支払通知書とは？発行のメリットや作成方法を詳しく解説

支払通知書は、取引を円滑にするために使う書類の1つです。発行する義務はないものの、買い手が売り手に支払う金額をより早く確定させ、双方が同じ認識を持つことでスムーズなやり取りができます。

本記事では、支払通知書を発行するメリットを詳しく解説し、作成方法や発行時期、保存方法などについて紹介します。取引先と円滑な関係性を保つために有用だと感じた場合は、ぜひ支払通知書を活用してみてください。

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支払通知書とは？

支払通知書はすべての会社が発行しているわけではないため、経理担当でも知らない方は多いのではないでしょうか。以下では、支払通知書とはどのようなものなのか解説します。

支払金額や日にちを売り手に知らせる書面

支払通知書とは、完了して支払いが確定している取引について、買い手側が発行する書類です。支払金額や内容を、売り手側に通知するために発行します。

請求書は、売り手側が買い手側に「この日までにこの金額を払ってください」と依頼するための書面です。支払通知書はその逆で、買い手側が売り手側に対して「この日にこの金額を支払います」と知らせます。

発行する側は異なるものの、それぞれの記載内容は重複する部分も多くあります。ただし、請求書しか発行していない会社もあるため、支払通知書は請求書に比べると使う機会の少ない書類です。

支払通知書の発行義務はない

支払通知書の発行は義務ではありません。発行するかどうかは会社が判断でき、必要に応じて使う書類です。

ただし、支払通知書を発行した場合には、国税関係書類として取り扱わなければなりません。国税関係書類は取扱いが法律によって決まっており、買い手側と売り手側の双方に保管義務が生じます。

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支払通知書を発行する3つのメリット

支払通知書を発行することによって、買い手側と売り手側の双方にメリットがあります。間違いがあってはならないお金に関するやり取りの手助けとなるため、自社にとってメリットがある場合は発行を検討しましょう。以下では、3つのメリットを紹介します。

1.売り手と買い手の認識をすり合わせられる

支払通知書を発行することで、買い手が支払う金額についての認識が売り手と買い手の双方で揃います。この認識にずれがあると、経理担当者同士の思い違いや入金ミスが発生してしまう可能性もあります。

同じ取引について、売り手と買い手の認識が異なることも珍しくありません。たとえば、月末に売り手からの納品が一部遅れ、次月の頭となった場合を考えてみましょう。買い手側は、遅れた分は次月の請求になると認識していても、売り手側は今月分として請求するつもりでいるかもしれません。

双方の認識にこのようなずれがあった場合に、支払通知書が発行されることで認識が揃うため、スムーズな支払いにつながるでしょう。

2.認識の違いによる請求書の再発行を防止できる

売り手と買い手の認識がすれ違ったままだと、売り手が請求書を発行するまで双方ともに気が付きません。請求書よりも先に支払通知書が発行されることで、より早い段階で認識が揃います。

請求書の発行後に買い手が認識のずれに気が付いた場合は、売り手に確認の連絡をして請求書の再発行を依頼したり、話し合って金額のずれを調整してもらったりする必要があります。事前に支払通知書を発行しておくことで、支払いの前にバタバタとしてしまうことを防止できるでしょう。

3.売り手は請求書の発行を省略できる

買い手の発行する支払通知書は、売り手の発行する請求書の代わりにもなります。支払通知書によって迅速に支払金額が確定するため、買い手は請求書が届くのを待つ必要がありません。余裕を持って支払いの準備ができるでしょう。

支払通知書を請求書の代わりとして使うことに双方が合意している場合は、売り手は請求書を発行する必要がありません。請求書の発行は経理担当者にとって大きな負担となる業務の1つです。買い手側が支払通知書を発行することで、売り手の業務負担の軽減につながるというメリットもあります。

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支払通知書を発行するには？

支払通知書に馴染みのない方は、どのようなことを記載すればよいのか、いつ発行するのかわからないかもしれません。以下では、支払通知書の記載項目を従来の場合とインボイスに対応する場合に分けて紹介します。加えて、支払通知書を発行できるタイミングも押さえましょう。

記載項目・書き方

以下では、支払通知書の記載項目や書き方を紹介します。インボイスに対応する場合は記載項目が増えるため、自社の状況に合わせてぜひ参考にしてください。

従来の支払通知書

インボイスに対応しない従来通りの支払通知書では、以下の項目を記載します。

• タイトル
• 発行年月日
• 発行者・連絡先
• 宛名
• 支払予定の金額
• 取引年月日
• 取引内容
• 商品・サービスの単価
• 消費税
• 本体価格と消費税それぞれの小計
• 総合計金額

