帳票DXとは？推進するメリットと電子化の方法、便利なサービスを紹介

帳票DXとは、企業のDX化の一環として帳票の作成・管理を推進することです。業務を効率化し、生産性の向上に役立ちます。

本記事では帳票DXの概要や推進するメリットを解説します。帳票DXを実現する方法として便利なサービスも紹介しますので、参考にしてください。

帳票DXとは

帳票DXとは、帳票作成・管理を電子化し、DX（デジタルトランスフォーメーション）を実現することです。

ここでは、帳票DXの概要を解説します。

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帳票を電子化すること

帳票DXとは、帳票を電子データで作成し、保存することです。これまで紙で作成していた帳票を電子化することで印刷の手間がなくなり、コスト削減につながります。紙の帳票は保存のためのスペースやファイリングの手間がありますが、電子データであれば保存スペースの必要はなく、検索も容易です。

近年は環境問題に取り組む企業も増えており、ペーパーレス化となる帳票の電子化は社会の課題解決に積極的な企業としてイメージアップにもつながります。

関連記事：帳票の電子化とは？電子化することのメリットや問題点、導入の手順を解説

そもそもDXとは

そもそも、DXとはどのようなものなのか、確認しておきましょう。DXとは、デジタル技術を活用して組織やビジネスモデル、業務、企業文化などを変革し、自社の競争力を高めることです。

DXは、業務の効率化を図るためにITツールなどを導入するIT化とは異なります。 DX化は社会や人々の生活を良い方向に変化させるため、製品・サービスやビジネスモデルを変革するものであり、IT化はDXの手段のひとつに過ぎません。

ビジネス環境の変化が激しい時代に対応し、市場で生き残るためには、企業のDX化が不可欠とされています。

帳票作成にDXが推進される背景

経済産業省はDXを推進するにあたり研究会を設置し、そこで出された議論の内容を「DXレポート」と呼ばれる報告書にまとめました。レポートではDXを進めるための課題を「2025年の崖」と表現し、企業に向けて警鐘を鳴らしています。

日本の多くの企業で使われている既存システムは複雑化・老朽化しており、DX推進に必要なデータ活用ができません。これら「レガシーシステム」と呼ばれる既存システムに依存している企業がDXを推進していくためには、システムが抱える課題を解決していくことが必要です。

企業でレガシーシステムを支えている人材は、2025年までに定年退職を迎えます。その前にシステムを刷新しなければ、日本の企業は国際競争に打ち勝つことができないという課題が「2025年の崖」と呼ばれるものです。

2025年を前にDXを実現するため、帳票作成にもDXの推進が求められています。

帳票DXを推進するメリット

帳票DXを推進することで、具体的には次のようなメリットが期待できます。

• 業務を効率化する
• コストを削減する
• 帳票管理が容易になる
• セキュリティを強化する

それぞれ、詳しくみていきましょう。

業務を効率化する

帳票DXにより帳票を電子化することで、業務を効率化できる点がメリットです。あらかじめ用意したフォーマットに従って作成するだけで、帳票作成がスムーズになります。修正もシステム上で簡単にでき、検索もシステム上でできるため、取引先や顧客からの問い合わせにも迅速に対応できます。

利用する帳票システムによっては、承認作業もオンライン上での実施が可能です。紙の帳票では承認を得るために持ち回らなければなりませんが、電子化によって帳票データが共有できるため、スマホやタブレットでも閲覧ができ、より迅速に承認を得られます。

業務の効率化により生産性が上がり、業績アップにもつながるでしょう。

関連記事：帳票作成を効率化するには？作成ツールのメリットや便利なサービスを紹介

コストを削減する

帳票DXにより帳票を電子化することで、コストも削減します。帳票を紙で出力すれば、用紙代・印刷代がかかり、帳票を郵送する料金やファイリングして保管するためのコストも必要です。

帳票を電子化すれば、保管スペースも必要ありません。日々増え続ける帳票のためにキャビネットや棚を用意したり倉庫を借りたりするなどのコストも削減できます。

帳票管理が容易になる

帳票の電子化により、帳票管理が容易になることもメリットです。データの修正や加工、統合も簡単にできます。

紙の帳票の場合、保管のためにその都度ファイリングをしなければなりません。電子データであれば、そのような手間もなくなります。長期保存による劣化や持ち運びによる紛失の心配もありません。万が一の災害で消失するというリスクも回避できます。

関連記事：帳票管理の重要性とは？帳票の種類や管理方法について解説

セキュリティを強化する

帳票DXでは、セキュリティを強化できることもメリットです。

紙の帳票はキャビネットや倉庫に鍵をかけるなどのセキュリティ対策はできますが、帳票をどこかに置き忘れるなど情報の流出するリスクが高い点がデメリットです。情報が流出した場合、発覚するまでに時間がかかる可能性もあります。

帳票を電子化すれば、容易に閲覧制限やアクセス制限、ログ監視も行うことができます。セキュリティを万全にして、情報漏えいを防止できるでしょう。

関連記事：帳票システムの開発とは？開発のメリット・デメリットを解説

帳票DXを実現する方法

帳票DXで帳票を電子化する方法として、Excelで電子帳票を作成する方法と、帳票ツールを活用する方法があります。

それぞれの内容をみていきましょう。

Excelによる電子帳票の作成

Excelを利用すれば手軽に電子帳票を作成でき、コストもかかりません。帳票に記入する項目のデータベースを作ることで、毎月の帳票作成が容易になります。帳票フォーマットを固定化すれば、マクロやVBAにより帳票入力を自動化することも可能です。

ただし、Excelの利用は項目をひとつずつ手入力するという手間がかかり、ミスも発生しやすくなるでしょう。帳票の要件が変わるたび、項目やレイアウトを作り直すといった手間もかかります。また、Excelで処理できるデータ容量には限界があり、容量が大きい場合は処理ができずに途中で動作が止まるなどの不具合が起きやすくなります。

また、PDF形式で出力した帳票を電子データのまま保存するためには、電子帳簿保存法の要件を満たすための体制づくりが必要です。運用体制を整え、運用ルールを遵守・徹底しなければなりません。

関連記事：帳票作成はExcelが便利？作成手順やメリット・デメリットを解説​​​​​​​

作成ツールの利用

電子帳票を作成できる専用ツールを利用する方法もあります。帳票設計や出力、保管・管理などの機能を搭載しています。帳票のレイアウトを自由に設計でき、自社に合った形式の帳票を選んで利用することが可能です。

外部システムと連携すれば、必要なデータを反映した帳票を作成でき、業務効率化につながるでしょう。

ただし、ツールの導入には初期費用がかかり、使いこなすためのスキルも必要です。

帳票作成から発送まで手配できるサービス

初期費用をかけず、手軽に帳票DXを実現できるのが、NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプです。web上で帳票作成ができ、複雑な帳票フォームやさまざまなパターンのテンプレートを Excelで作成できるため、特別なスキルも必要ありません。

最短1週間で帳票を作成でき、修正もすぐに行えます。費用は帳票1通あたりの単価に応じて発生する従量課金制で、月額料金はかかりません。

帳票のデータを入稿して適した形状を選択すれば、印刷・発送まで手配できます。

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帳票DXを実現しよう

帳票DXとは、帳票作成・管理を電子化することです。企業のDX化のひとつとして行われます。DXはデジタル技術を活用して組織やビジネスモデル、業務などを改革することで、企業の競争力強化に役立ちます。

帳票DXにより業務を効率化し、コスト削減できるなどのメリットを得られます。帳票の電子化を推進し、帳票DXを実現しましょう。