請求書の郵送代行サービスとは？メリットや選ぶポイントを紹介

請求書の郵送代行サービスは、請求書の発行にかかる細かい作業を委託できるサービスです。自社の業務効率化とコア業務への集中など、さまざまなメリットを得られます。利用の際は依頼する業務範囲を明確にし、既存の業務フローへの影響も考えなければなりません。

本記事では、請求書の郵送代行サービスの概要やメリット、サービスを選ぶポイントを解説します。

請求書の郵送代行サービスとは？

請求書の郵送代行サービスとは、請求書の印刷から封入・宛名書き・発送といった一連の細かい発送業務を代わりに行ってくれるサービスです。

ここでは、請求書の郵送代行サービスの概要を解説します。

封入作業や発送を代行

請求書の郵送代行サービスは、主に請求書の封入や宛名書き、取引先への郵送といった作業を代行します。これらの作業は手間と時間がかかり、他にも複数の業務を行っている担当者にとって負担となります。

請求書の発行業務は単純作業で特別なスキルを必要とせず、経理担当者でなくても対応ができるため、サービスへの委託が可能です。

請求書の作成から発送まで対応

郵送代行サービスは数多く、サービスによって代行する業務はさまざまです。郵送だけでなく、請求書の作成から依頼できるサービスもあります。

オンライン上で処理が行えるクラウド型の請求書発行システムであれば、テンプレートを使って請求書を作成し、そのまま発行・郵送を依頼できます。電子請求書に対応している取引先であれば請求書をPDFファイルに変換し、メールに添付して送信できる点も便利です。

請求書の郵送代行サービスを利用するメリット

請求書の郵送代行サービスを利用することで、従業員は他の重要な業務に集中でき、発送忘れなどのミスも防止できるといったメリットがあります。

ここでは、郵送代行サービスを利用するメリットを紹介します。

従業員が重要な業務に集中できる

請求書の郵送作業は細かい手順の単純作業で、発送業務が集中する月末や月初は担当者に多大な負担がかかります。請求書の数にもよりますが、発行時期には多くの人員で作業にあたることにもなるでしょう。

郵送代行サービスを利用すれば、これら請求書発行に関わる手間と時間を大幅に削減し、経理担当者は、より重要度の高いコア業務に集中できるようになります。その結果、生産性も向上するでしょう。

発送忘れやミスを防止できる

請求書の発行作業は短期間に多くの作業が必要になるため、担当者にかかる負担は大きく、発送忘れや誤封入、宛先間違いなどのヒューマンエラーが起こりやすいという問題があります。請求書は個人情報に関わり、誤配送などのミスは企業の信頼にも影響するため、避けなければなりません。

郵送代行サービスに依頼することで、このような人為的ミスの問題を解消できます。請求書の作成から発送まで対応するサービスであれば、請求業務の多くを自動化でき、ミスの削減が可能です。

迅速な発送ができる

郵送代行サービスに依頼すれば、迅速な発送を実現できる点もメリットです。自社で対応する場合、人手が足りないなどの理由で発送作業が遅れる可能性もあります。

請求書の郵送代行サービスであれば、一連の業務工程を自動化でき、工数が抑えられて迅速な対応が可能です。1〜2日ほどで発送が完了するサービスもあります。

申し込みから最短で翌日には配送できるサービスもあり、急いで送りたい請求書があるときに助かります。

コスト削減につながる

郵送代行サービスの利用により、全体のコスト削減ができる場合もあります。多くのサービスは初期費用が無料で、月額費用もかからない従量課金制を採用しています。

そのため、導入に際して費用がかからず、繁忙期の一定期間に必要な数だけ依頼できるため、コストを最小限に抑えられることがメリットです。自社で人件費や印刷などの諸経費をかける場合と比較して、コスト削減につながる可能性が高いでしょう。

請求書の郵送代行を利用する際に考えること

郵送代行サービスを利用して効果をあげるためには、利用する前に次のような準備が必要です。

• 依頼する業務範囲を明確にする
• 業務フローを見直す

以下で、詳しい内容をみていきましょう。

依頼する業務範囲を明確にする

郵送代行サービスを利用する前に、どのような業務を依頼したいのか、業務範囲を整理する必要があります。請求書の郵送業務のみ依頼するのか、さらに請求書の作成・発行まで依頼するのかによって、選ぶサービスは変わります。

