機能	特徴
帳票の設計	記載する項目、レイアウトなどを要件に合わせてデザインする
帳票の出力	PDFやExcel、CSVなどさまざまなファイル形式に出力する
帳票の検索	帳票を一元管理して検索する
帳票の閲覧	設計した帳票を表示端末に合わせて生成する
帳票の管理・活用	出力した帳票を自動でフォルダ分けする
ビジュアル化（グラフ・表）	視覚的に理解しやすいグラフや表を使用できる
外部システムとの連携	データベースやクラウドサービスなど外部システムと連携
印刷・発送	帳票データを印刷・発送する

ツールごとに、搭載している機能は異なります。既存の帳票をツールに取り込んで活用できるものや、蓄積したデータを分析して業務改善に役立てられるツールもあります。

帳票作成とは？効率化できるツールや便利なサービスを紹介帳票作成は手間とコストがかかります。帳票作成の悩みや帳票作成ツールを利用するメリット・デメリット、ツールの選び方、帳票作成から発送まで対応できる便利なサービスについてご紹介します。郵送DMサービス【NEXLINKオンデマンド便】/ネクスウェイ

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帳票作成ツールの種類

帳票作成ツールは、大きく次の3種類に分けられます。

オンプレミス型

クラウド型

現場帳票対応型

それぞれの特徴をみていきましょう。

オンプレミス型

オンプレミス型とは、社内にサーバーやシステムを構築し、自社で運用を行うタイプです。社内でセキュリティ管理ができ、カスタマイズの自由度が高いというメリットがあります。また、社内システムとの連携も容易です。

一方で、導入や運用にコストがかかり、構築までにはある程度の期間が必要になります。専門知識を持つ人材も必要です。

クラウド型

クラウド型は、帳票の作成から出力までブラウザ上で完結できるタイプです。サーバー環境の構築の手間やコストをかけずに導入でき、保守運用も必要ありません。

インターネット環境さえあれば、どこからでも自社システムへアクセスして作業できます。テレワークにも便利であり、クラウドタイプを導入する企業は少なくありません。

ただし、オフラインでの利用はできず、セキュリティにも注意が必要です。

現場帳票対応型

現場での作業やデータの入力に対応したタイプです。スマートフォンやタブレットからアクセスし、現場での帳票作成や閲覧、編集を行います。

リアルタイムでデータ入力ができ、作業効率が高まります。現場での入力作業をサポートする機能があり、主に紙を使って帳票を作成・運用しているケースに向いているツールです。

ただし、利用にはネットワークの安定性が求められるでしょう。

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帳票作成ツールを利用するメリット

帳票作成ツールを利用することで、業務効率化やコスト削減などさまざまなメリットを得られます。詳しくみていきましょう。

レイアウト設計が簡単にできる

帳票作成ツールを使えば、用途に応じた帳票のレイアウト設計が簡単にできます。会社独自のフォーマットに合わせて、デザインのカスタマイズも可能です。

さまざまなレイアウトの帳票をその都度作成したり変更したりする負担を軽減できます。また、ツールによっては、データを読み込んで帳票作成から送付まで自動で完了できるものもあります。

レイアウトの機能は、ツールによってさまざまです。帳票を迅速に作成できるテンプレートや、イメージ通りに設計できる機能などもあり、自社の業務に役立つ機能かどうか、よく確認して選びましょう。

帳票作成業務を効率化できる

帳票作成ツールは、Excelで帳票を作成するよりも業務を効率化できる点がメリットです。

Excelには取り扱えるデータ数に上限があり、行数の増えるほど検索や集計など関数の処理に時間がかかります。手作業が多く、人為的ミスも起こりやすいというデメリットもあります。

帳票作成ツールは帳票の作成に特化した機能が搭載され、操作も容易です。帳票を自動で作成する機能もあり、帳票の元データとなるデータベースに追加するだけで、帳票のフォーマットに転記することなく、すぐに帳票を出力できます。

