会費督促業務のハードルが劇的に解消！
毎月の作業時間を約5分の1に削減
株式会社アクトエナジー

アクトエナジー様は、2021年の開業から地域に密着し、利用者満足度の高い24時間フィットネスジム「AEGYM」と、ジム開業トータルサポート事業を展開する企業です。数多くの会員を管理する中で、会費未納の督促業務が大きな負担になっていました。

課題解決のため、以前からネクスウェイの「SMSLINK」を活用していましたが、重要な通知をする際に”紙の必要性”を改めて実感。
そこで、2025年7月よりネクスウェイのNEXLINK オンデマンド印刷発送サービス Doculinkタイプ（以下、Doculink）を導入しました。
今回は、会費督促業務の改善を進めた背景と、既存システムとの連携強化を見据えた今後の展望について、代表の髙田氏にお話を伺いました。

当社のフィットネスジムは24時間のご利用が可能で、入会手続き以降はスタッフと一度も対面せずに継続利用をされている会員様もいらっしゃいます。
平常時の運営はスムーズでしたが、クレジットカードの有効
期限切れや残高不足による「会費の未納」が起こると、
連絡や回収業務の負担が大きくなりました（髙田様）

以前から、連絡手段として「紙」の必要性は認識されていたとのこと。しかし、少人数運営の現場では発送作業が負担になることも多かったそうです。

「対象者の抽出から封入・発送までの作業に時間がかかり、お客様のサポートといった本来注力すべき業務に支障が出ていました。また、量販店で購入した一般的な封筒はほかの郵便物に紛れて、『お客様に重要性が伝わらない』という弊害もありましたね。これらの課題を解決するため、まずはデジタルな連絡手段を試みました」（髙田様）

そこで、電話やメールを使った連絡を試みましたが、電子メッセージだけではなかなか連絡の取れない方もいらっしゃいました。

「メールは開封率が低く、電話は日中につながらないという難点がありまして…。そこで、携帯電話にポップアップで通知が表示される『SMSLINK』を導入することに決めました。とはいえ、メッセージだけでは軽く受け止めてしまう方も出てくる。督促のようなデリケートで重要度の高い内容を伝えるには、深刻さを伝える必要があると感じていました」（髙田様）

手作業の負担とデジタル手段の限界を感じていた髙田様は、Webレターサービスを利用しましたが、課題解決には至らなかったそうです。

「以前は、他社のWebレターを利用していました。しかし、管理画面の使い勝手が悪く、宛先を一人ひとり登録する必要がありました。数件送るだけでもかなりの手間になり、継続利用には至りませんでしたが、Doculinkは顧客リスト（CSV）を取り込んで、パーソナライズされた督促状を一括で送信できることが魅力でした。会員管理システムから抽出したデータをそのまま使えるため、「これなら作業が簡単になる」と感じましたね」（髙田様）

機能面に加えて、「封筒の品質」もDoculinkを選んだきっかけになったようです。

「一般的な茶封筒や白封筒にインクジェットで印刷した宛名だと、ほかの郵便物に紛れやすいですし、重要性も伝わりにくいんです。その点、Doculinkでは赤や黄色といった色付きの封筒や窓付き封筒が選べるので、受け取った瞬間に「これは重要なお知らせだ」と気付いてもらえる。直感的な「おごそかさ」でインパクトを与えられる封筒は、督促業務で非常に重要になると考えました」（髙田様）

Doculinkを導入してから、督促業務のフローは劇的に改善されたようです。実際の導入効果についても、詳しく教えていただきました。

「最も大きかった効果は、「送るのが面倒」という心理的なハードルが下がったことかもしれません。手作業のときは書面の作成と郵便局に行くことが手間だったので、「数人分が溜まってから送ろう」という心理が働き、対応が後手に回りがちでした。一方でDoculinkは、パソコン上でデータをアップして少しの作業を行うだけです。「送ろう」と思った瞬間に手配が完了するので、作業時間を以前の5分の1くらいに短縮できていると思います。実際には、それ以上の時短効果があるかもしれません」（髙田様）

髙田様によると、回収業務でも確かな手ごたえを感じているとのこと。分かりやすい書面を作成できるので、Doculinkはトラブル防止にも役立つそうです。また、督促業務での成果を実感され、今後はさらなる活用を考えているとのこと。将来の構想についても、髙田様にお話をうかがいました。（詳しくは完全版の事例をご覧ください）