タイトルには書類の名称である「支払通知書」と記載します。請求書などの他の書類と同様に、発行した年月日と発行者・連絡先、書類の宛名も記載しましょう。

買い手が支払う総額がいくらになるのかは、大きくわかりやすく明記します。加えて、支払いの内容や内訳なども詳しく記載しなくてはなりません。請求書と同様のイメージで、いつどのような取引を行い、それに対してそれぞれいくら支払うのかを明確に記載します。消費税についても忘れずに記載しましょう。

インボイスに対応した支払通知書

インボイスに対応した支払通知書を発行する場合は、従来の記載事項に加えて以下の項目も記載する必要があります。

• 売り手のインボイス登録番号
• それぞれの取引が軽減税率の対象かどうか
• 税率ごとの本体価格の小計（税抜）
• 小計ごとの適用税率
• 適用税率ごとの消費税額

以上の項目を記載した支払通知書は「適格請求書」として扱うことができ、仕入税額控除の対象となります。そのためには、取引ごとの適用税率の種類や消費税の金額などを細かく記載しなければなりません。

発行のタイミング

支払通知書を発行するタイミングは、買い手が検収してから売り手が請求書を発行するまでの間です。買い手は、売り手が請求書を発行する前に、支払通知書を発行する必要があります。言い換えれば、買い手が商品などをすべて検収し、社内で支払金額が確定すれば、支払通知書を発行できます。

早めに確定して支払通知書を発行することで、売り手も入金金額を早めに把握できます。双方の合意が早い段階で取れるため、トラブルを避けられスムーズに支払日を迎えられるでしょう。

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支払通知書は郵送と電子送付どちらがよい？

支払通知書の送付は、従来であれば郵送が一般的でした。しかし、ペーパーレス化を進めている場合は、「紙でのやりとりは増やしたくない」と思う担当者もいるのではないでしょうか。郵送と電子送付のそれぞれにメリットがあるため、無理にペーパーレス化を目指すのではなく、現状に適した方法を選ぶことをおすすめします。支払通知書の郵送と電子送付それぞれのメリットを、以下で見ていきましょう。

郵送のメリット

支払通知書を郵送するメリットには、以下の点が挙げられます。

• パソコンやインターネットの不具合が起こってもやり取りが可能
• 電子送付のように環境を整える必要がない
• 取引先に拒否感を抱かれにくい

データで支払通知書を受領したり管理したりする場合は、パソコンやインターネットの状況に左右されます。しかし、紙の書類そのものを送る郵送では、こうしたリスクはありません。確認したいときに実物を確認できることは大きなメリットであり、経理担当者にとって安心できる要素でもあります。

支払通知書を電子送付するためには、送付・受領のためのシステムを導入したり、メールのやり取りを行ったりする必要があります。新たにこうした環境を整えなくてはならない状況であれば、買い手・売り手の双方にとって負担となりうるでしょう。

ペーパーレス化が推進されている現状においても、書類をデータでやりとりすることに拒否感を抱く企業や事業者もいます。一方で、多くの方が使い慣れている方法である郵送なら、こうした拒否感を抱かれにくいものです。取引先を問わず、スムーズなやり取りができるでしょう。

郵送に関する作業は社内で行うだけでなく、外部サービスに依頼することも可能です。「NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプ」では、支払通知書を含む帳票の作成や、取引先や顧客への案内文書などを作成できます。手軽に書類を作成し、印刷や封入・郵送の作業は「NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプ」に任せることで、安くスピーディーに発送ができます。

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電子送付のメリット

支払通知書を電子送付するメリットには、以下の点が挙げられます。

• 人的ミスを防止できる
• 書類の管理コストを軽減できる
• オンラインによる送付ができる

仕入データから数字を引用して支払通知書を作成できれば、書き間違いや転記の間違いなど人の手によるミスを防止できます。誤った内容の支払通知書を送付してしまうと、修正や確認に手間がかかるだけでなく、売り手からの信用にも影響を及ぼす可能性があります。効率的に正確な書類を発行できる点が、電子送付のメリットの1つです。

紙の書類であれば、置き場所の確保や管理の手間が必要です。電子送付によってこうした手間を省けることは、買い手・売り手ともに得られるメリットです。支払通知書を発行する買い手は、発行にかかる紙代・インク代などのコストを削減でき、印刷・封入・郵送の手間もなくせます。