コストを削減できる

帳票作成ツールは電子データで帳票を保存するため、印刷に必要なコストや帳票の管理に必要な手間や人件費を削減できます。

帳票の元データを一元管理でき、管理権限の範囲内であれば、使用したい帳票を即時に検索できることもメリットです。帳票の量が多くても必要な情報をすぐに探し出せるため、問い合わせにも迅速に対応できます。

セキュリティ性が高い

帳票作成ツールは、セキュリティ性が高いこともメリットです。ファイルごとにアクセス権を付与し、帳票の閲覧や編集ができるユーザーを制限できます。

また、バックアップ機能によりデータを失うリスクを軽減します。暗号化や認証、編集ログを残す機能などで情報漏洩・データ改ざんのリスクも防止でき、企業のコンプライアンスを強化できるでしょう。

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帳票作成ツールの選び方

帳票作成ツールは製品ごとにさまざまな機能があります。自社に合うツールを選ぶためには、いくつかのポイントを押さえることが大切です。

ここでは、帳票作成ツールを選ぶ際のポイントを解説します。

業務効率化の機能は充実しているか

帳票作成ツールで業務を効率化するためには、現在の作業工数を減らせる機能が搭載されているかの確認が必要です。

作業工数を減らすための機能として、次のような機能が挙げられます。

データのインポート仕様

デザイン・レイアウト設計

出力機能

表示・閲覧機能

自社の帳票作成フローを明確にし、ツールが備えている機能が効率化に役立つかを確認しましょう。

対応している帳票の種類は多いか

帳票作成ツールが対応している帳票の種類や数にも着目しましょう。帳票の種類は数多く、対応できる帳票の種類や数が限られているツールもあります。そのため、自社が作成する帳票に対応できるツールを選ぶ必要があります。

まずは自社が必要とする帳票の種類と数を明確にして、それに対応できるツールかどうかを確認しましょう。

帳票の出力・配信機能が充実しているか

作成した帳票の送付など、帳票作成後の作業も効率化したい場合、出力・配信機能が充実しているツールを選びましょう。例えば、作成した帳票を郵送だけでなく、メールやSMSで送付できるなど、受け手の利便性を考慮して選定するといいでしょう。

例えば、帳票の作成・発送をDX化できるNEXLINK オンデマンド印刷発送サービスDoculinkタイプであれば、作成した帳票を郵送・メール・SMSなどでも送れます。

ツールが使いやすいか

ツールの使いやすさも重要なポイントです。操作性が悪ければ、いくら効率化の機能が充実していても社内に浸透しにくいでしょう。

帳票の作成や発行、管理などの操作手順がシンプルでわかりやすいかどうかを確認してください。視覚的に操作でき、マウスや必要最低限の入力だけで完了するGUI（グラフィカルユーザーインターフェイス）に対応したツールもあります。

Excelでの帳票作成に対応しているか

これまでExcelで帳票作成を行っていた場合は、Excelとの連携やデータの取り込みなどができるかどうかも確認しておきましょう。Excelでの帳票作成に対応していない場合、データの移行や連携作業に手間がかかります。

対応しているツールであれば既存のExcelファイルを利用でき、より業務効率化に役立つでしょう。

自社システムと連携できるか

自社が使用している既存システムと連携できるかどうかも、大切なポイントです。CRMなどの基幹システムや受発注システムなどと連携することで、データ入力の自動化や帳票レイアウトの統一ができます。連携により、業務を大幅に効率化できるでしょう。

連携できるシステムはツールによって異なるため、自社システムとの互換性があるかをチェックしておきましょう。

コストは予算範囲内か

導入に際して発生するコストが予算の範囲内かも必ず確認しておきましょう。帳票作成ツールは初期費用のほか、月額費用や保守費用などが発生します。導入によって業務を効率化できればさまざまなコストを削減できますが、導入のコストが高額になると、メリットは少ないでしょう。

