費も必要です。月に何百通、何千通という郵便物を出す場合、そのコストは大きな負担となるでしょう。

また、すべての郵便物がスムーズに相手方に届くとは限りません。破損や紛失、誤発送などで再送になる場合もあり、さらに手間とコストがかかる場合もあります。

郵送業務を効率化するメリット

郵送業務はペーパーレス化や代行サービスの利用などで効率化することにより、多くのメリットを得られます。

ここでは、郵送業務の効率化で得られるメリットを解説します。

負担を減らし他の業務に注力できる

手作業の郵送業務では、書類の作成と印刷、封入・封緘、郵送のほかに控えの保管や送達確認といった工程があり、多くの時間と手間がかかります。また、取引先に送る書類は月末など締め日が集中する場合が多く、短い期間に終えなければなりません。担当者には多くの負担がかかるでしょう。

これらの郵送業務を代行サービスに委託することで、一連の負担を削減できます。空いた時間を他の重要な業務にあてることができ、自社の生産性向上にも役立つでしょう。

郵送業務にかかるコストをトータルで削減できる

代行サービスの活用は料金がかかりますが、紙代・印刷代などの郵送コストや人件費の削減につながるため、トータルではコスト削減につながります。多くのアウトソーシングは従量課金制で、初期費用や月額の固定料金がかかりません。そのため、無駄な費用がかからず、必要最小限のコストで利用が可能です。

特に郵送業務は印刷から発送まで数多くの細かい工程があり、これらの時間を削減できることは、人件費の大きな削減につながるでしょう。

繁忙期は短期間に集中して多くの書類を発行・郵送しなければならず、送り忘れや宛名違いなどが発生する可能性もあります。人的ミスの発生は、企業の信頼にも関わるでしょう。代行サービスに依頼することで、これらのミスを防ぐこともできます。

取引先の環境を変えずに業務効率化が図れる

各種書類を電子データにすることにより、業務を効率化することも可能です。電子データにすることで紙代や印刷代など物的コストを削減できるだけでなく、封入・封緘といった作業もなくなります。すぐ送信ができるため郵送のタイムラグもなくなり、紛失の心配もありません。

メリットは大きいものの、現状では紙の書類を扱う企業が多く、ペーパーレスに対応していないという実情があります。取引先によっては、電子データではなく紙の帳票で送付してほしいというニーズも多いでしょう。

代行サービスを利用すれば、取引先の環境を変えずに業務の効率化ができるというメリットがあります。

郵送業務を効率化できるサービス

「郵送業務を効率化したい」「安い代行サービスはないか」と考えている方におすすめなのが、「NEXLINKオンデマンド便サービス」です。およそ3分程度の操作で、印刷から発送までワンストップで帳票の発行ができるサービスです。

パソコンの専用ページにアクセスし、サービスの種類・郵送物のサイズや形状・宛名を印刷する部分のレイアウトを選択し、原稿と宛先リストをアップロードするだけで印刷・発送の注文が完了します。発送準備の手間だけでなく、郵便料金の計算や経費処理といった煩雑な業務からも解放されます。

注文は1通から可能で、3万通までは最短で当日発送が可能です。自社の顧客データベースと連携し、顧客へ請求書などの発送もできるため、郵送業務の手間を大幅に削減できるというメリットもあります。

帳票の作成・修正も効率化したい方におすすめなのが、「NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプ」です。

Web上で簡単に帳票を作成・修正し、発送まで手配ができるサービスです。さまざまなパターンのテンプレートをエクセルで作成できるため、難しいツールの操作は必要ありません。帳票1通あたりの単価に応じて料金が発生する従量課金制で、初期費用や月額固定料金は不要です。帳票作成のレクチャーや作業の代行にも対応できるため、ぜひご検討ください。

郵送業務を効率化して負担を減らそう

郵送業務は書類の作成から印刷、封入・封緘など多くの工程があり、郵便料金の計算や経費処理など、担当者の負担は少なくありません。作業の多くは月末など特定の締め日に集中し、他の業務に支障をきたす場合もあります。

郵送業務の代行サービスに依頼すれば、このような煩雑な業務の手間やコストを削減できます。「NEXLINKオンデマンド便サービス」であれば、オンラインの操作で印刷から発送までを簡単に手配でき、「Doculinkタイプ」ではオンライン上で帳票作成も可能です。郵送業務の効率化を検討している方は、ぜひご活用ください。