郵送は紙の書類を物理的に届ける必要があるため、紛失や破損のリスクがあります。取引先に届いたのちに紛失する可能性もゼロではありません。そこで、オンラインで売り手に送付する電子送付を採用することで、「届いた」「届いていない」といったトラブルの防止にもつながるでしょう。

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支払通知書の保存方法

支払通知書に発行義務はないものの、発行した場合は買い手と売り手ともに保存しておく必要があります。それぞれの立場での保存方法を、以下で見ていきましょう。

発行した場合（買い手）

支払通知書を発行して作成した控えは、保存義務の対象となります。パソコンやオンライン上で電子的に発行した場合は、データのまま保存しなくてはなりません。

控えを紙に印刷して保存することも可能ではありますが、電子帳簿保存法に従ってデータもあわせて保存しておく必要があります。また、支払通知書をインボイスとして仕入税額控除に使う場合も、控えの作成・保存義務があります。

こうした義務のほか、取引先に送った支払通知書の内容をあとから確認する場合もあるでしょう。こうした観点からも、発行した控えは保存しておきましょう。

受け取った場合（売り手）

支払通知書を受け取った場合も、受け取ったそのままの形式で保存しなくてはなりません。紙で受け取ったのであれば、紙のままの保管が原則です。ただし、電子帳簿保存法に定められている真実性や可視性などの要件を満たすことで、スキャンによるデータ保存も可能です。

支払通知書をデータで受け取った場合は、データのままで原本を保存することが求められます。発行した場合の控えと同様に、紙に印刷して保存すること自体は可能ですが、それだけでは保存の要件を十分に満たすわけではないことも知っておきましょう。

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支払通知書の保存期間

支払通知書を発行・受領した場合は、国税関係書類として扱うことになるため、保存期間が定められています。個人事業主と法人で保存期間が異なるため、自分の事業の形態に合わせて適切に保存しましょう。

個人事業主の場合

個人事業主の場合は、支払通知書を5年間保存しなくてはなりません。発行した場合は、発行した年月日から5年後の確定申告期限日までの保存が必要です。受け取った場合も同様に、受け取った年月日から5年後の確定申告期限日まで保存しておく必要があります。発行日・受領日から起算して、ぴったり5年後まで保存すればよいわけではない点に注意しましょう。

ただし、個人事業主であっても、消費税の課税事業者やインボイス発行事業者である場合は、7年間の保存が必要です。この場合は、7年後の確定申告期限日ではなく、発行日・受領日の属する年度末日の翌日から起算して、7年後まで保存しておかなければなりません。個人事業主の会計期間は1月1日～12月31日であるため、年度末日である12月31日の翌日である1月1日から起算して、保存期限を計算する必要があります。

法人の場合

法人の場合は、支払通知書を7年間保存しなくてはなりません。発行した場合は、発行した年月日から7年後の法人税申告期限日までです。受け取った場合も、受領した年月日から7年後の法人税申告期日まで保存しておく必要があります。法人税申告期限は、会計年度の最終日から2か月後までです。個人事業主の場合と同様に、発行日・受領日から起算して7年後ではありません。

加えて、青色申告をしている法人が赤字であった年度のものや、青色申告を行わなかった年度に災害損失欠損金額が発生した場合には、10年間の保存が必要です。決算で赤字となった金額は翌年以降に持ち越すことができ、黒字決算となった年度に控除できるためです。控除額が増えれば法人の所得金額を減らすことができ、法人税を軽減できる場合があります。

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円滑な取引のために支払通知書を活用しよう

支払通知書は、買い手側がいついくら支払うかを、売り手側に前もって知らせる書類です。発行の義務はないものの、取引や支払いに関する双方の認識を早めにすり合わせておくことで、お金のやり取りや関係性がスムーズになるでしょう。支払通知書を売り手に送る方法には、郵送と電子送付があります。従来の郵送の方が抵抗なく受け入れられる取引先もあれば、ペーパーレスや効率化のために電子送付を希望する取引先もあるでしょう。取引先の状況や自社の希望に合わせて、適切な方法を選ぶことでより円滑なやり取りが期待できます。

自社は電子送付を希望していても、取引先にとっては郵送の方が都合はよい場合もあるでしょう。こうした場合には、「NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプ」が便利です。

オンライン上で帳票を作成していただければ、サービスを利用して帳票の印刷・封入・発送をサービスにお任せできます。社内でのこうした工程を省けるため、ペーパーレス化を推進している会社においても、紙の帳票を希望する取引先に対応可能です。支払通知書だけでなく、請求書や納品書などの他の帳票や、お知らせや案内の文書などにも活用できます。ぜひ「NEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプ」を活用して、効率的な書類のやり取りを実現してください。

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