納品書の正しい作り方・書き方は？他の書類との違いも解説

納品書とは、商品・サービスを納品する際に添付する書類です。作成する法律上の義務はありませんが、添付することで取引先に安心感を与え、自社の信用獲得にもつながります。

本記事では納品書の作り方・書き方や他の書類との違い、作成・発行を効率化できるサービスを紹介します。

納品書とは何か簡単に解説

納品書とは、注文された納品物を届ける際、一緒に提出する書類です。取引の内容が記載され、受け取る側は、注文した内容通りに納品されたかを確認することができます。

納品書の発行は義務ではありませんが、発行することで納品したことの証明になり、取引先からの信用も獲得できます。

納品書にミスがあると取引先の検収作業に支障をきたすため、納品書を発行する場合はミスのないように正しい作り方・書き方を心がけましょう。

納品書の作り方・書き方

納品書の作成に特別なルールはないため、まずは任意のフォーマットを用意します。自社に決まったフォーマットがない場合はエクセルやワードなどのソフトで自作するか、インターネットで無料のテンプレートをダウンロードする方法があります。

納品書を作成できるソフトや、オンラインの作成サービスを利用するのもよいでしょう。

フォーマットが決まったら、必要事項を記入します。記入項目や正しい書き方、発行のタイミングをみていきましょう。

納品書の記入項目と正しい書き方

納品書の書き方に法的な決まりはありませんが、取引内容を確認するという目的からは、一定の記載事項の記入が必要です。国税庁では、納品書等に記載すべき内容として以下の項目をあげています。

• 書類作成者の氏名または名称
• 取引年月日
• 取引内容（軽減税率の対象品目である旨）
• 税率ごとに区分して合計した税込対価の額
• 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

まず、書類の上部中央に、何の書類なのかということを表すためのタイトル「納品書」を記入します。

書類作成者の名称は、自社の正式名称や担当者の名前を記載します。納品書について質問や問い合わせが来る場合を想定し、所在地や連絡先も記載しましょう。

取引先の名称は、（株）など略さずに、◯◯株式会社など正式名称を記載します。会社名のみの場合には「御中」、担当者名も記載する場合には、会社名には「御中」をつけず担当者名に「様」の敬称をつけてください。

納品書を発行するタイミング

納品書は、原則として商品・サービスを納品するタイミングで発行します。納品書を同封することで、納品物に相違がないかをすぐに確認してもらうためです。

デザインやデータなどオンラインによる納品の場合は、納品後に郵送します。また、請求書を兼ねた請求書兼納品書の発行も可能です。すでに入金済の場合は領収書兼納品書として発行することもできます。

納品書と他の書類との違い

取引先とのやり取りでは、納品書の他に次のような書類を作成します。

• 見積書
• 請求書
• 受領書
• 領収書

ここでは、納品書とこれら4つの書類との違いを解説します。

見積書

見積書とは、契約成立前に提供する商品・サービスの価格や内容などの条件を相手方に提示するための書類です。相手方は見積書を見て、契約するかどうかを検討します。

見積書は契約前の参考資料として提供する文書であるのに対し、納品書は契約内容に従って商品・サービスを納品した事実を証明する書類である点で異なります。

請求書

請求書は、商品・サービスを納品して発生した料金を、指定期日までに支払ってもらうための文書です。支払期日や支払方法が記載され、発行することで期限までに支払いを行う義務があることを取引先に知らせる役割があります。

これに対し、納品書は基本的に商品やサービスを納品するタイミングに発行し、受け取った側が注文通りに納品されたのか確認することを目的としています。

受領書

受領書は、取引先から商品やサービスを受け取った際に、受け取った事実を証明するために発行する書類です。発行することで、取引が完了した証明になります。

受領書の発行義務はありませんが、取引先から求められた場合は速やかに発行しましょう。

商品・サービスの納品を伝える納品書に対し、受領書を発行することですべての取引が完了したことを証明できます。

領収書

領収書は、金銭を受け取ったことを証明する書類です。納品書は注文を受けてから商品・サービスを納品したときに発行するものであるのに対し、領収書はその代金が入金されたときに発行する書類という点が異なります。

すでに入金済みの商品・サービスを納品する際は、領収書兼納品書としてひとつの書類にすれば手間がありません。

納品書を発行する際のよくある疑問

初めて納品書を作成・発行する際は、疑問に思う点も出てくるでしょう。ここでは、納品書の発行でよくある疑問を解説します。

納品書の発行は法的義務？

納品書には発行を義務付ける法律の規定はなく、発行するのは任意です。しかし、商品・サービスの納品でトラブルが起きた際、納品書は証拠となります。特に自社・取引先以外の第三者が介入した場合、重要な証拠書類となるため、トラブルを回避するという意味でも発行しておけば安心です。

納品書の発行は取引先が納品物を検収するための便宜を図る意味合いもあり、取引先との関係を円滑に進めるためにも発行しておいた方がよいでしょう。

角印は必要？

納品書の差出人欄には、名称にやや重なるように角印を押印します。角印は必ずしも必要というわけではなく、押印されていない納品書でも有効です。

ただし、偽造や改ざん防止、商慣習などの理由で角印を押印するのが一般的です。また、押印することで書類の信頼性が高まるでしょう。

ほとんどの企業で角印は会社の認印として使われ、実印として丸印が登録されています。重要な契約書などには丸印が使用されますが、納品書などの書類には基本的に角印が使われます。

納品書を間違えるとどうなる？

納品書に記入ミスなどの間違いがあった場合、訂正印を使わずに再発行をするのが基本的なルールです。やむを得ない理由で再発行ができない場合は、二重線で訂正して訂正箇所に押印しましょう。押印は納品書に押してある同一の印鑑か、あるいは担当者印を押印します。

会社によって訂正方法に決まりがある場合もあるため、確認してから訂正するとよいでしょう。

納品書は電子データで発行してもよい？

納品書など帳簿書類は、原則として紙による保管が必要です。ただし、電子帳簿保存法により、法が定める要件を備えていればPDFデータなどの電子データで発行・保存することもできます。その際は、電子データによる発行でも良いか取引先に確認しなければなりません。

電子データにすることで、業務の効率化やコストの削減などのメリットがあります。

納品書の発行を効率化できるDoculink

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自社での作業は宛先リストの抽出など最小限にとどめ、担当者の作業工数を削減できます。

納品書の正しい作り方をチェックしよう

納品書に発行義務はありませんが、信頼を得て取引先との関係を維持するためには作成・発行が欠かせません。トラブルが起きたときの重要な証拠にもなります。

毎月多くの取引があり、納品書を大量に発行する場合、手間やコストがかさむかと思います。納品書作成事務の効率化・コスト削減には、「NEXLINKオンデマンド便 Doculinkタイプ」がおすすめです。初期費用をかけず月額料金も無料で開始できるため、ぜひご検討ください。