アプリと郵送通知の使い分けで
年間約600万円＆1400時間のコスト削減！
約20年続く手作業を効率化できた秘訣とは？
ミサワホーム不動産株式会社

ミサワホーム不動産様では、これまでの郵送業務において、社内で紙を印刷し、専用の機械で折り、長3封筒に封入して発送するという作業を約20年間続けてきました。この作業には毎月20〜30人のスタッフが3〜4時間ほどかかりきりになっていたといいます。さらに、手作業であるがゆえの「誤送付リスク」も現場にとって大きな課題でした。

林氏：どうしても人が作業をするため、封入物を間違えてしまうリスクがありました。誤封入が起こると、物件の住所や設定家賃などの情報が他の賃貸オーナー様に渡ってしまいます。個人情報の漏洩に直結するわけではないものの、見過ごすことのできない問題であり、何とか手作業をなくしたいと考えていました。

また同社は、郵送費と作業負担を削減するため、賃貸オーナー様が毎月の送金明細や年間収支表を確認できるスマートフォンアプリをリリースしていました。しかし、アプリ導入率がなかなか上がらないという別の課題も抱えていました。
 

課題解決のため、林氏は以前からサービスを知っていたネクスウェイに相談を持ちかけます。5〜6年前にも郵送業務の外注を検討したことがありましたが、当時は複雑な仕様がネックとなり、導入を見送っていました。

今回は、賃貸オーナー様へアプリの利用を促すための「ID・パスワード通知」と、借地人に年2回送付している「地代請求書・明細書」に絞ってシステム化を再検討しました。

林氏：印刷会社など数社に相談しましたが、当社の希望する仕様に対応できる企業はありませんでした。その点、Doculinkはフォーマットを自由に作成でき、宛先ごとに可変情報を差し込んで通知を発送できる機能が備わっていました。IDとパスワードという機密情報を送るため、表から情報が見えない『圧着ハガキ』の形状で送付できる点も、私たちのニーズに合致しました。
 

Doculinkの実際の操作は、主にパートタイマーのスタッフが担当しています。新しいシステムを導入する際、現場の混乱が懸念されることもありますが、Doculinkはスムーズに定着したといいます。

林氏：基本的なパソコン操作ができる人であれば、操作はそれほど難しくないという印象を持っています。最初こそ『テンプレートを作る』という作業に慣れが必要でしたが、テンプレート作成が完了すれば、可変情報を含んだ宛先リストを用意するだけで郵送物を手配できるようになりました。郵送業務は今まで社員が手作業で行っていましたが、『便利なサービスがあるからやってみて』とパートタイマーのスタッフに依頼すると、スムーズに運用フローが切り替わりました。

Doculinkの導入は、ミサワホーム不動産様の業務に大きく2点の変化をもたらしました。

賃貸オーナー様向けアプリの普及において、Doculinkで送付した「ID・パスワード通知」が効果を発揮しました。

林氏：全賃貸オーナー様のアプリ用ログインIDとパスワードを発行し、Doculinkを使って圧着ハガキを送付しました。アプリのダウンロード用QRコードや使い方も併記するなど、アプリダウンロードを促す工夫も行いました。すると、アプリ導入率が一気に70%まで跳ね上がったのです。アプリが普及した結果、以前は発送に20〜30人がかりで毎月3〜4時間ほどかけていた通知作業が、1時間程度で終わるようになりました。

また、これまで毎月50万円以上かかっていた郵送費用が大幅に削減できたため、年間で実に600万円ほどのコスト削減につながっています。
 

年2回送付している借地人への地代請求・明細書についても、Doculinkを活用して印刷・発送することで、対応時間が以前の約4分の1に短縮されたといいます。
また、手作業で発生していた「他賃貸オーナー様の物件情報が混入する」という誤送付のリスクも大幅に低減されました。

アプリの導入で多くの賃貸オーナー様がデジタル通知へ移行した一方で、ITリテラシーに不安のある高齢の賃貸オーナー様や、年2回のみ通知が発生する借地人など、残りの約30%のお客様に対しては、今後も確実性の高い「紙（郵送）」での対応を継続していく方針です。

林氏：最近はメールでの連絡も増えましたが、セキュリティ対策として設定されている『パスワード付きのZIPファイル』などは、スマートフォンで解凍・開封できないお年寄りの方も多いです。そうした方々には、やはり紙で確実に情報を届けることが重要になります。

また、現在約10種類のテンプレートをシーンに合わせて使い分けているそうですが、林氏は今後のDoculinkのさらなる進化にも期待を寄せています。

林氏：今後の要望としては、やはり導入当初からの課題であった『個別のPDFデータを宛先ごとに印刷・同封できる機能』が実現すると嬉しいですね。実現できれば、残っている郵送業務のさらなる効率化につながるはずです。