入金管理や督促も行うサービスもあるため、それらもまとめて依頼したいのであれば、選択肢が変わってくるでしょう。

さまざまなサービスの違いを比較検討し、より自社の業務を効率化してコストも削減できるサービスを選びましょう。

業務フローを見直す

自社の業務フローとの兼ね合いも検討が必要です。二重チェックや承認など、これまで会社で行ってきたフローは、郵送代行サービスの導入により影響を受けます。どの時点でチェックや承認を行うかを考え、フローが複雑化しないか、かえって手間がかかるようにならないかを確認しましょう。

また、締め日や請求書の折り方・封入方法、再発行に必要な手続きなど、これまで行ってきた自社の業務内容に、どのような影響があるのかも検討しなければなりません。

請求書の郵送代行サービスを選ぶポイント

郵送代行サービスを選ぶ際は、自社システムとの連携の可否や、セキュリティ体制に着目しましょう。

ここでは、郵送代行サービスを選ぶポイントを解説します。

自社システムと連携できるか

請求書の郵送代行サービスは、社内で利用している既存システムと連携できるかどうかを確認しましょう。既存システムと連携できない場合はデータを一元的に取り扱いできず、再入力をしなければなりません。

SFA（販売管理システム）やCRM（顧客管理システム）といったシステムとデータを連携できるサービスであれば、入力の手間を省いて業務を効率化できます。

​​データ連携ができる場合、API連携できるサービスであれば、さらに効率化が可能です。API連携では他サービスの登録情報を取得できるため、サービスを初めて利用する場合でも、面倒なユーザー情報の入力を省略できます。

セキュリティが充実しているか

オンライン上で請求書のデータを取り扱うサービスの場合、情報漏洩やハッキングのリスクがあるため、セキュリティ体制が充実しているかの確認が必要です。

請求書は重要な個人情報が含まれ、万が一漏洩した場合には甚大なダメージを受けます。

アクセスする際の認証方式や権限設定など、十分なセキュリティ機能が搭載されているかをチェックしておきましょう。

請求書作成から発送まで依頼できるサービス

請求書の作成から発送までを依頼し、業務を効率化させたいと考えている方におすすめなのが、「NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプ」です。

オンライン上で簡単に請求書を作成・修正でき、発送まで手配できるSaaSのサービスです。

以下で、サービスの詳しい内容をみていきましょう。

請求書作成から発送までワンストップで対応

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプは、印刷会社を通さず自社内で請求書を作成でき、請求書の新規作成や修正にかかる作業工数を削減できます。

サービスの申し込みから2〜3営業日でユーザーIDが発行され、請求書の新規作成は最短1週間、修正は最短即日で完了します。

最短で翌営業日には郵便局への発送手配ができ、請求書の作成・印刷・発送までの一連のプロセスについて効率化が可能です。

従量課金制でコスト削減

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプは、初期費用がかからず、1通あたりの単価に応じて料金が発生する従量課金制です。

月額固定料金が無料で、コストを抑えた運用が行えます。

専門ツールの導入やシステム開発の必要がないため、コストをかけずにすぐ導入できる点がメリットです。

これまで請求書の作成から発生までにかけていた多くの手間とコストを削減し、担当者は重要業務に専念できます。

API連携も可能

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプでは、API連携機能の活用により、業務の効率化も可能です。自社で保有する顧客データベースとAPI連携するだけで、顧客への請求書発送業務の手間を省きます。

CRM（顧客管理システム）を扱っていたり、販促施策として郵送DMを活用したりしている企業にもおすすめです。

請求書の郵送代行でコア業務に集中しよう

請求書の郵送代行サービスは、請求書の発送作業に要する手間と時間、コストを削減できることがメリットです。担当者は重要な業務に集中でき、人為的ミスも防止できます。

利用する際は、自社の既存システムと連携できるか、セキュリティ体制は充実しているかの確認が必要です。

NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプは、各省庁や自治体、金融機関などセキュリティ要望の高い顧客にもサービスを提供しており、安心して利用できます。