郵送DMを手作業から外注化！
DM作業が軽減され、コア業務に集中できるように
学校法人立志舎立志舎高等学校様

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導入事例
郵送DMを手作業から外注化！DM作業が軽減され、コア業務に集中できるように

学校法人立志舎立志舎高等学校

立志舎様が運営する立志舎高等学校は、平成11年に設立された普通科通信制課程の高等学校です。過去の成績や偏差値にとらわれず、熱意を重視した生徒さんの受け入れが特徴。グループを組んで互いに教え合うゼミ学習や、活発なクラブ活動も同校の特色です。

お話を伺った方
山﨑勇作様／遠松真紀様／植田優子様（左から）

導入前の課題
手作業でのDMの制作・印刷・宛名シール貼り・発送

立志舎高等学校では資料請求者等に説明会、体験学習などのイベント日程をDMにて送付しています。とくにボリュームが大きくなるのは年末より2月にかけて、6,000枚近いDMの制作・発送が必要です。さらに、中学校・塾向け、生徒・保護者向けで文面が異なるなど、細かな対応も求められます。

NEXLINK「オンデマンド印刷発送サービス」導入以前は、制作から郵送までの全業務を内製で行っていらっしゃいました。

「とくにタックシール（宛名シール）を貼り付ける作業が大変でした。個人情報も絡んできますから、取り扱いも慎重にしなくてはなりません。また、中学校や塾に関してはリストにほとんど変更はないため事前の打ち出しができますが、生徒さんについては資料請求の状況によって変わるので煩雑になりがちです。あとは、印刷機の調子が悪くなると作業が滞るといった問題もありました」

導入の流れ
DMの制作・郵送作業を大きく効率化
繁忙期のコア業務への集中が可能に

適切な作業分担でDM制作・郵送までを内製していた立志舎高等学校。しかしある日、上司から山﨑様に郵送DMサービス導入の打診がありました。当時、郵送DMサービスの利用は初めてだったという山﨑様。しかし、導入自体は意外とスムーズに進んだそうです。

「私自身、パソコン操作は苦手なほうです。そのため、入稿作業などに不安はありました。しかし、若い職員がマニュアルを読んで実際に使ってみると、操作がとても簡単とのこと。サポートの方の手を煩わせることもなく、円滑に導入が進められました」

山﨑様はNEXLINK「オンデマンド印刷発送サービス」を導入してから、DMの制作・郵送作業を大きく効率化できたと語ります。DMに関する現在の山﨑様の作業内容についてお伺いしました。

「はじめに私がDM原稿の叩きを作ります。それを専門の原稿制作部署へ投げ、Illustratorなどのソフトでデザインを含め作成。最終的に私が原稿をチェックし、問題がなければ職員に入稿を指示するというのが一連の流れです」

従来であれば、この後で印刷・タックシール貼り、郵送といった作業が発生します。しかし、郵送DMサービス導入によってこの手間が一気に解消し、作業効率化につながったとのことです。

「DMを郵便局に持ち込むところまで職員が行っていましたからね。それに比べると、今はパソコンで入稿作業をするだけ。肩の荷が下りた想いです。またDMを郵送するタイミングというのは、学校にとっても繁忙期です。電話・受付対応や入学相談なども多くなります。DM作業が軽減されたおかげで、よりこれらのコア業務に集中できるようになりました」

導入の効果
「見えないコスト」の社内作業を外注化

当初、山﨑様は外注化に対してコスト面の懸念を持たれていたそうです。その理由は、内製していた作業をアウトソレーシングすることで表面化する経費でした。

「作業の外注化には当然、費用がかかります。今はどこの企業も経費削減が求められていますから、DMの外注化に対してコスト面での抵抗がありました。ただ、実際には人が動くことで人件費がかかります。分量が多くなればタックシールなどの経費も無視できません。内製すれば表向きのコストはかかりませんが、実質的には多くの経費がかかっているのです」

DMの作成・発送作業には多くの手間と労力がかかります。それを踏まえると、小ロットでありながらも低価格で郵送DMを利用できるコストメリットに、山崎様も大変満足していただけているようです。

「たいていの印刷サービスには最小ロットがありますよね。だから郵送DMサービスの場合も、ロットが少ないと受けてもらえないと思っていました。しかし、NEXLINK「オンデマンド印刷発送サービス」の場合は少ない量でも発送でき、しかも低価格。小ロットの場合はある程度の費用を覚悟しなくてはならないと考えていたので、この点は魅力です。郵送代を含め、ここまで費用を抑えられるのなら、社内作業を外注化したとしてもメリットは大きいと感じました」

導入の効果「見えないコスト」の社内作業を外注化導入の効果「見えないコスト」の社内作業を外注化

導入の効果
プロ印刷の仕上がりで、受け手の心象にも好影響

作業効率化や費用対効果に大きなメリットを感じた山崎様。それだけでなく、DMそのものの仕上がりにも満足いただけたようです。

「サービス導入前は、自前のデジタル印刷機でDMをプリントアウトしていました。今のプリンターは高性能ですから、仕上がりも上々。とくに不満はありませんでした。しかし、NEXLINK「オンデマンド印刷発送サービス」のDMはやはりプロクオリティ。紙面に光沢があり精細です」

印刷物の仕上がりは、受け取った方の心象にも影響があると山崎様は考えます。「DMを受け取った方から直接感想をお伺いしているわけではありませんが、印刷の美しさは読みやすさにもつながります。元々、DMを制作する際にはシンプルさを意識していましたので、より“読んでもらえる”DMになりました。また、高品質な印刷は、信頼感を高める要素にもなったと考えています」

DMの効果
手元に届いてすぐに見られる・リマインダーの役割も

インターネット広告が台頭する現在。しかし、アナログな手法とも捉えられかねない郵送DMにもまだまだ価値があると、山崎様は教えてくださいました。

「手元に届いてすぐに見られるという点はやはりDMのメリットです。加えて、郵便ポストから手紙を取り出し、一枚一枚を確認するという行動自体に“親しみ”がある、と私は考えます。郵便物が来るのを楽しみと捉える方は、実は結構いるのではないでしょうか」

さらに、学校法人ならではのメリットとして、DMがリマインダー的な役割を果たしているともおっしゃっています。

「中学生のなかには、夏休み中に学校説明会へ足を運ぶ生徒さんも少なくありません。ただ、これは自発的というよりは、教師や親に言われて行くというようなケースも多く、時間が経つと忘れてします。そこで、10月頃にDMを届けることで、当校のことを思い出してもらえるという効果があります。これは実際に郵便が届くからこそのメリットと言えるでしょう」