自社の業務に合うツールを選ぶとともに、予算や費用対効果についてのチェックも必要です。

サポート体制は充実しているか

サポート体制についても確認しておきましょう。初めて使う帳票作成ツールは操作に慣れて社内に浸透するまで時間がかかります。導入前後のサポートが充実しているか、導入後の保守・運用もサポートしてくれるかをチェックしましょう。

どのような方法でサポートしてもらえるかの確認も必要です。急なトラブルの際、迅速にサポートしてくれる体制であれば、安心して利用できるでしょう。

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Excelを使った帳票作成の流れ

一般的に、帳票はExcelを使用して作成している企業も多いでしょう。作成する帳票が少なければ、Excelでも効率的に帳票を作成できます。

Excelで帳票を作成する手順は、次のとおりです。

データベースを作成する

出力様式を決める

出力する帳票のフォーマットを作る

フォーマットを作成・データを転記する

まず、データベースを作成します。シートに項目を作り、帳票データを入力する作業です。

次に、帳票の出力方式を決めます。紙に印刷する方法とPDF化して電子データにする方法の2種類があり、出力形式に合わせて余白などを調整しましょう。

帳票の種類に応じて、フォーマットを作成します。一から作成することもできますが、Webサイト上にはさまざまな無料のテンプレートがあるため、それらを活用してもよいでしょう。

フォーマットができたら、Excelの参照機能を使い、最初に作成したデータベースのシートからデータを転記します。

帳票作成はExcelが便利？作成手順やメリット・デメリットを解説帳票作成にはExcelの利用が便利です。コストがかからず、簡単な操作で帳票作成を効率化できます。本記事ではExcelで帳票を作成する手順や作成のコツ、さらに帳票作成を便利にできるSaaSサービスを紹介します。郵送DMサービス【NEXLINKオンデマンド便】/ネクスウェイ

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帳票作成ツールを導入するならNEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプ

帳票作成ツールとしておすすめのサービスが、NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプです。今ツールを活用することで、印刷から発送までワンストップで対応できます。

ここでは、サービスの特徴やメリットを紹介します。

Web上で簡単に帳票を作成できる

NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプは、Web上で簡単に帳票を作成・修正し、発送まで手配ができるサービスです。

帳票作成における作業工数を削減し、業務を効率化します。複雑な帳票フォームをExcelで作成できるため、ツールの操作方法を覚える手間がありません。

システム開発や専用ツールを導入する必要がなく、初期費用をかけずにツールを利用できます。月額固定費は不要で、料金は送付した通数に応じた従量課金制です。

自社内での手作業による帳票作成や、印刷会社とのやり取りにかかっていた時間やコストも削減できます。

作業工数を大幅に削減可能

NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプでは、印刷会社を通さず自社内で帳票を作成できます。これまで印刷会社に依頼していた帳票の新規作成や修正にかかる作業工数も、大幅に削減できるでしょう。

データを入稿して帳票に合わせた形状を選択すれば、3分程度のパソコン操作で印刷・発送までワンストップで手配できます。

帳票の新規フォーマット作成は最短1週間で完了し、修正は最短即日の対応が可能です。

基幹システムとのAPI連携もでき、業務の大幅な効率化にも貢献します。

帳票作成ツールで業務を効率化しよう

帳票作成ツールは帳票の設計、出力、検索などの機能があり、帳票作成の業務を大幅に効率化できます。ツールにはさまざまな種類があるため、選ぶ際は自社の業務を効率化できる機能が搭載されているか、作成する帳票に対応しているかなどの確認が必要です。使いやすさやコストについてもチェックしておきましょう。

NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプであれば、帳票作成から発送まで、送付した通数だけの料金で利用できます。複雑な帳票フォームもExcelで作成できるため、ツールの操作が難しいといった心配もありません。帳票作成の業務を効率化したいと考えている方は、ぜひご活用ください。

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